Onboarding proces: het complete overzicht

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Als organisatie ben je veel tijd kwijt aan het werven, selecteren en aannemen van goede medewerkers. Het laatste wat je wilt is dat iemand weer snel de deur uitloopt. Een goed onboarding proces zorgt ervoor dat dat niet gebeurt. Want daarmee wordt de tevredenheid, betrokkenheid en productiviteit onder je medewerkers een stuk beter. In deze blog geven we je een compleet overzicht van een succesvol onboarding proces, inclusief 7 handige tips.

Table of Contents

Wat is een onboarding proces?

Een onboarding proces bestaat uit alle stappen die je moet ondernemen zodat medewerkers zich thuis voelen op hun nieuwe werkplek, je organisatie kennen en goed hun werk kunnen doen. Dat is meer dan alleen een rondleiding door het bedrijf en de sleutel van de voordeur geven.

De cijfers liegen er niet om: personeel dat een lange, effectieve onboarding heeft gehad, bereikt zo’n 37% sneller hun optimale productiviteit.

Hoe lang duurt een onboarding traject?

Een onboarding traject begint zo’n twee weken voordat een nieuwe medewerker aan de slag gaat. Vervolgens duurt het gemiddeld een half jaar voordat iemand is ingewerkt en alle ins en outs van het werk en de organisatie kent.

Wat zijn de onderdelen van een onboarding proces?

Iedere organisatie is anders. Een onboarding proces van een internationale modeketen zal er daarom anders uitzien dan een vestiging van een restaurant. Toch bestaat de basis van een goed onboarding proces altijd uit vier basisonderdelen:

Operationeel

Hieronder vallen alle praktische zaken die op de eerste werkdag geregeld moeten zijn zodat de nieuwe medewerker goed aan de slag kan. Denk dan aan getekende contracten en overeenkomsten, sleutels en badges, een duidelijk functieprofiel, passende werkkleding en inloggegevens voor apps en programma’s.

Sociaal

Hier draait het allemaal om de nieuwe medewerker een warm welkom te heten, zodat hij of zij waardevolle relaties opbouwt met collega’s en zich onderdeel voelt van je organisatie. Dat doe je niet alleen met wat handjes schudden. Nodig iemand bijvoorbeeld meteen uit voor een bedrijfsborrel, -activiteit of spel.

Educatief

De volgende periode staat in het teken van educatie en ontwikkeling. De medewerker leert tijdens deze fase meer over de ambities, cultuur, doelstellingen en achtergrond van het bedrijf.

Veel organisaties gebruiken hiervoor een online onboarding platform met e-learnings, quizzes en duidelijke interne communicatie. Op die manier leert de medewerker hoe zijn of haar vaardigheden en skills bijdragen aan het succes van de organisatie.

Evaluatie

Na het einde van het eerste kwartaal is de nieuwe medewerker meestal volwaardig onderdeel van het team en levert een duidelijke bijdrage aan de organisatie. Goed moment om te evalueren: hoe staat de ontwikkeling van de nieuwe medewerker ervoor?

Ook is het belangrijk je de medewerker om feedback te vragen over het onboarding proces en naar zijn of haar ervaringen. Wat zijn aandachtspunten, en wat beviel wel en niet? Deze en volgende vaststaande evaluatiemomenten zijn onderdeel van de HR-cyclus en een persoonlijk ontwikkelplan.

7 tips voor een succesvolle onboarding van nieuwe medewerkers

1. Een goede voorbereiding is het halve werk

Begin vóór de eerste werkdag van de medewerker al met het onboarding proces. Stel een agenda op voor de eerste week, en stuur deze samen met andere relevante documenten op naar de medewerker. Het is ook aan te raden om collega’s te informeren over de komst van de nieuwe collega en wat ze kunnen verwachten van de samenwerking.

Gebruik je een intern communicatieplatform? Laat de nieuwe medewerker dan voorafgaand aan zijn of haar eerste dag iets over zichzelf schrijven of een korte video maken.

2. Zorg voor duidelijkheid

Etiquettes, werkuren, ‘s avonds afsluiten en alarmcodes zijn zo’n vast onderdeel van de dagelijkse routine van medewerkers dat ze vaak over het hoofd worden gezien. Het kan geen kwaad om deze nogmaals duidelijk te bespreken om misverstanden te voorkomen.

Met een slimme onboarding app ontwerp je bijvoorbeeld interactieve leermodules. Zo zie je aan het einde van het traject in één oogopslag of een nieuwe medewerker de module goed heeft doorlopen.

3. Spreid taken en verwachtingen

Het is efficiënter om alle taken en verwachtingen te verspreiden over een aantal weken. Op deze manier kan een nieuwe medewerker zich beter focussen op elke taak en deze beter onthouden. Nog een voordeel is dat de medewerker sneller went aan het werkritme.

4. Regel een centrale plek voor je interne communicatie

Goede interne communicatie maakt je medewerkers enthousiast, gemotiveerd en betrokken. Ze worden sneller de ambassadeurs van je organisatie en blijven beter verbonden met elkaar en je organisatie. Bovendien weten ze altijd wat er binnen je organisatie speelt en wat er van hen verwacht wordt.

Het gebruiken van verschillende communicatiemiddelen zoals e-mail, Whatsapp en intranet is dan niet handig: het is beter om één platform te gebruiken waar je al je medewerkers mee bereikt, traint en betrokken maakt.

5. Betrek je medewerker vanaf dag één 

Laat nieuwe medewerkers de bedrijfscultuur ervaren door hen direct te betrekken bij sociale gebeurtenissen, zoals de vrijdagmiddagborrel of een verjaardag. Meedoen aan een leuke activiteit of borrel in de eerste week is namelijk een stuk effectiever dan een paar maanden later.

Vergeet niet dat een nieuwe medewerker zich plots in een compleet nieuwe omgeving bevindt vol onbekende gezichten en gebruiken. Blijf dus ook als je veel van je onboarding digitaal regelt altijd beschikbaar om vragen te beantwoorden.

6. Geef op tijd feedback

Of je nieuwe medewerker nou vanaf de eerste dag een absolute topper is, of wel nog wat hulp kan gebruiken, moet je altijd constructieve feedback geven. Presteert de nieuwe medewerker goed? Dan heeft je feedback een motiverend en waarderend effect. En doet hij of zij het net iets minder dan je had verwacht? Dan kan de medewerker met duidelijke feedback zijn of haar prestaties naar een hoger niveau tillen.

7. Blijf betrokken

Natuurlijk is het fijn als een nieuwe medewerker snel onder de knie krijgt hoe je organisatie in elkaar steekt. Maar vergeet niet dat hij of zij nog wel aan het begin staat van een nieuwe baan. Blijf daarom voor een langere periode betrokken bij je medewerker en beschikbaar voor ondersteuning, vragen en begeleiding.

Zo kom je op tijd knelpunten op het spoor, en voorkom je dat de medewerker waar je zoveel tijd, aandacht en geld in hebt gestopt toch besluit ergens anders aan de slag te gaan.

Wat levert goede onboarding op?

Goede onboarding verhoogt tevredenheid, betrokkenheid en productiviteit onder nieuwe medewerkers. Maar liefst 80% van nieuwe medewerkers beslist in het eerste half jaar of ze voor een langere tijd bij een organisatie willen werken. Slechte onboarding leidt in veel gevallen dus tot een hoog verloop onder nieuwe collega’s, en dat is veel duurder dan je denkt.

De volgende stap voor het verbeteren van je onboarding proces

Maak onboarding persoonlijk en interactief met Oneteam’s onboarding app. Want een goed onboarding proces zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich sneller verbonden voelen met je organisatie. Bovendien kunnen ze door goede onboarding sneller en met meer plezier hun werk goed doen.

Meer weten over het onboarding proces? Download nu onze handige onboarding checklist.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Maak nu het verschil voor jouw organisatie en vraag een gratis demo aan