Optisport

« Oneteam nous offre une solution tout-en-un pour l’expérience collaborateur. Au lieu de quatre systèmes différents, nous proposons désormais à nos collaborateurs une seule solution pour la communication interne, l’onboarding, le microlearning et les plannings intégrés. »
– Brenda Kovac, DRH chez Optisport

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À propos d’Optisport

Optisport gère plus de 400 équipements de loisirs aux Pays-Bas et en Belgique — piscines, patinoires, salles de sport, halls sportifs et espaces de restauration. Chaque mois, plus de 1,5 million de personnes fréquentent ses installations.

En coulisses, plus de 2 000 collaborateurs rendent cela possible. Brenda Kovac, DRH chez Optisport, est responsable de la politique RH et dirige une petite équipe de conseillers qui travaillent en étroite collaboration avec les directeurs régionaux. Ensemble, ils s’assurent que les collaborateurs se sentent informés, engagés et connectés.

Le défi

Avant d’utiliser Oneteam, Optisport faisait face à plusieurs défis.

Les collaborateurs étaient fortement attachés à leur site individuel, comme une piscine ou une salle de fitness, mais ressentaient souvent peu d’appartenance à l’organisation dans son ensemble. Cela limitait l’engagement et rendait plus difficile la fidélisation du personnel dans un secteur déjà confronté à des pénuries.

Atteindre les collaborateurs était un autre problème. Les maîtres-nageurs ou le personnel de restauration passent leurs shifts sur le terrain et ne travaillent pas derrière un ordinateur. Les informations importantes dans l’intranet ou dans les e-mails ne les atteignaient tout simplement pas. « Les collaborateurs se plaignaient de ne pas toujours être informés et de se sentir exclus du tableau d’ensemble, » explique Brenda.

Le résultat : frustration, turnover élevé et perte de savoirs. Pour aggraver les choses, les outils en place étaient fragmentés et obsolètes. « Quand j’ai commencé, pendant le COVID, il était clair que l’intranet ne suffisait plus. Les adresses e-mail étaient incomplètes, les newsletters n’étaient pas lues, et nous utilisions un ensemble disparate de systèmes pour la communication, l’onboarding et l’e-learning. Cela surchargait les gens plutôt que de les aider, » se souvient-elle.

Il était temps de tout centraliser sur une seule plateforme.

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La solution

Après avoir exploré différentes options, Optisport a choisi Oneteam parce qu’il pouvait combiner tout en une seule application : communication, onboarding, microlearning et plannings intégrés via Manus Plus.

La solution intégrée a facilité la vie des collaborateurs, mais a également répondu à d’autres préoccupations clés. La fonctionnalité de chat conforme au RGPD a remplacé les groupes WhatsApp, protégeant la vie privée des collaborateurs et aidant à séparer vie professionnelle et vie personnelle. La flexibilité de la plateforme permettait également de communiquer aussi bien au niveau de l’organisation qu’au niveau de chaque site, ce qui correspondait parfaitement à la structure d’Optisport.

« Oneteam est utilisé dans toute l’organisation, des piscines aux patinoires, en passant par les salles de sport et les espaces de restauration. Certains sites atteignent même un taux d’adoption de 100 %, » partage Brenda avec fierté.

L’approche

Le déploiement a commencé par des ateliers numériques interactifs animés par le Customer Success Manager d’Oneteam. Les directeurs de site ont ensuite pris en charge le déploiement au sein de leurs installations. Certains étaient des adopteurs précoces enthousiastes, d’autres avaient besoin d’une impulsion.

Pour embarquer tout le monde, Optisport a veilllé à partager toutes les annonces et promotions importantes exclusivement via Oneteam. Cela a encouragé les collaborateurs à se connecter et à rapidement percevoir la valeur de l’application.

L’adoption a augmenté rapidement. « Les statistiques montrent que nos 2 300 utilisateurs se connectent à l’application 49 500 fois par mois. Ces chiffres me mettent vraiment le sourire, » dit Brenda.

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Les résultats

Depuis l’introduction d’Oneteam, la communication et l’engagement chez Optisport se sont considérablement améliorés. La plateforme est devenue le lieu central où tout le monde se retrouve, des mises à jour à la célébration des réussites. « Quand nous évoquons un sujet amusant ou important lors des réunions de direction, quelqu’un dit toujours : ‘On devrait partager ça sur Oneteam.’ C’est vraiment devenu notre point de communication central, » dit Brenda.

Les collaborateurs proposent désormais activement des idées pour de nouveaux modules d’onboarding et de microlearning, et les retours viennent directement du cœur de l’organisation. Cela aide à optimiser les processus et à renforcer les liens entre collègues. Les nouveaux arrivants sont accueillis sur la timeline de l’entreprise avec des high fives et des commentaires chaleureux, et les moments de reconnaissance (comme fêter 12,5 ans de service) déclenchent des dizaines de réactions enthousiastes.

L’impact est également visible dans les chiffres :

• 2 200 utilisateurs sur tous les sites
• 49 500 connexions par mois
• Plus de 2 000 messages chat chaque semaine
• Certains sites atteignant 100 % d’adoption

Pour Brenda, ces résultats vont au-delà des statistiques. « Oneteam correspond à nos valeurs : équipe, réinvention et plaisir. Cela montre que nous sommes une seule équipe dans toute l’organisation. »

Perspectives

La prochaine étape d’Optisport est d’utiliser le module d’enquête pour mesurer la satisfaction des collaborateurs de manière cohérente et agir en fonction des insights. Parallèlement, ils travaillent sur des lignes directrices d’utilisation pour aider les collaborateurs à tirer le meilleur parti de l’application.

« Via Oneteam, nous recevons des retours du cœur de l’organisation, ce qui nous aide à optimiser continuellement nos processus métier et à renforcer notre performance. »