Wat is de betekenis van interne communicatie?
Interne communicatie bestaat uit alle vormen van informatie-uitwisseling voor en door medewerkers. Het gaat hierbij zowel om de formele en informele communicatie in de organisatie.
Voorbeelden van interne communicatie zijn:
- Het delen van bedrijfsupdates via nieuwsbrieven;
- Medewerkers informeren via het intranet;
- Dagelijkse communicatie via e-mail.
Waarom is interne communicatie zo belangrijk?
Het doel van interne communicatie is vooral: het verbinden van mensen met de organisatie. Het is het cement dat collega’s en afdelingen bij elkaar houdt.
Een onderzoek van Gallup wijst uit dat een goede medewerkersbetrokkenheid leidt tot een hogere productiviteit, hogere omzet en een lager personeelsverloop.
Interne communicatie kan ervoor zorgen dat je medewerkers zich zowel betrokken voelen bij hun collega’s als bij de organisatie.
Daardoor worden medewerkers niet alleen blij, ze worden ook nog eens productiever en creatiever. Ze stralen hun trots en werkplezier uit naar de klant, die daar ook weer een goed gevoel van krijgt.
Kortom: interne communicatie is goed voor de business. Bovendien versterken al die enthousiaste ambassadeurs ook nog eens de employer branding. Zeker met de huidige arbeidsmarkt een belangrijk gegeven!
{{CHECKLIST_INTERNAL_COMMS_NL="/components"}}
De bouwstenen van een succesvolle interne communicatiestrategie
Wil je medewerkers meer betrokken maken, dan moet je een sterke communicatie- en contentstrategie ontwikkelen. Begrijp wat werkt en wat niet. Wanneer een pakkende boodschap ontbreekt, lijden de betrokkenheidsniveaus eronder.
Het is belangrijk om de volgende richtlijnen in acht te nemen bij het opstellen van een interne communicatiestrategie:
1. Ken je medewerkers
Een inventarisatie van de opbouw van het personeelsbestand levert nuttige informatie op. Zaken als leeftijd, functiegroep, locatie en culturele aspecten zijn bepalend voor interesses, taal- en mediagebruik.
Stem je interne communicatie bewust af op deze gegevens. Niet alleen de planning en inhoud van de berichten, maar ook de tone of voice moeten zoveel mogelijk aansluiten bij je publiek.
Anders kan de content inhoudelijk misschien nog zó belangrijk zijn, maar komt het niet binnen bij de lezer.
2. Wees transparant
Bij geen enkele organisatie is het louter rozengeur en maneschijn. Soms moet er worden gereorganiseerd, vallen resultaten tegen of worden mensen herplaatst.
Hoe vaak je ook zegt dat iets vertrouwelijk is: vergis je niet in de snelheid waarmee nieuws door de wandelgangen gaat.
Informeer medewerkers op tijd over ontwikkelingen, óók als het geen fijne boodschap is.
Is er wel een probleem gesignaleerd, maar is de oplossing nog niet helemaal uitgewerkt? Ook een voorlopige tussenstand kan beter intern worden gedeeld, dan dat er allerlei speculaties ontstaan.
Nodig medewerkers daarbij uit om mee te denken of hun mening te geven. Dat helpt niet alleen om stoom af te blazen, maar kan ook interessante ideeën opleveren.
3. Gebruik één kanaal
Maak voor alle communicatie gebruik van één kanaal. Gebruik je meerdere interne communicatiemiddelen, dan is de kans groot dat een groot deel gemist wordt.
De eerste stap voor een efficiënte en inclusieve interne communicatiestrategie is het bouwen van een goed ‘digitaal ecosysteem’ om alle medewerkers te bereiken.
Door jouw communicatiekanalen voor mobiele gebruikers te optimaliseren, zorg je voor een effectieve informatiestroom, ongeacht locaties of afdelingen.
Zeker met frontline medewerkers, die vaak op de werkvloer staan en op verschillende locaties werken, is een mobile-first oplossing (zoals een interne communicatie app) een must.
4. Creëer de perfecte content mix
Het geheim achter een succesvolle content mix is het vinden van een juiste balans tussen leuke content en business content.
Als het op engagement aankomt, is het opnemen van een diverse content mix een cruciaal stukje van de puzzel. Door medewerkers een mediarijke en relevante mix aan content te bieden, blijven ze op de hoogte, raken ze betrokken en worden ze de beste brand advocates die je je kunt wensen.
Maak gebruik van een contentkalender. Sommige evenementen en belangrijke updates komen regelmatig terug. Door ze in de agenda te zetten krijg je overzicht. Je kunt de berichten inplannen en goed voorsorteren.
Giet je kalender natuurlijk niet in beton: houd ruimte voor onverwachte gebeurtenissen die ook gedeeld moeten worden.
Pro tip: probeer te werken met de regel van derden: ⅓ bedrijfsinformatie, ⅓ relevante informatie uit de branche en ⅓ leuke dingen uit het dagelijkse leven.
Onthoud “a picture is worth a thousand words”, dus breng jouw content tot leven en grijp de aandacht van de lezer met foto’s, video’s, GIFs en graphics.
5. Meten is weten
Houd continu de betrokkenheid statistieken in de gaten. Welke onderwerpen vinden jouw medewerkers interessant?
Vraag hen geregeld om feedback via enquêtes of polls en zorg ervoor dat je altijd weet wat er speelt op de werkvloer.
15 tips om de interne communicatie te verbeteren
Hoe zorg je ervoor jij op een leuke en interactieve manier communiceert met jouw medewerkers? Hier zijn 15 interne communicatie ideeën die je zeker eens moet uitproberen.
1. Deel belangrijke business updates
Houd je frontline medewerkers altijd up-to-date over productveranderingen, promo’s, nieuwe systemen, of bedrijfsrichtlijnen.
Gebruik afbeeldingen om te zorgen dat het er visueel aantrekkelijk uitziet. Zorg ervoor dat je de updates prominent zichtbaar maakt op de door jullie gebruikte interne communicatiemiddelen, zodat je er zeker van bent dat het bekeken wordt.
2. Zet individuele medewerkers in de spotlights
Heet nieuwe medewerkers welkom, waardeer veteranen op de werkvloer, of vier speciale performances op het publieke dashboard. Een studie heeft aangetoond dat 88% van de respondenten zogeheten peer praise als zeer motiverend ervaren.
Digitale interne communicatie platformen beschikken vaak over tal van mogelijkheden om je waardering te uiten naar collega’s. High-five!!
Tip: De criteria voor het publiekelijk delen van waarderingen moeten natuurlijk wel in lijn zijn met de bedrijfscultuur.
3. Deel het grotere plaatje
Het is een gegeven dat frontline medewerkers zich veelal losgekoppeld voelen van het hoofdkantoor. Begin met het delen van de waarden van de organisatie, bedrijfsdoelen en hoe het bedrijf ervoor staat ten opzichte van deze doelen. Dit zal je medewerkers helpen om zich betrokken te voelen bij het grotere plaatje.
Tip: Wil je jouw medewerkers het gevoel geven dat hun werk bijdraagt aan de bedrijfsdoelen? Deel dan media updates, business resultaten, statistieken en positieve reviews. Ze zullen zich trots voelen om bij jouw organisatie te werken!
4. Ontvang waardevolle video testimonials
Net een kortingsactie of een andere project gelanceerd? Vraag medewerkers of ze een selfie-stijl video opnemen waarin ze hun ervaringen delen en deel dit op het interne communicatieplatform.
Dit kan zorgen voor een verfrissende manier van communiceren en helpt je om directe feedback van de werkvloer te ontvangen.
Daarnaast zul je zien dat de betrokkenheid tussen jouw medewerkers omhoog gaat door een persoonlijke touch toe te voegen.
5. Organiseer team challenges
Verbeter de teamspirit met een beetje leuke en gezonde concurrentie tussen afdelingen of locaties. Voeg bijvoorbeeld prijzen toe om deelname aan te moedigen.
Laat je inspireren door de laatste trends op social media en stimuleer medewerkers om zichzelf te laten zien.
6. Quizzes en spellen
Door gamification toe te passen in jouw interne communicatie app, worden medewerkers aangemoedigd om meer te weten te komen over specifieke onderwerpen die relevant zijn voor hun functie.
Ook de klantervaring zal er baat bij hebben. Voeg microlearnings toe en start het spel! Eens kijken wie de meestersommelier is in jouw team.
7. Creëer een community waarin leren centraal staat
Niemand kent de dagelijkse frontline activiteiten van jouw organisatie beter dan de frontline medewerkers. Dus waarom zou je hen niet aanmoedigen om enkele praktische, dagelijkse tutorials te delen over hun taken op de werkvloer?
Bied hen de kans om van elkaar te leren en zich professioneel te ontwikkelen.
Extra tip: zorg voor een uitdagende sfeer om deelname aan te moedigen, en stimuleer je medewerkers door een aantal leuke prijzen uit te delen op voor de meest bruikbare of creatieve tutorials.
8. Gebruik feedback om te groeien
Jouw frontline medewerkers zijn jouw grootste kennisbron als het om klantbeleving gaat. Volgens Forbes hebben meer dan de helft van frontline medewerkers suggesties of feedback om de klantervaring te verbeteren.
Luister zorgvuldig naar hun feedback en je zult zien dat je tal van creatieve ideeën rijker wordt. Gebruik mobielvriendelijke oplossingen, zodat je medewerkers eenvoudig en direct hun ideeën kunnen delen, zelfs als ze op de werkvloer staan.
9. Introduceer een sociaal intranet
Sociale netwerken zijn er niet alleen om de tijd te doden of om vrienden te berichten, ze kunnen ook jouw frontline medewerkers helpen om succesvol te zijn in hun werk.
Een sociaal intranet kan deel uitmaken van een effectief intern communicatieplan, waarbij je jouw medewerkers de mogelijkheid biedt een gepersonaliseerde werkervaring te bieden.
10. Houd het bondig
Frontline medewerkers hebben geen tijd om een boekwerk te lezen terwijl ze op de vloer staan. Ze willen korte, duidelijke en interactieve updates.
Millennial- en Gen-Z-medewerkers willen vooral snel hun informatie ontvangen, dus zorg ervoor dat je hier rekening mee houdt met bedrijfscommunicatie.
11. Wees niet bang om video in te zetten
Interne communicatie is belangrijk, dus het is essentieel dat jouw boodschap wordt begrepen. Soms is het gemakkelijker om je punt over te brengen met spraak en via een medium waar lichaamstaal zichtbaar is, bijvoorbeeld via een video.
Bovendien geeft meer dan de helft van de medewerkers aan dat ze meer video content willen ontvangen, dus geef je medewerkers wat ze willen en pak die camera erbij.
12. Als je nog e-mails verstuurt, zorg ervoor dat ze leesbaar zijn
Hoewel e-mail niet het ideale communicatiekanaal is voor jouw interne communicatie met frontline medewerkers, waar het relevant blijft, moet je het interessant houden.
Betrek je frontline medewerkers met interactieve e-mails met links naar medewerkersenquêtes, een commentaarbox, of voeg eens een leuke GIF toe.
Omdat je een e-mail verzendt, hoeft het niet per se saai te zijn.
13. Plan een evenement
Frontline medewerkers hebben meestal wisselend shifts, waardoor het moeilijk is om alle medewerkers goed te leren kennen. Door informele evenementen te organiseren kun je alle medewerkers bij elkaar brengen.
Een interne communicatie app kan je helpen bij het organiseren van evenementen, zoals een welkomstevenement voor een nieuwe medewerker, een verjaardagsborrel, zomerfeest of een ander sociaal evenement.
14. Gebruik data om je interne communicatie te meten
Zolang je geen digitale tools gebruikt, kun je onmogelijk weten hoe je interne communicatiestrategie presteert.
Stel bepaalde communicatiedoelen in omtrent zaken als engagement, adoptie, of succesvol afgeronde digitale trainingen, zodat je het succes meetbaar kunt maken.
15. Deel je strategie omtrent het welzijn van je medewerkers
Hoewel de helft van de werkgevers aangeeft over een welzijnsstrategie te beschikken, is het niet altijd duidelijk voor de medewerker wat een organisatie hieraan doet.
Zeker voor non-desk medewerkers is het lastig om op te zoeken wat voor perks een organisatie biedt, omdat ze niet altijd toegang hebben tot de systemen waar desk medewerkers wel toegang tot hebben.
Deel belangrijke documenten hierover in je medewerkersapp en zorg ervoor dat je de voordelen duidelijk aan bod laat komen in je onboarding programma.
Ben je geïnspireerd geraakt door deze voorbeelden? Vraag hieronder onze interne communicatie checklist aan en ga aan de slag met de 10 beste tips om de medewerkersbetrokkenheid, loyaliteit en productiviteit te verbeteren.
