Nabuurs

« En tant qu’entreprise familiale avec vingt sites, on avait parfois l’impression d’avoir vingt ‘foyers’ séparés. Depuis qu’on utilise Oneteam, les succès et les beaux moments sont partagés dans toute l’organisation, ce qui renforce notre culture familiale et aide les collègues à se sentir vraiment connectés à l’ensemble. »

– Elise de Bruijne, Spécialiste Marketing & Communication chez Nabuurs

À propos de Nabuurs

Nabuurs est un prestataire logistique familial de troisième génération, actif dans la livraison du dernier kilometre pour le secteur horeca, le transport vers les centres de distribution de supermarchés, et une gamme étendue de services d’entrepôt et de fulfillment.

Avec plus de 1 500 collaborateurs répartis sur vingt sites aux Pays-Bas, il se passe beaucoup de choses en même temps, dans de nombreux endroits. Environ 800 à 900 personnes constituent l’équipe permanente, soutenue par un grand groupe d’intérimaires.

Les chauffeurs démarrent tôt, les équipes d’entrepôt travaillent en équipes, et les équipes de planification et de support travaillent depuis le bureau. Chaque groupe évolue dans son propre rythme, ce qui rend la communication interne à la fois essentielle et complexe.

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Le défi

Avant Oneteam, la communication interne se faisait via des mémos dans le système RH. Lire un mémo obligeait les collaborateurs à ouvrir un e-mail, cliquer sur un lien, se connecter, puis compléter une double authentification.

« La barrière pour simplement lire un mémo était trop élevée, » dit Elise de Bruijne, Spécialiste Marketing & Communication chez Nabuurs. « Beaucoup de gens décrochaient avant même d’avoir vu le message. »

L’onboarding manquait également de structure. Les nouveaux collaborateurs recevaient des explications ponctuelles sur site, mais pas d’introduction cohérente à l’organisation. « Dès le moment où quelqu’un était recruté, il y avait pratiquement un trou noir, » se souvient Elise. « Qui contacter ? Où se garer ? Quelles sont les règles internes ? Rien n’était clairement organisé. »

Avec la croissance de l’entreprise, un autre défi s’est posé : comment maintenir une culture familiale forte sur vingt sites ? « En pratique, nous sommes une grande famille composée de nombreux ‘foyers’ — nos sites, » dit Elise. « Le lien sur chaque site est fort, mais nous voulions aussi que les collègues se sentent membres de l’organisation dans son ensemble. »

WhatsApp n’offrait pas non plus de solution. Les messages se mélangeaient avec les conversations privées, les notifications arrivaient à toute heure, et son utilisation impliquait de partager des numéros de téléphone personnels. « Le jour de congé ou le soir, on ne veut pas être dérangé par des notifs liées au travail, » note Elise. « Nous avions besoin de quelque chose de plus professionnel et moins intrusif. »

Il est devenu évident que Nabuurs avait besoin d’une plateforme centrale pour simplifier la communication, améliorer l’onboarding et aider les collègues de tous les sites à se sentir plus connectés.

La solution

Ce constat a coïncidé avec la décision de Nabuurs de revoir sa Proposition de Valeur Employeur et son approche de communication interne. Une question clé a guidé le projet : comment rester plus proches de nos équipes et rendre l’information vraiment facile d’accès ?

« Ce n’était pas motivé par des plaintes, » explique Elise. « Nous savions simplement que les choses pouvaient être plus claires, plus rapides et plus simples pour tout le monde. »

Un groupe de travail, avec des collègues du bureau et des opérations, a comparé plusieurs outils en examinant leur ergonomie, leurs fonctionnalités, leur prix, leur flexibilité et leur potentiel de développement à long terme.

« Oneteam a obtenu les meilleurs scores sur tous les critères, » dit Elise. « La large gamme de fonctionnalités, le rapport qualité-prix et l’ambition claire de continuer à s’améliorer ont fait la différence. De plus, les références des clients existants nous ont donné une confiance supplémentaire. »

Pour s’assurer que l’application fonctionnerait en pratique, Nabuurs a effectué une démonstration sur deux sites de différentes unités métier. « Les gens étaient enthousiastes tout de suite, » se souvient Elise. « C’était intuitif, et tout le monde pouvait commencer à l’utiliser immédiatement. »

Le fait qu’Oneteam réunisse la communication interne, l’onboarding, les sondages, les formulaires et la formation en une seule plateforme a scellé la décision. « C’est tellement pratique de ne pas avoir à envoyer les gens à cinq endroits différents, » dit Elise. « Avec une seule application, on couvre l’essentiel. »

L’approche

Nabuurs a opté pour un déploiement progressif et réfléchi. Un groupe projet a été formé avec des responsables de site, les RH, le back-office, la qualité et sécurité, la gestion d’entrepôt, le développement des chauffeurs et le marketing.

« Nous avons d’abord identifié précisément ce qui devait figurer dans Oneteam, » dit Elise. « Quel contenu d’onboarding, quels formulaires, quels sondages. Bien définir cela dès le départ nous a offert une base solide. »

Chaque site a rejoint la plateforme à son propre rythme, les enseignements des premiers sites étant appliqués immédiatement. « La vitesse d’adoption variait vraiment selon les sites, » dit Elise. « La taille, l’enthousiasme et la capacité à expliquer le ‘pourquoi’ ont tous joué un rôle. Mais dès que les équipes ont commencé à utiliser elles-mêmes les formulaires et les sondages, l’adoption a décollé. »

Pour maintenir la structure et la cohérence, Nabuurs a créé un Leadership Circle soutenu par des membres DKT (Domain Knowledge Team). Chaque site a désigné un membre DKT responsable du paramétrage local et de l’adoption. « Nous ne pouvons pas tout gérer centralement, » explique Elise. « Nous fournissons des conseils, des exemples et des directives, mais chaque site connaît mieux sa propre réalité. »

Chaque site travaille vers des KPIs clairs :

• 100 % d’adoption
• 100 % d’onboarding complété
• 100 % de participation aux formations obligatoires Qualité & Sécurité
• WhatsApp entièrement remplacé par Oneteam

Les membres DKT reçoivent chaque mois des indicateurs de performance directement dans Oneteam et établissent des plans d’action locaux pour se rapprocher de leurs objectifs.

Les résultats

Depuis la mise en place d’Oneteam, Nabuurs a constaté des améliorations nettes. Les plus grands gains sont la simplicité, la rapidité et un engagement plus fort.
« Le seuil est tellement plus bas maintenant, » dit Elise. « Les gens lisent les messages, répondent aux publications et partagent même des photos eux-mêmes. C’était impossible avec l’ancien système de mémos. »

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Plus de liens entre les sites

Oneteam aide à rendre la culture familiale visible sur tous les sites. Les chauffeurs partagent souvent des photos depuis la route : leur camion dans un beau paysage, un lever de soleil pendant un service du matin ou un moment dont ils sont fiers.

« Ça correspond vraiment à qui nous sommes, » explique Elise. « Les gens sont fortement attachés à leur propre site, mais Oneteam nous aide à partager les succès sur tous les sites. Si un site remporte une récompense ou qu’un chauffeur devient finaliste à un championnat national, tout le monde le sait. Cela renforce le sentiment de faire partie d’une seule et même organisation. »

L’onboarding comme fondation solide

Là où l’onboarding manquait autrefois de structure, Oneteam offre désormais un démarrage clair et cohérent pour presque chaque nouvelle recrue. Parmi les 1 119 collaborateurs inscrits, environ 94 % ont complété le programme d’onboarding complet.

« Cela élimine beaucoup d’incertitudes, » dit Elise. « Les gens commencent avec plus de confiance parce qu’ils savent à quoi s’attendre et qui contacter. »

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Des formulaires qui rationalisent le travail quotidien

Les sites gèrent maintenant les tâches quotidiennes de manière fluide grâce aux formulaires, tels que :

• commander des vêttements de travail
• signaler des dégâts sur un véhicule avec photos
• évaluer les premières journées d’accompagnement pour les nouveaux chauffeurs
• soumettre des demandes de congé
• gérer l’offboarding
• recommander de potentiels nouveaux collègues
• soumettre des idées ou des initiatives de bien-être

Certains formulaires sont utilisés à l’échelle de l’entreprise, tandis que d’autres sont adaptés à des sites spécifiques. « Chaque site est libre de créer de nouveaux formulaires, mais dans des lignes directrices claires, » note Elise. « Nous voulons de la flexibilité sans perdre la structure. »

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Sondages et retours continus

Au lieu d’une longue enquête annuelle, les collaborateurs reçoivent maintenant quatre courtes questions chaque mois. Cela offre à Nabuurs un flux constant de retours plutôt qu’un seul moment par an. Les nouveaux collaborateurs reçoivent des points de contrôle supplémentaires après leur premier jour et à nouveau après trois mois, ce qui aide Nabuurs à comprendre comment ils s’intègrent.

« Nous obtenons des retours beaucoup plus tôt maintenant, » explique Elise. « Nous n’avons plus à attendre un an pour savoir comment vont les gens. »

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Une flexibilité adaptée à une organisation complexe

Avec vingt sites et un large éventail de rôles, Nabuurs a rapidement réalisé qu’un système unique ne fonctionnerait pas. La flexibilité d’Oneteam et la volonté de l’équipe produit d’adapter les fonctionnalités ont fait une grande différence.

Un exemple concret est la formation annuelle Qualité & Sécurité. « Nous voulions que la formation réapparaîsse pour chaque collaborateur exactement 360 jours après qu’il l’ait complétée, et non une fois par an pour tout le monde en même temps, » dit Elise. « Ce n’était pas possible au départ, nous avons donc partagé notre besoin avec Oneteam et ils sont maintenant en train de l’intégrer dans la fonctionnalité. Ce type de réactivité compte vraiment pour nous. »

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Une forte activité sur la plateforme

Les chiffres d’engagement de la dernière année illustrent l’utilisation intensive d’Oneteam :

• 531 publications de collaborateurs
• 4 835 high fives
• 670+ commentaires
• 92,5 % d’adoption

« Nous vérifions régulièrement les chiffres d’activité, » dit Elise. « Ils restent constamment élevés, ce dont nous sommes très satisfaits. »

Conclusion

Pour Nabuurs, la valeur d’Oneteam réside dans la simplification de la communication, l’accélération des processus et le renforcement des liens sur tous les sites. Le tout sans surcharger les collaborateurs.

« C’est incroyablement pratique pour les collègues, » explique Elise. « Ils peuvent tout gérer depuis leur téléphone sans partager leur numéro personnel, et ils contrôlent eux-mêmes quand ils reçoivent les notifications. Comparé à WhatsApp, c’est une amélioration considérable. »

L’impact va au-delà de la commodité. « Parce qu’Oneteam est au cœur de tout, les lignes de communication sont plus courtes et nous restons plus proches de nos équipes, » dit-elle. « Les gens se sentent mieux informés, et nous recevons plus de retours et d’idées de toute l’organisation. »

En regardant vers l’avenir, Nabuurs explore de nouvelles possibilités, comme l’utilisation de la nouvelle solution de Gestion de la Performance dans Oneteam. « Nous sommes curieux de voir ce qu’elle apportera, » ajoute Elise. « Oneteam ne cesse d’évoluer et c’est parfaitement adapté à notre approche. Plus tout devient clair et visuel pour les collaborateurs, mieux c’est. »

« En fin de compte, c’est ce dont il s’agit, » conclut-elle. « Une communication simple, une information claire, et un environnement de travail où les gens se sentent membres à part entière. Oneteam nous aide à nous en rapprocher chaque jour. »