Wat betekent onboarding en hoe pak je dit goed aan?

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Onboarding is een hot topic in HR-land, en dat is niet voor niets. In de huidige arbeidsmarkt is het belangrijk om de juiste medewerker op de juiste vacature te krijgen én te houden. Dat is precies wat onboarding doet; het gaat verder dan een snelle introductie.

Een goede onboarding is cruciaal voor de betrokkenheid, productiviteit en tevredenheid van nieuwe medewerkers.

Laatst bijgewerkt op: 07 maart 2022

Table of Contents

Wat is de betekenis van onboarding?

Onboarding is het proces waarbij een organisatie nieuwe medewerkers kennis laat maken met het bedrijf. De letterlijke betekenis van onboarding is ‘aan boord stappen’.

Daarbij draait het niet alleen om het snel en praktisch ingewerkt worden. Goede onboarding bestaat uit een gevarieerd onboarding programma dat enkele maanden beslaat.

De nieuwe collega moet dezelfde taal gaan spreken, de bedrijfsvisie ademen en de weg weten in de nieuwe werkomgeving. En vooral: zich daar heel welkom en comfortabel bij voelen. Het is dé manier om de medewerker effectief in de organisatie op te nemen.

Je stapt als kersverse medewerker aan boord bij een werkgever die je eigenlijk nog niet kent. De theorie achter onboarding zorgt ervoor dat je je als nieuwkomer snel thuis voelt. 

Waar bestaat een goede onboarding uit?

Het is belangrijk om een gebalanceerde onboarding strategie te formuleren. De 5 C’s van onboarding zijn hiervoor een handige leidraad:

1. Compliance

Het klinkt misschien niet zo gezellig, maar sommige informatie moet je gewoon weten als medewerker.

Informeer de nieuwe aanwinst over alle belangrijke regels en procedures die gelden binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de veiligheidsinstructies, het indienen van declaraties en de verzuimbegeleiding.

Vergeet niet om deze regels aantrekkelijk te verpakken. Het liefst in hapklare brokken, zoals via microlearnings. Zo doseer je de informatie en blijft het langer hangen.

2. Clarification

Wat zijn de verwachtingen van de organisatie richting de medewerker? Clarification gaat om wederzijds verwachtingsmanagement. Het is tweerichtingsverkeer.

Benoem dus ook wat iemand van de organisatie kan verwachten. Welke toekomstperspectieven zijn er, op welke faciliteiten en ondersteuning mag een medewerker rekenen?

3. Cultuur

Neem de nieuwe collega van begin af aan mee in de missie, visie en waarden van de organisatie. Welke doelen worden nagestreefd, wat vindt men belangrijk en hoe zijn ‘onze’ manieren?

Duidelijkheid over de ‘Why’ van het bedrijf geeft houvast en maakt goed integreren een stuk eenvoudiger. Dit kan bijvoorbeeld via een video waarin je alles vertelt over de historie, missie, visie en waarden van de organisatie.

Onboarding Checklist
Gratis download: checklist voor een leuke en interactieve onboarding ervaring

4. Connection

Tijdens de lockdownperiode hebben we het ondervonden: goede verbinding met collega’s is essentieel. Juist de informele contacten maken dat je je echt onderdeel voelt van een organisatie. Met een fijne collegiale relatie is goed samenwerken veel eenvoudiger en effectiever.

Help de nieuwe medewerker bij het opbouwen van zijn netwerk, bijvoorbeeld door het benoemen van een mentor of buddy.

5. Check back

Deze vijfde C wordt vaak vergeten bij het maken van een onboarding programma: laat je nieuwe medewerker niet te snel los. Vraag eerst hoe de medewerker de onboarding heeft ervaren en of er nog wensen zijn.

Dit kun je doen door onboarding enquêtes te versturen en daarnaast af en toe in te checken.

Is er behoefte aan extra informatie of ondersteuning, regel het dan zo snel mogelijk. Natuurlijk gebruik je zelf de uitkomsten van de check back als lesmateriaal voor het verbeteren van je onboarding programma.

Lees ook: Onboarding van nieuwe medewerkers in 7 stappen

Wat zijn essentiële onboarding documenten?

Er bestaat geen waterdichte opsomming van de documenten die in een onboarding programma moeten worden verwerkt. Dat verschilt per organisatie.

Bovendien zal de individuele behoefte van iedere medewerker ook anders zijn. Er zijn echter een paar onderdelen die essentieel zijn bij iedere onboarding:

  • Algemene informatie over de organisatie

Weet waar je werkt. Geschiedenis, bedrijfsdoelstellingen, klantinformatie en een organigram: allemaal handige achtergrondinformatie voor iedere starter.

  • Standaard documenten  

Denk aan aanmeldformulieren voor een interne opleidingsprogramma’s, maar ook bijvoorbeeld templates voor social media posts, of dienstoverdrachten in de huisstijl: geef ze een duidelijke plek, klaar voor gebruik.

Nog niet zo heel lang geleden kreeg een nieuwe medewerker op de introductiedag verschillende boekwerken en stapels papieren in de handen gedrukt. Natuurlijk is er niets mis met mooi promotiemateriaal, maar echt praktisch was het niet.

Maak alle nodige informatie atijd en overal (digitaal) beschikbaar, bijvoorbeeld via een onboarding app.

Onboarding voorbeeld
Digitaliseer het onboarding traject met een onboarding app
  • Contactlijst

Wie zijn je collega’s, hoe kun je hen bereiken en voor welke zaken? Vergeet ook niet de contactinformatie van locaties, werk- en openingstijden te vermelden.

De contactlijst kun je eenvoudig integreren in een medewerkersapp, zodat iedereen altijd de juiste informatie bij de hand heeft.

  • Digitaal informatiepakket

In het digitale informatiepakket kun je verschillende zaken toevoegen als de verzuimprocedure, pensioenregeling, salarisschalen en functiebeschrijvingen. Natuurlijk overzichtelijk gecategoriseerd, zodat alles makkelijk terug te vinden is.

  • Relevante leerpakketten  

Wist je dat jouw medewerkers zich graag verder willen ontwikkelen? Geef ze daarom relevante e-learnings of microlearnings. Je medewerkers kunnen zo op een interactieve, laagdrempelige en leuke manier trainingen afronden.

Waarom is onboarding belangrijk?

Met een goede onboarding wordt je nieuwe medewerker snel onderdeel van de organisatie en dus ook eerder productief. Maar bovenal betekent een fijne onboarding: betrokken medewerkers. 

Heel belangrijk, want de nieuwe generatie medewerkers is op zoek naar méér dan alleen een goed salaris.

Zingeving, werksfeer en ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden zijn minstens net zo belangrijk, zo niet doorslaggevend geworden bij de keuze voor een werkgever. Het werkplezier groeit als iemand zich gezien en gewaardeerd voelt.

Bekijk hoe H&M ervoor zorgt dat alle medewerkers door middel van leuke challenges betrokken raken bij de organisatie

Een zorgvuldige onboarding maakt van een organisatie dus een interessante werkgever, waar mensen graag langer willen blijven. Je houdt kennis langer in huis, en bespaart op recruitment.

Wie is er binnen de organisatie verantwoordelijk voor onboarding?

Het antwoord op deze vraag is eigenlijk simpel: iedereen. Onboarding is niet per definitie het feestje van HR. Het is evenmin de eenzame taak van de manager om de nieuwe medewerker goed te integreren in de organisatie. Onboarding is een samenspel van krachten.

Elke afdeling en iedere collega heeft een belangrijke rol om de nieuwe medewerker een warm welkom te geven. Juist bij de start van een werkrelatie komen eerste indrukken intens binnen.

Dat geldt voor positieve dingen, maar het afbreukrisico van een verkeerde opmerking of foute informatie is net zo groot.

Maak collega’s dus bewust van hun rol bij het onboarden. Een goede eerste indruk is voor alle partijen belangrijk.

Laat de nieuwe medewerker daarom zelf ook niet teveel achteroverleunen. Nodig nadrukkelijk uit om actief eigen wensen naar voren te brengen en vragen te stellen.

De volgende stap ter verbetering van je onboardingproces

Het digitaliseren van je onboardingproces kan de onboarding niet alleen een stuk makkelijker, maar ook aantrekkelijker maken.

Ben je benieuwd hoe dit er voor jouw organisatie uit zou kunnen zien? Lees alles over een medewerkersapp met onboarding module.

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Ruben is de oprichter van Oneteam. Hij schrijft vooral content over de toekomst van frontline employee experience en belangrijke HR-trends. Leuk weetje over Ruben: Hij is zijn carrière begonnen als frontline medewerker in een supermarkt en als pizzabezorger. De frustraties die hij toendertijd tegenkwam hebben hem geïnspireerd om de Oneteam Employee Experience app te ontwikkelen. Hiermee wil hij bedrijven helpen om hun medewerkers succesvol en betrokken te maken.

Wil je niks missen?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante blogs en updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Oneteam om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.