Wat betekent onboarding en hoe pak je dit goed aan?

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Onboarding is een hot topic in HR-land, en dat is niet voor niets. In de huidige arbeidsmarkt is het belangrijk om de juiste medewerker op de juiste vacature te krijgen én te houden. Dat is precies wat onboarding doet. Dat gaat verder dan een snelle introductie. Onboarding is cruciaal voor medewerkersbetrokkenheid en het succes van nieuwe medewerkers. Het is de rode loper die je uitrolt voor je nieuwe aanwinst, het warme bad dat je vult en het clubshirt dat je klaarhangt.

Wat is de betekenis van onboarding?

De letterlijke betekenis van onboarding is ‘aan boord stappen’. Daarbij draait het niet alleen om het snel en praktisch ingewerkt worden. Goede onboarding bestaat uit een gevarieerd programma dat enkele maanden beslaat.

De nieuwe collega moet dezelfde taal gaan spreken, de bedrijfsvisie ademen en de weg weten in de nieuwe werkomgeving. En vooral: zich daar heel welkom en comfortabel bij voelen. Het is dé manier om de medewerker effectief in de organisatie op te nemen.

Je stapt als kersverse medewerker aan boord bij een werkgever die je eigenlijk nog niet kent. Best spannend en onwennig allemaal. Dat is precies waarom onboarding zo belangrijk is. Het zorgt ervoor dat je je als nieuwkomer snel thuis voelt. 

Waar bestaat een goede onboarding uit?

Het is belangrijk om een uitgebalanceerd onboarding programma samen te stellen. De 5 C’s van onboarding zijn hiervoor een handige leidraad. Wil je je nieuwe medewerker goed meenemen in de organisatie, ga dan niet over één nacht ijs. 

1. Compliance

Het klinkt misschien niet zo gezellig, maar sommige informatie moet je gewoon weten als medewerker. Informeer de nieuwe aanwinst over alle belangrijke regels en procedures die gelden binnen de organisatie. Veiligheidsinstructie, het indienen van declaraties, verzuimbegeleiding, you name it. Vergeet niet om al die regels aantrekkelijk te verpakken. Het liefst in hapklare brokken, zoals via microlearnings, dan doseer je de informatie en blijft het langer hangen!

2. Clarification

Wat zijn de verwachtingen van de organisatie richting de medewerker? Wat hoort bij de functie en wat niet, aan welke eisen moet worden voldaan? Clarification gaat om wederzijds verwachtingsmanagement. Het is tweerichtingsverkeer. Benoem dus ook wat iemand van de organisatie kan verwachten. Welke toekomstperspectieven zijn er, op welke faciliteiten en ondersteuning mag een medewerker rekenen?

3. Cultuur

Neem de nieuwe collega van begin af aan mee in de missie, visie en waarden van de organisatie. Welke doelen worden nagestreefd, wat vindt men belangrijk en hoe zijn ‘onze’ manieren? Duidelijkheid over de ‘Why’ van het bedrijf geeft houvast en maakt goed integreren een stuk eenvoudiger.

Tip: Deel voordat iemand begint bij jouw organisatie een video via de onboarding app, waarin je alles vertelt over de historie, missie, visie en waarden.

4. Connection

Tijdens de lockdownperiode hebben we het ondervonden: goede verbinding met collega’s is essentieel. Juist de informele contacten maken dat je je echt onderdeel voelt van een organisatie. Met een fijne collegiale relatie is goed samenwerken veel eenvoudiger en effectiever. Help de nieuwe medewerker bij het opbouwen van zijn netwerk, bijvoorbeeld door het benoemen van een mentor of buddy.

Tip: Bekijk eens het verhaal van H&M en hoor hoe zij ervoor zorgen dat alle medewerkers door middel van leuke challenges betrokken houden bij de organisatie.

5. Check back

Deze vijfde C wordt vaak vergeten bij het maken van een onboardingprogramma, maar wij vinden hem te belangrijk om over te slaan. Laat je nieuwe medewerker niet te snel los. Vraag eerst hoe hij de onboarding heeft ervaren en of er nog wensen zijn. Dit kun je doen door onboarding enquêtes te versturen en daarnaast af en toe in te checken. Is er behoefte aan extra informatie of ondersteuning, regel het zo snel mogelijk. Natuurlijk gebruik je zelf de uitkomsten van de check back als lesmateriaal voor het verbeteren van je onboarding programma.

Wat zijn de essentiële onboarding documenten?

Er bestaat geen waterdichte opsomming van de documenten die in een onboarding programma moeten worden verwerkt. Dat verschilt per organisatie. Bovendien zal de individuele behoefte van iedere medewerker ook anders zijn. Wat voor de één gesneden koek is, is voor de ander nieuw, of niet relevant.

Een paar onderdelen die volgens ons in ieder onboarding programma moeten voorkomen zijn:

  • Algemene informatie over de organisatie

Weet waar je werkt. Geschiedenis, bedrijfsdoelstellingen, klantinformatie en een organigram: allemaal handige achtergrondinformatie voor iedere starter.

  • Contactlijst

Wie zijn je collega’s, hoe kun je hen bereiken en voor welke zaken? Vergeet ook niet de contactinformatie van locaties, werk- en openingstijden te vermelden. De contactlijst kun je eenvoudig integreren in jouw medewerkersapp, zodat iedereen altijd de juiste informatie bij de hand heeft.

  • Digitaal informatiepakket

In het digitale informatiepakket kun je verschillende zaken toevoegen als de verzuimprocedure, pensioenregeling, salarisschalen en functiebeschrijvingen. Natuurlijk overzichtelijk gecategoriseerd, zodat alles makkelijk terug te vinden is.

  • Relevante leerpakketten  

Wist je dat jouw medewerkers zich graag verder willen ontwikkelen? Geef ze daarom relevante e-learnings of microlearnings. Je medewerkers kunnen zo op een interactieve, laagdrempelige en leuke manier trainingen afronden.

  • Feedback documentatie 

Verschillende onderzoeken wijzen uit dat je medewerker graag feedback geeft gedurende de onboarding. Zo geef je je medewerker een stem en voelen ze zich gehoord.

Je kunt ze één op één vragen om feedback te geven, maar het handigst is dat je dit doet door een enquête uit te sturen. Denk bijvoorbeeld aan een vaste structuur, waarin je een enquête deelt om de onboarding te evalueren na de eerste 30, 60 en 90 dagen in dienst.

  • Standaard documenten

Denk aan aanmeldformulieren voor een interne opleidingsprogramma’s, maar ook bijvoorbeeld templates voor social media posts, of dienstoverdrachten in de huisstijl: geef ze een duidelijke plek, klaar voor gebruik.

Nog niet zo heel lang geleden kreeg een nieuwe medewerker op de introductiedag verschillende boekwerken en stapels papieren in de handen gedrukt. Natuurlijk is er niets mis met mooi promotiemateriaal, maar echt praktisch was het niet. Meestal lag het boekje thuis in een la te verstoffen en was het vooral heel erg veel informatie.

Hoe fijn is het dat we nu gebruik kunnen maken van de digitale mogelijkheden! Een onboarding app is tijd- en plaatsonafhankelijk te gebruiken, makkelijk aan te passen aan de individuele behoefte en heel inzichtelijk.

Wie is er binnen de organisatie verantwoordelijk voor onboarding?

Het antwoord op deze vraag is eigenlijk simpel: iedereen! Onboarding is niet per definitie het feestje van HR. Het is evenmin de eenzame taak van de manager om de nieuwe medewerker goed te integreren in de organisatie. Onboarding is echt een samenspel van krachten.

Elke afdeling en iedere collega heeft een belangrijke rol om de nieuwe medewerker een warm welkom te geven. Juist bij de start van een werkrelatie komen eerste indrukken intens binnen. Dat geldt voor positieve dingen, maar het afbreukrisico van een verkeerde opmerking of foute informatie is net zo groot. Maak collega’s dus bewust van hun rol bij het onboarden. Een goede eerste indruk is trouwens voor alle partijen belangrijk. Laat de nieuwe medewerker daarom zelf ook niet teveel achteroverleunen. Nodig nadrukkelijk uit om actief eigen wensen naar voren te brengen en vragen te stellen.

Wat levert een goede onboarding op?

Met een goede onboarding wordt je nieuwe medewerker snel onderdeel van de organisatie en dus ook eerder productief. Maar bovenal betekent een fijne onboarding: betrokken medewerkers! Heel belangrijk, want de nieuwe generatie medewerkers is op zoek naar méér dan alleen een goed salaris.

Zingeving, werksfeer en ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden zijn minstens net zo belangrijk, zo niet doorslaggevend geworden bij de keuze voor een werkgever. Het werkplezier groeit als iemand zich gezien en gewaardeerd voelt. Een zorgvuldige onboarding maakt van een organisatie dus een interessante werkgever, waar mensen graag langer willen blijven. Je houdt kennis langer in huis, en bespaart op recruitment.

De volgende stap ter verbetering van je onboardingproces

Het digitaliseren van je onboardingproces kan de onboarding niet alleen een stuk makkelijker, maar ook aantrekkelijker. Het creëren van gepersonaliseerde onboardingprogramma’s, waarbij je gebruikmaakt van gamification en persoonlijke videoboodschappen van collega’s inbouwt: het is allemaal mogelijk en maakt de reis van je nieuwe medewerker veel leuker,  interactiever en zorgt ervoor dat je medewerker succesvol is vanaf dag 1.

Ben je benieuwd hoe dit er voor jouw organisatie uit zou kunnen zien? Lees alles over een medewerkersapp met onboarding module, of ga aan de slag met Oneteam’s onboarding checklist.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Cover Infographic Onboarding

Onboarding Checklist [Infographic]

How to engage your frontline workforce with a fun and interactive onboarding experience.  This checklist includes a step-by-step plan to engage your new employees before,

Maak nu het verschil voor jouw organisatie en vraag een gratis demo aan