Smeding

« Avec Oneteam, nous avons désormais un endroit central pour notre communication interne. Les messages sont lus, les gens répondent, et tout le monde sait où aller pour trouver les informations et les mises à jour. »
– Linda Visser-Stam, Responsable RH chez Smeding

À propos de Smeding

Smeding est un partenaire logistique dans le secteur des produits frais. Depuis son siège et son centre de distribution de Sint Annaparochie, les produits sont achetés, stockés et livrés aux clients de la grande distribution et de la restauration. L’entreprise dispose également d’un deuxième centre de distribution à Geldermalsen, où elle soutient des partenaires dont EDEKA.

Au total, environ 380 collaborateurs travaillent chez Smeding, des équipes de bureau au personnel d’entrepôt, des chefs d’équipe et un groupe de travailleurs intimmaires. Deux sites, des types de travail différents, des horaires différents, mais une seule et même organisation.

Le défi

Vers 2021, la communication interne a rejoint le périmètre des RH, en prenant le relais de l’équipe marketing et communication. Au début, peu de choses ont changé dans la façon de faire. « Nous avons continué avec les newsletters comme nous l’avions toujours fait, » dit Linda. « Mais il manquait du lien. Une newsletter, c’est de la communication à sens unique, les gens ne réagissent pas vraiment. »

Les entretiens de sortie et les sondages ont mis en évidence une chose claire : les collaborateurs voulaient plus de communication. Pas seulement des mises à jour pratiques, mais aussi une meilleure compréhension de comment se portait l’entreprise. « Les gens veulent simplement savoir ce qui se passe. Comment ça va ? Qu’est-ce qui change ? Et qu’est-ce que ça signifie pour nous ? » explique Linda.

Parallèlement, les RH ont remarqué que l’information ne circulait pas toujours naturellement dans l’organisation. Les mises à jour importantes n’atteignaient pas systématiquement tout le monde, et la visibilité sur ce qui se passait dans les équipes et sur les sites était limitée. Cela rendait plus difficile de maintenir tout le monde aligné et impliqué.

L’onboarding des nouveaux collaborateurs était un autre domaine qui pouvait être amélioré. Si les nouvelles recrues recevaient des explications sur le tas et un kit de bienvenue, les formations obligatoires n’étaient pas toujours proposées immédiatement.

« Certaines formations n’étaient données que lorsqu’il y avait suffisamment de nouveaux collaborateurs pour constituer un groupe, » dit Linda. « Cela signifiait parfois attendre quelques mois. Nous voulions rendre cela plus rapide et plus structuré, pour que les gens puissent être opérationnels plus tôt. »

En plus des newsletters, Smeding utilisait également des écrans numériques pour partager des mises à jour. Cela fonctionnait bien pour les messages courts, mais offrait peu de place à l’explication ou à l’interaction. De plus, les collaborateurs devaient être au bon endroit au bon moment pour voir la mise à jour.

Entre-temps, Smeding continuait de croître. Avec l’ouverture du deuxième centre de distribution à Geldermalsen, la distance physique entre collègues a augmenté. « Parfois, on a vraiment l’impression d’avoir deux sites séparés, » dit Linda. « Mais nous voulons que les gens se sentent membres d’un seul Smeding. »

Tout cela rendait le besoin de plus en plus évident : un endroit unique où la communication, l’onboarding et les informations pratiques se rejoignent.

La solution

C’est alors qu’Oneteam est entré en scène. La DRH de l’époque a présenté la plateforme comme un moyen de repenser à la fois la communication interne et l’onboarding.

« Nous voulions vraiment faire les choses différemment, » explique Linda. « Quand la communication a rejoint notre équipe RH, cela nous a semblé le bon moment pour améliorer aussi notre organisation. »

Ce qui a immédiatement retenu l’attention, c’est qu’Oneteam offrait bien plus qu’une simple timeline pour les mises à jour. Il permettait de regrouper l’onboarding, l’e-learning, les formulaires et les documents en un seul endroit.

« Surtout pour la formation, nous avons immédiatement vu la valeur, » dit Linda. « On peut l’assigner directement aux nouveaux collaborateurs, sans attendre d’avoir un groupe complet. Ça fait une grande différence pour que les gens se mettent rapidement à niveau. »

La possibilité de cibler les messages par site ou par équipe correspondait également bien au fonctionnement de Smeding — sur deux sites aux réalités quotidiennes différentes.

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L’approche

En collaboration avec une agence marketing externe, Smeding a préparé le lancement d’Oneteam. Des affiches et des écrans numériques ont été utilisés pour présenter la plateforme et encourager les collaborateurs à télécharger l’application.

Dans la première phase, l’accent a été mis sur la construction d’une base solide et claire. La plateforme a été alimentée avec des mises à jour sur la timeline, un programme d’onboarding avec des questions quiz, des e-learnings obligatoires et une gamme de formulaires et de documents.

« Nous avons veillé à ce que tout ce que nos collaborateurs doivent savoir soit disponible via Oneteam, » dit Linda. « Si vous voulez rester informé, l’application est là pour vous. »

Les résultats

Smeding travaille encore activement à de nouvelles améliorations, mais la différence par rapport à il y a quelques années est déjà clairement visible.

Sur 380 collaborateurs, 95 % sont maintenant sur Oneteam. Cela signifie que presque tout le monde peut être atteint via une seule plateforme, que l’on travaille au bureau, sur la route ou dans le centre de distribution.

« Les messages sont vraiment lus, on peut le voir clairement dans les statistiques, » dit Linda. « Nous n’avions jamais eu cette portée avec les newsletters par e-mail. »

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Plus d’interaction au lieu d’une communication unilatérale

Là où la communication se résumait autrefois à une newsletter mensuelle, elle est maintenant beaucoup plus interactive.

« Les gens répondent régulièrement aux publications, en laissant un high five ou un commentaire, » explique Linda. « Et au sein de certains groupes, les collègues communiquent beaucoup entre eux. C’est exactement ce que nous voulions : pas seulement lire, mais aussi réagir et s’impliquer. »

Au sein de l’organisation, Oneteam est devenu le lieu de référence pour la communication interne. « Parfois, j’entends un collègue dire : ‘Je ne l’ai pas encore vu sur Oneteam.’ C’est à ce moment-là que vous savez que les gens le considèrent vraiment comme l’endroit où l’information doit se trouver, » dit Linda.

Meilleur onboarding et meilleures formations

Les nouveaux collaborateurs débutent maintenant avec un programme d’onboarding en ligne dans Oneteam. Cela les aide à comprendre qui est Smeding et comment fonctionne l’organisation, soutenu par de courtes questions quiz pour vérifier que l’information est bien assimilée.

Les e-learnings obligatoires sont également disponibles dès le premier jour, couvrant des sujets tels que le travail en toute sécurité dans le centre de distribution et d’autres consignes de sécurité.

« Avant, il fallait attendre que suffisamment de nouveaux collaborateurs soient disponibles pour une formation en groupe, » dit Linda. « Maintenant, on peut lancer quelqu’un immédiatement, ce qui l’aide à s’intégrer bien plus vite. »

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Les questions pratiques traitées plus rapidement

Oneteam est de plus en plus utilisé pour les questions pratiques. Des formulaires sont utilisés pour les inscriptions aux événements, mais aussi pour une boîte à idées où les collaborateurs peuvent partager suggestions et améliorations.

Des documents comme la convention collective et les politiques de congés sont disponibles de façon centralisée dans l’application. Cela permet aux collaborateurs de trouver eux-mêmes les informations, sans avoir besoin de demander à leur manager.

« Ça évite beaucoup de questions séparées, » dit Linda. « Les gens peuvent simplement chercher les informations quand ça leur convient. »

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Un seul Smeding

Smeding partage maintenant les messages de façon ciblée, selon le site ou l’équipe. Cela signifie que les collaborateurs ne voient que ce qui est pertinent pour leur travail quotidien, tout en recevant les mises à jour à l’échelle de l’entreprise quand c’est nécessaire.

En centralisant tout au même endroit, il est plus facile de tenir tout le monde informé et connecté, sur les deux sites. « Nous ne voulons pas que ça ressemble à deux endroits séparés, » dit Linda. « Nous voulons que les gens sachent ce qui se passe, peu importe où ils travaillent. »

Conclusion

Pour Smeding, Oneteam a apporté plus de clarté et un endroit unique pour la communication interne. Avec 95 % des collaborateurs sur la plateforme, la portée est élevée, les messages sont lus, et les collègues s’impliquent activement. La formation est maintenant structurée, facile d’accès et simple à suivre.

« En tant qu’équipe RH, nous sommes toujours très heureux d’avoir fait ce pas, » dit Linda. « Et nos collaborateurs en bénéficient vraiment. »

En regardant vers l’avenir, l’accent est mis sur l’exploitation encore plus poussée de la plateforme. Avec leur agence marketing et Oneteam, Smeding examine ce qui fonctionne bien et ce qui peut être amélioré.

« Nous voulons regarder ce que nous avons, ce que nous utilisons, et comment nous pouvons l’utiliser mieux, » dit Linda. « Il y a tellement de possibilités avec Oneteam. Ce serait dommage de ne pas en profiter pleinement. »