DPD

« Avant Oneteam, nous ne pouvions atteindre que 5 % de nos équipes terrain. Aujourd'hui, plus de 80 % d'entre elles sont engagées et utilisent activement Oneteam. »
– Laura Pobusa, Spécialiste Communication Interne chez DPD

À propos de DPD

DPD est le premier prestataire européen de livraison de colis et fait partie du groupe Geopost. En Lettonie, DPD emploie plus de 400 personnes sur 12 sites. L'entreprise regroupe du personnel de bureau, des magasiniers et des coursiers sur le terrain.

Nous avons échangé avec Daniels Polevaciċks, Chef de projet Développement Commercial, et Laura Pobusa, Spécialiste Communication Interne, sur la façon dont Oneteam les a aidés à moderniser leur communication et à construire une culture d'entreprise plus forte.

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Le défi

Comme beaucoup d'entreprises logistiques, DPD Lettonie devait relever le défi de maintenir tout le monde informé, en particulier ses équipes terrain.

Daniels explique : « Notre structure est divisée en trois groupes : bureau, entrepôt et coursiers. Le plus difficile était de délivrer l'information à tout le monde de manière accessible, surtout les coursiers qui sont constamment en déplacement. »

Les outils utilisés rendaient les choses encore plus compliquées. DPD s'appuyait sur un ancien intranet SharePoint, des tableaux d'affichage et des groupes WhatsApp. SharePoint n'était pas conçu pour un usage moderne. Le contenu était difficile à mettre à jour, seuls quelques administrateurs pouvaient le gérer et surtout, il était inaccessible aux collaborateurs sans adresse e-mail professionnelle. Cela signifiait que la plupart des magasiniers et coursiers ne pouvaient même pas se connecter.

Pour combler ce manque, les managers affichaient des mises à jour sur les tableaux d'affichage. Mais c'était peu fiable. « Les messages étaient souvent ignorés ou recouverts par d'autres avis », dit Daniels. « Les collaborateurs nous disaient qu'ils ne savaient pas où trouver les informations importantes. Ils se sentaient exclus. »

L'impact était clair :

• L'engagement des collaborateurs était faible, surtout parmi les équipes terrain.
• Les mises à jour importantes étaient manquées, ce qui créait de la confusion.
• Les sondages montraient que les collaborateurs se sentaient déconnectés de l'entreprise.
• Construire une culture forte et unifiée était presque impossible.

Daniels résume : « Bien que nous ayons fait de notre mieux, notre manière de communiquer n'était ni efficace, ni engageante, ni accessible pour tout le monde. »

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La solution

DPD a décidé de réaliser un audit interne de l'expérience collaborateur. Le résultat était clair : ils avaient besoin d'une nouvelle plateforme de communication interne, centrée principalement sur les collaborateurs terrain en entrepôt et sur la route.

L'équipe a dressé une liste de critères. La nouvelle solution devait :

• Fonctionner sur téléphone portable sans nécessiter d'e-mail professionnel.
• Offrir une expérience utilisateur excellente, facile pour tous.
• Atteindre instantanément tous les collaborateurs.
• Permettre la communication au sein de communautés plus restreintes, pas seulement à l'échelle de l'entreprise.

Laura explique : « On voulait quelque chose que le personnel de bureau et les coursiers pourraient utiliser de la même façon. Ça devait être simple et familier, comme les applications que les gens utilisent déjà au quotidien. »

Ils ont commencé à chercher des solutions via Google, G2 et en interrogeant d'autres unités. Ils ont finalement créé une shortlist de cinq fournisseurs et organisé des démos avec chacun.

« Oneteam s'est imposé comme le grand gagnant », dit Daniels. « Il répondait à 98 % de nos critères. Le design était intuitif, pas seulement pour les collaborateurs mais aussi pour les administrateurs. Il offrait bien plus que la simple communication interne. Et c'était le meilleur rapport qualité-prix. »

L'approche

La mise en œuvre a été rapide. « Oneteam est livré prêt à l'emploi avec toutes ses fonctionnalités », explique Daniels. « Il nous a juste fallu réfléchir à la structure d'échange des données utilisateurs. Avec le support de l'équipe Oneteam, tout était opérationnel en seulement deux semaines. »

Le plus grand défi était le lancement. Comment inciter des collaborateurs qui n'étaient jamais engagés à rejoindre soudainement une nouvelle plateforme ?

Laura : « On a planifié le lancement soigneusement. On a créé un plan de communication expliquant pourquoi Oneteam était important et comment il allait faciliter le travail. On a ciblé tous les collaborateurs, même les coursiers éloignés du siège. »

Le résultat a dépassé les attentes. « Dès la première semaine, 67 % des collaborateurs étaient déjà actifs », se souvient Laura. « Ça nous a immédiatement confirmé qu'on avait trouvé la bonne solution. »

L'adoption a continué de croitre, et aujourd'hui 86 % de tous les collaborateurs en Lettonie utilisent Oneteam.

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Les résultats

Oneteam est maintenant l'outil de communication central chez DPD Lettonie. Il est utilisé pour la communication formelle et informelle, le partage de documents, l'organisation d'événements, l'envoi de sondages et bien plus encore.

Laura : « Notre PDG peut maintenant atteindre instantanément tous les collaborateurs, ce qui était impossible avant. Les coursiers et les magasiniers peuvent répondre directement aux publications et chatter entre eux. Ça a vraiment renforcé notre culture. »

Daniels ajoute : « Notre objectif était de rapprocher les trois communautés — bureau, entrepôt et coursiers. On voulait combler le fossé entre le siège et les équipes terrain, et renforcer nos valeurs. Oneteam nous a aidés à atteindre exactement cela. Même les coursiers de l'autre bout du pays participent maintenant aux discussions dans l'app. »

Les chiffres parlent d'eux-mêmes :

• L'engagement des équipes terrain est passé de 5 % à plus de 80 %.
• L'engagement du personnel de bureau est passé de 25 % à 90 %.
• Tous les objectifs clés d'engagement collaborateur ont été atteints ou dépassés.
• Le gaspillage de papier a été drastiquement réduit, car les manuels de 50 pages pour les entrepôts et coursiers sont maintenant partagés en version digitale dans l'app.

Laura : « Les collaborateurs nous ont dit qu'ils adoraient la facilité d'utilisation. Les coursiers en particulier n'ont pas le temps de consulter leurs e-mails. Avec Oneteam, c'est comme ouvrir Facebook — en quelques secondes, vous êtes à jour. »

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Perspectives

DPD continue d'étendre son utilisation de Oneteam. Des sondages de satisfaction collaborateur, des formulaires de retour d'événements et des enquêtes coursiers sont réalisés via la plateforme. Ils utilisent également Oneteam pour partager des manuels importants et des supports de formation en un seul endroit central.

Daniels : « Oneteam vous aide à résoudre le défi auquel font face toutes les entreprises logistiques : le fossé entre les personnes au bureau et celles sur le terrain. C'est facile à utiliser, accessible à tous et parfaitement adapté aux besoins de la logistique. »

Laura conclut : « Oneteam a eu un impact direct sur l'engagement, la culture et la communication. Nos collaborateurs se sentent plus connectés, mieux informés et plus impliqués. C'est exactement ce que nous voulions accomplir. »