Nabuurs

“Als familiebedrijf hadden we met twintig vestigingen eigenlijk twintig losse ‘gezinnen’. Sinds we Oneteam gebruiken, worden successen en mooie momenten organisatiebreed gedeeld. Dat versterkt onze familiecultuur en geeft collega’s het gevoel dat ze echt onderdeel zijn van het geheel.”

– Elise de Bruijne, Marketing and Communications Specialist at Nabuurs

Over Nabuurs

Nabuurs is een logistiek dienstverlener en familiebedrijf, inmiddels geleid door de derde generatie. Het bedrijf verzorgt onder andere last-mile-delivery voor de horeca, transport naar distributiecentra en verschillende warehouse- en fulfilmentdiensten.

Met meer dan 1.500 medewerkers, verspreid over twintig vestigingen door heel Nederland, is het een organisatie waar veel tegelijk gebeurt. Er werken 800 tot 900 vaste medewerkers en daarnaast een grote groep uitzendkrachten.

Chauffeurs vertrekken vroeg in de ochtend, warehouse teams draaien in wisselende shifts en planners en stafafdelingen ondersteunen vanaf kantoor. Iedereen werkt in zijn eigen dynamiek en ritme, wat communicatie complex maakt.

‍

De uitdaging

Voor de komst van Oneteam verliep interne communicatie via memo’s in het HR-systeem. Een bericht lezen betekende: een mail openen, op een link klikken, inloggen en vervolgens een tweestapsverificatie doorlopen.

"De drempel om de memo te lezen was gewoon te hoog," vertelt Elise de Bruijne, Marketing Communicatie Specialist bij Nabuurs. "Veel mensen haakten al af voordat ze überhaupt bij het bericht waren."

Ook onboarding miste structuur. Nieuwe medewerkers kregen op locatie wel uitleg over hun werkzaamheden, maar een duidelijke centrale aanpak ontbrak. “Vanaf het moment dat iemand was aangenomen, ontstond er eigenlijk een soort zwart gat,” legt Elise uit. “Wie is nu je contactpersoon? Waar moet je parkeren? Wat zijn de huisregels? Het was allemaal niet duidelijk.”

Daarnaast speelde een groter cultuurvraagstuk: hoe houd je een familiecultuur levend in twintig vestigingen? "In de praktijk zijn wij een grote familie met allemaal ‘gezinnen’, onze vestigingen," zegt Elise. "Die verbondenheid op locatie is sterk, maar we wilden dat collega’s zich óók onderdeel voelen van het geheel."

WhatsApp bleek ook geen passend alternatief. Berichten liepen door elkaar met privégesprekken, kwamen op elk moment binnen en vroegen om het delen van persoonlijke telefoonnummers. "Op een vrije avond of in het weekend wil je niet steeds met werk bezig zijn," geeft Elise aan. "We zochten echt iets dat professioneler en minder aanwezig aanvoelde."

Het werd steeds duidelijker: Nabuurs had één centraal platform nodig dat communicatie simpel maakte, onboarding een vaste plek gaf en collega’s uit alle vestigingen dichter bij elkaar bracht.

De oplossing

Dat inzicht viel samen met het moment waarop Nabuurs haar Employer Value Proposition en interne communicatie opnieuw onder de loep nam. Tijdens dat traject kwam één vraag steeds terug: hoe zorgen we dat we dichter bij onze medewerkers staan en informatie makkelijk en voor iedereen toegankelijk is?

"Dat we hiermee aan de slag gingen, kwam niet doordat mensen klaagden," benadrukt Elise. "We wilden zelf kortere lijnen en een manier om álle collega’s goed te bereiken. Dat kon gewoon beter."

Om een goede keuze te maken, stelde Nabuurs een projectgroep samen met collega’s uit zowel kantoor als de operatie. Zij vergeleken meerdere tools en keken naar gebruiksgemak, mogelijkheden, prijs-kwaliteitverhouding, flexibiliteit en naar hoe goed een platform kon meegroeien met de organisatie.

"Oneteam scoorde op al die punten heel goed," vertelt Elise. "De combinatie van functionaliteiten, de prijs-kwaliteitverhouding en het feit dat jullie duidelijk de ambitie hebben om door te ontwikkelen, maakte het heel aantrekkelijk. Ook de klanten waar Oneteam al mee samenwerkte gaven veel vertrouwen."

Om zeker te weten dat de app zou werken in de praktijk, draaide Nabuurs een demo op twee vestigingen uit verschillende business units. Die test gaf snel duidelijkheid. "Mensen werden meteen enthousiast," blikt Elise terug. "Je merkte dat het toegankelijk was en iedereen kon er direct mee uit de voeten."

Dat Oneteam naast interne communicatie ook onboarding, enquêtes, formulieren en trainingen ondersteunt, maakte het plaatje compleet. "Het helpt enorm dat je mensen niet naar allerlei losse systemen stuurt," licht Elise toe. "Met één app heb je eigenlijk al de basis geregeld."

De aanpak

Nabuurs koos bewust voor een grondige en gefaseerde uitrol. Er werd een projectgroep samengesteld met onder andere vestigingsmanagers, HR, backoffice, quality & safety, warehouse management, driver development en marketing.

"We zijn eerst gaan kijken wat er allemaal in Oneteam moest komen voordat we los gingen," vertelt Elise. "Welke informatie hoort in de onboarding, welke formulieren zijn nodig, welke enquêtes willen we draaien? Door dat vooraf goed te bepalen, kregen we een stevig fundament."

De uitrol liep daarna per vestiging, zodat elke locatie in haar eigen ritme kon aansluiten en inzichten uit eerdere rondes meteen konden worden meegenomen. Niet elke locatie ging even snel. "Dat verschilde per vestiging," legt Elise uit. "Het had te maken met de grootte, draagvlak en hoe goed we het ‘waarom’ konden overbrengen. Maar je zag echt: zodra teams zelf actief aan de slag gingen met formulieren en enquêtes, steeg de adoptie vanzelf."

Om structuur en kwaliteit te borgen, richtte Nabuurs de Leadership Circle op, met daaronder de DKT’ers (Domein Kennis Team). Elke vestiging levert één DKT’er die verantwoordelijk is voor Oneteam op locatie. Zij krijgen ondersteuning vanuit het hoofdkantoor, maar zijn zelf eigenaar van de inrichting op hun vestiging.

"Wij kunnen dat niet allemaal centraal doen," zegt Elise. "We helpen met uitleg, voorbeelden en beleid, maar de vestiging kent de dagelijkse praktijk het beste."

Alle vestigingen kregen duidelijke KPI’s mee voor Oneteam, waaronder:

• 100% adoptie
• 100% afgeronde onboarding
• 100% deelname aan verplichte Quality & Safety trainingen
• WhatsApp-groepen volledig vervangen door Oneteam

Elke maand ontvangen de DKT’ers automatisch hun cijfers in Oneteam. Op basis daarvan maken zij concrete verbeterplannen, zodat elke vestiging stap voor stap richting de KPI’s beweegt.

De resultaten

Sinds de komst van Oneteam ziet Nabuurs duidelijke veranderingen. De grootste winst zit in eenvoud, snelheid en betrokkenheid.

"De drempel is enorm verlaagd," vertelt Elise. "Mensen hoeven niet meer door allerlei stappen om een bericht te lezen. Ze reageren op posts, delen zelf foto’s en gebruiken de app echt actief. Dat kon met memo’s simpelweg niet."

‍

Meer verbinding tussen vestigingen

De familiecultuur van Nabuurs komt dankzij Oneteam beter in beeld. Chauffeurs delen regelmatig foto’s vanaf de weg, bijvoorbeeld van hun vrachtwagen op een mooie locatie of een zonsopkomst tijdens een vroege rit.

"Dat past heel erg bij wie we zijn," legt Elise uit. "We zijn een familiebedrijf met een familiecultuur. In ons onderzoek bleek ook dat collega’s zich sterk verbonden voelen met hun eigen vestiging. Met Oneteam kunnen we successen en leuke momenten nu makkelijker met elkaar delen. Als een vestiging een prijs wint of een chauffeur finalist is bij het NK Veiligste Chauffeur, dan kan iedereen dat zien. Dat versterkt het gevoel dat we samen één organisatie vormen."

Onboarding als sterke basis

Waar onboarding voorheen nauwelijks structuur had, vormt Oneteam nu het startpunt voor iedere nieuwe medewerker. Sinds de introductie van Oneteam hebben 1.119 medewerkers zich geregistreerd in de app en daarvan heeft zo’n 94% het volledige onboardingstraject afgerond. Daarmee krijgt iedereen dezelfde basis, ongeacht vestiging, functie of dienst.

Nieuwe medewerkers ontvangen via Oneteam alle praktische informatie die ze nodig hebben om goed te starten. "Je haalt daarmee zoveel onzekerheid weg," zegt Elise. "Mensen komen veel rustiger binnen. Ze weten wie wij als organisatie zijn, wat er van ze verwacht wordt en wie ze kunnen bellen."

‍

Formulieren voor dagelijkse processen

Met formulieren regelen vestigingen nu allerlei praktische zaken in één keer goed. Ze gebruiken ze onder andere voor:

• bestellen van bedrijfskleding
• melden van schades aan voertuigen met foto’s en details
• beoordelen van eerste meerijddagen van nieuwe chauffeurs
• indienen van verlofaanvragen
• afhandelen van uitdiensttreding
• aandragen van nieuwe collega’s
• insturen van ideeën of vitaliteitsinitiatieven

Sommige formulieren worden organisatiebreed gebruikt, andere specifiek per vestiging. "Vestigingen hebben daarin vrijheid, maar wel binnen bepaalde kaders," licht Elise toe. "We willen geen wildgroei aan formulieren en enquêtes, maar wel dat Oneteam goed aansluit op de praktijk."

‍

Enquêtes en doorlopende feedback

Voor medewerkerstevredenheid gebruikt Nabuurs nu regelmatige korte enquêtes in plaats van één lang jaarlijks onderzoek. Medewerkers krijgen elke maand vier vragen. Nieuwe collega’s ontvangen direct na start en na drie maanden een korte vragenlijst over hun ervaring met Oneteam en de organisatie.

"Zo krijgen we veel sneller feedback," legt Elise uit. "Je hoeft niet een jaar te wachten om te horen hoe het gaat."

‍

Flexibiliteit en doorontwikkeling

Nabuurs ervaart Oneteam als flexibel, juist omdat de organisatie complex is. “We hebben veel vestigingen en verschillende functiegroepen, en dan past niet alles in één standaardformat,” vertelt Elise. “Dan helpt het enorm dat Oneteam actief meedenkt in hoe we het in het platform kunnen inrichten."

Een duidelijk voorbeeld is de verplichte Quality & Safety training die elk jaar moet worden herhaald. “Wij wilden dat die training voor iedere medewerker automatisch weer beschikbaar komt op precies 360 dagen na afronding, niet één keer per jaar voor iedereen tegelijk,” legt Elise uit. “Dat kon in het begin niet, maar nadat we dit aangaven is Oneteam het nu aan het bouwen. Die mate van meebewegen maakt voor ons echt het verschil.”

‍

Hoge activiteit op het platform

De cijfers van het afgelopen jaar laten zien dat Oneteam intensief wordt gebruikt:

• 531 posts door medewerkers
• 4.835 high fives
• meer dan 670 reacties op berichten
• 92,5 procent adoptie

"We kijken regelmatig naar inlogcijfers en berichten," vertelt Elise. "Dat geeft een goed beeld van hoe actief teams met Oneteam werken. Die aantallen liggen stabiel hoog, daar zijn we heel tevreden mee."

Conclusie

Voor Nabuurs ligt de grootste meerwaarde van Oneteam in gemak, snelheid en betere verbinding, zonder dat medewerkers overspoeld raken.

"Voor medewerkers is het vooral heel praktisch," legt Elise uit. "Ze kunnen alles vanaf hun telefoon regelen, zonder hun eigen nummer met iedereen te hoeven delen. En ze kunnen zelf bepalen binnen welke tijden ze wel of geen meldingen willen krijgen. Dat is een groot voordeel ten opzichte van WhatsApp."

Ook inhoudelijk levert het winst op. "Doordat Oneteam centraal staat, zijn de lijnen korter en staan we dichter bij onze mensen," zegt Elise. "Collega’s voelen zich beter geïnformeerd en we krijgen meer feedback en input terug uit de organisatie."

Nabuurs kijkt daarnaast vooruit naar nieuwe mogelijkheden, zoals de Performance Management oplossing. "We zijn benieuwd wat dat ons gaat brengen," besluit Elise. "Oneteam blijft zich ontwikkelen en dat past bij ons. Hoe duidelijker en visueler het voor medewerkers wordt, hoe beter."

"Uiteindelijk is dat waar het om draait," vervolgt ze. "Laagdrempelig contact, goede informatie en een organisatie waarin mensen zich onderdeel voelen van het geheel. Oneteam helpt ons daar elke dag een stap verder in."