Hoe train je je non-desk medewerkers anno 2020 nou het beste? E-learning via het mobiel, is het antwoord. Dit wordt ook wel m-learning genoemd. Non-deskmedewerkers hebben geen computer waar zij cursussen kunnen volgen. Wel beschikt nagenoeg iedereen over een smartphone waardoor je hen beter kunt opleiden via m-learning.
Maar hoe zet je een e-learning pakket op? Wat is ervoor nodig? En kost het veel tijd? Wij geven antwoord op alle vragen in deze blog. Je vindt hier een stappenplan met alle benodigde stappen om een e-learning pakket op te zetten. Op naar 100% getrainde non-desk medewerkers!
Waarom focussen op m-learning?
- Het is een goedkope manier van trainen: m-learning is goedkoper dan klassikale trainingen. Daar moet je een trainer voor inhuren, wat hoge kosten met zich meebrengt.
- E-learning is winstgevend voor je bedrijf: uit onderzoek van Ambient Insight blijkt dat 42% van de bedrijven een verhoogde omzet creëert door e-learning te implementeren.
- Het is reproduceerbaar: je kunt de trainingen weer opnieuw gebruiken. Je kunt ze eventueel optimaliseren na de feedback van je medewerkers.
- Het bespaart tijd: je wilt je medewerkers snel inwerken. Met m-learning is een medewerker binnen mum van tijd ingewerkt. Je bespaart zelfs 40-60% van de tijd van je werknemer. Dit blijkt uit een onderzoek van Brandon Hall.
- Je medewerkers vinden deze manier van training fijn: medewerkers volgen liever korte, bitesized trainingen met video’s via hun mobiel.
- Het is efficiënt: medewerkers kunnen overal e-learning volgen. Met name voor non-desk medewerkers is dit van belang. Zij hebben geen computer, maar ze hebben wel een smartphone. Zij kunnen altijd en overal gebruik maken van hun smartphone.
Stap 1: stel SMART doelen op voor het e-learning pakket
Stel van tevoren doelen op. Het is cruciaal om vast te stellen wat je wilt bereiken met je e-learning pakket.
Met de doelstelling probeer je de volgende vragen te beantwoorden:
- Wat wil je bereiken met het e-learning pakket?
- Waarom wil je dit bereiken?
- Binnen welke tijd wil je dit bereiken?
Gebruik hiervoor het SMART-principe. Om je op weg te helpen, geef ik twee voorbeelden van goede doelstellingen en twee voorbeelden van slechte doelstellingen.
Goede doelstellingen:
- “Ik wil dat mijn onboarding training ervoor zorgt dat al onze nieuwe medewerkers zes weken nadat ze zijn gestart volledig zelfstandig hun functie uit kunnen oefenen.”
- “Ik wil met mijn e-learning course voor “Het beste retourbeleid” ervoor zorgen dat de NPS met 15% verhoogt wordt.”
Slechte doelstellingen:
- “Ik wil dat mijn medewerkers het onboarding proces doorlopen nadat ze zijn gestart.”
- “Ik wil de klanttevredenheid verhogen met deze e-learning module.”
Stap 2: verplaats je in jouw medewerker
Oké, de eerste stap is gezet. Nu is het belangrijk om naar de doelgroep te kijken. Probeer je echt te verplaatsen in jouw medewerker. En maak gebaseerd hierop beslissingen voor je e-learning module.
Hier een aantal kenmerken die van invloed zijn op hoe je het e-learning pakket inricht:
- Gemiddelde leeftijd: dit is van groot belang voor het inrichten van de training. Millenial- en Gen Z medewerkers willen bijvoorbeeld zo min mogelijk lezen en kijken liever video´s.
- Hoe lang men gemiddeld werkt in de organisatie: het gaat hier om de mentaliteit van medewerkers. Willen zij echt leren of volgen ze alleen de training omdat het verplicht is?
- De devices waarvan ze gebruikmaken: non-desk medewerkers hebben geen computer, dus moet je je focussen op m-learning.
- De motivatie om door te groeien: hebben medewerkers de ambitie om door te groeien naar een leidinggevende functie? Of is het slechts een bijbaan voor medewerkers?
Stap 3: ga na wat de complexiteit van de training is
De complexiteit van de training bepaalt grotendeels hoe je e-learning module eruit komt te zien. Want je kunt trainingen op drie manieren vormgeven:
- Nieuwe services of prijswijzigingen: dit zijn veranderingen binnen de organisatie, zoals nieuwe systemen, prijzen of kortingen waar medewerkers van op de hoogte moeten zijn. Vaak kun je interne communicatie gebruiken om je medewerkers hierover in te lichten.
- Functiespecifieke trainingen: trainingen die te maken hebben met de rol van de medewerker. Bijvoorbeeld een verkoopmedewerker die verkooptrainingen krijgt. Vaak kun je deze trainingen combineren: e-learning en klassikale trainingen.
- Soft skills trainingen: trainingen die je helpen als persoon, zoals ´hoe communiceer ik beter met mijn klanten en collega´s?´ Je kunt hiervoor e-learning inzetten.
Veel trainingen kun je met interne communicatie en e-learning oplossen. Dit zijn geschikte vormen van trainingen voor non-desk medewerkers. Zij kunnen deze trainingen namelijk gewoon op hun mobiel volgen.
Een kleine kanttekening: soms ontkom je niet aan een klassikale training. Denk dan aan een bedrijf dat werkt met complexe en gevaarlijke apparatuur. Dit moeten medewerkers echt in de praktijk oefenen. Wel kun je deze klassikale trainingen weer combineren met e-learning.
Stap 4: Selecteer de tool waarmee je de m-learning vorm wilt geven
Kun je de training online geven? Zorg dan dat je de juiste tool hebt die het je medewerkers zo makkelijk mogelijk maakt. Daardoor zullen jouw medewerkers de trainer sneller afronden.
Maar hoe kies je dan een e-learning tool? Let bij je keuze op de volgende drie zaken:
- Is het een simpele tool?
- Is het een alles-in-één-oplossing?
- Kan ik met de tool ook gebruikmaken van statistieken?
Stap 5: Identificeer succescriteria voor je e-learning pakket
Hoe weet je of de e-learning daadwerkelijk succesvol is geweest? Wat is je succescriterium?
Twee voorbeelden van succescriteria:
- “Minstens 95% moet de training gevolgd hebben binnen 5 weken.”
- “Minstens 80% moet nu expertniveau hebben van medicijnen. Ze moeten nu in staat zijn om de klant te voorzien van medicijnen, zonder hulp van de leidinggevende in te schakelen.”
Hierbij is het gebruik van een e-learning app belangrijk. Want je kunt dan online nagaan hoeveel mensen de training succesvol hebben afgerond. Verder kun je ook een deadline instellen. Medewerkers krijgen dan een melding als de deadline bijna is verstreken. Vervolgens kun je deze deadlines monitoren. Je ziet dan in één oogopslag hoeveel procent van jouw medewerkers het leerpakket heeft afgerond.
Stap 6: ontwerp de structuur + vormgeving van je e-learning pakket
Volg de volgende stappen bij het ontwerpen van de structuur van het e-learning pakket:
- Verdeel het onderwerp van je e-learning in secties: bijvoorbeeld ‘producten retourneren’.
- Verdeel de secties weer in lessen: bijvoorbeeld ‘hoe omgaan met klachten van klanten over producten?’ of ‘hoe geef ik geld terug?’
- Zet de secties in logische volgorde
- Bepaal welke content je al hebt: de kans is groot dat je organisatie al bestaande pdf’s en andere vormen van content heeft. Recycle deze content. Knip het in kleinere secties of maak het makkelijker leesbaar. En vul aan waar nodig.
- Bepaal welke vormen van content je gebruikt: houd hierbij rekening met je doelgroep. Video’s zijn populair voor e-learning. Net als overzichtelijke afbeeldingen en infographics.
Stap 7: start met het creëren van de content voor het e-learning pakket
Je weet nu hoe je het e-learning pakket wilt vormgeven. Het is tijd om te starten met het creëren van de content.
Maak het interessant voor je medewerkers. Je wilt immers dat ze jouw e-learning op hun mobiel volgen.
- Schrijf korte stukken tekst. Schrijf niet meer dan 300 woorden per sub-sectie. En gebruik voor alinea’s zelfs niet meer dan 150 woorden. Houd de tekst zo kort mogelijk, omdat je medewerkers de training via hun mobiel volgen. Maak gebruik van tussenkopjes. Zo houd je de training overzichtelijk.
- Gebruik video´s: maak gebruik van video´s. De statistieken liegen er niet om: bij bedrijven die video’s inzetten tijdens de e-learning module was de e-learning in 57% van de gevallen effectief. Bij bedrijven die dit niet deden, was de e-learning slechts in 17% van de gevallen effectief. Let wel op: maak video’s niet te lang, want dat schrikt medewerkers af. Duurt een video langer dan 6 minuten? Dan verliezen medewerkers hun concentratie.
- Gebruik praktische voorbeelden: mensen houden nu eenmaal van verhalen. Het is gebleken dat je brein meer onthoudt wanneer je een duidelijke link kunt maken met je eigen leven. De kennis blijft dan langer en makkelijker hangen.
- Maak het zo interactief mogelijk: gebruik quizjes om kennis en vaardigheden te testen. Hierbij is het ook weer belangrijk dat je het zo kort mogelijk houdt. Idealiter zou het 30-45 seconden moeten kosten om de tekst te beantwoorden voor de medewerker. En gebruik je multiple choice? Laat de medewerker dan kiezen uit 3-5 antwoorden.
- Maak de module bitesized: bitesized betekent dat het e-learning pakket is opgedeeld in korte modules. Door je module bitesized aan te bieden, maak je het aantrekkelijk voor je medewerkers om de training daadwerkelijk te volgen.
- Schrijf je tekst in de actieve vorm: de actieve vorm maakt teksten simpel. Vermijd schrijven in passieve vorm, want dit maakt je zinnen onnodig complex en lang.
- Extra tip: gebruik gamificiation: je medewerkers nóg meer motiveren? Gebruik dan zeker gamification. Het is gebleken dat dit goed werkt bij e-learning. Uit het 2019 Talent LMS onderzoek blijkt dat medewerkers dan veel productiever (89%) en tevredener (88%) zijn. Bij mijn bijbaan deden we dit ook met onze verschillende teams. Omdat de organisatie werkte met een puntensysteem en prijzen werden we extra gemotiveerd om de training af te maken.
Stap 8: implementeer de e-learning module in de tool
Wanneer je eenmaal een tool hebt voor e-learning modules, kun je eenvoudig zelf je leermodules opzetten en aanpassen op de manier waarop jij het graag wilt. Het is belangrijk dat je video’s, afbeeldingen en quizzes kunt toevoegen. Wanneer dit mogelijk is, is het een kwestie van een paar seconden om de e-learning te implementeren. Je hoeft alleen maar je content te uploaden in de tool.
Stap 9: evalueer de training en maak aanpassingen waar nodig
Hoe verliep de training? Hoeveel mensen hebben de training binnen afzienbare tijd afgerond?
Met een tool kun je in één oogopslag zien of een medewerker onvoldoende punten behaald heeft voor een bepaald onderdeel. Je kunt ook zien wie de training wel of niet heeft afgerond. Je kunt dan contact met hem of haar opnemen. Met Oneteam kan dat bijvoorbeeld via de chat.
Houd ook ruimte voor feedback van je medewerkers. Hoe vonden zij de training? Werkte het goed voor hen? Zij zullen het waarderen dat je hen om feedback vraagt. De feedback gebruik je weer om de e-learning te optimaliseren.
Conclusie: e-learning is eenvoudig op te zetten én het levert je veel op
Een e-learning pakket opzetten klinkt ingewikkelder dan het lijkt. Zeker als je al de juiste softwaretool in huis hebt, ben je snel klaar. Flex-Appeal is een voorbeeld van zo’n tool. Flex-Appeal is medewerkersapp die geschikt is voor e-learning. Daarnaast kun je de app ook gebruiken voor onboarding en interne communicatie. Zo bied je je medewerkers een totaaloplossing. En daarmee een goede medewerkerservaring.
Meer weten over Flex-Appeal? Vraag dan een gratis demo aan.
