Wat betekent onboarding en hoe pak je dit goed aan?

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Onboarding is een hot topic in HR-land, en dat is niet voor niets. In de huidige arbeidsmarkt is het belangrijk om de juiste medewerker op de juiste vacature te krijgen én te houden. Dat is precies wat onboarding doet; het gaat verder dan een snelle introductie.

Een goede onboarding is cruciaal voor de betrokkenheid, productiviteit en tevredenheid van nieuwe medewerkers.

Laatst bijgewerkt op: 05 juli 2022

Inhoud

Wat is de betekenis van onboarding?

Onboarding is het proces waarbij een organisatie nieuwe medewerkers kennis laat maken met het bedrijf. De letterlijke betekenis van onboarding is ‘aan boord stappen’.

Daarbij draait het niet alleen om het snel en praktisch ingewerkt worden. Goede onboarding bestaat uit een gevarieerd onboarding programma dat enkele maanden beslaat.

De nieuwe collega moet dezelfde taal gaan spreken, de bedrijfsvisie ademen en de weg weten in de nieuwe werkomgeving. En vooral: zich daar heel welkom en comfortabel bij voelen. Het is dé manier om de medewerker effectief in de organisatie op te nemen.

Wat is een onboarding proces?

Het onboarding proces bestaat uit alle stappen die je moet ondernemen zodat medewerkers zich thuis voelen op hun nieuwe werkplek, je organisatie kennen en goed hun werk kunnen doen. 

De basis van een goed onboarding proces bestaat uit vier onderdelen:

  • Operationeel: alle praktische zaken die op de eerste werkdag geregeld moeten zijn. Denk aan getekende contracten en passende werkkleding.
  • Sociaal: de sociale introductie in de organisatie. Denk aan een voorstelronde en uitnodigingen voor bedrijfsevenementen. 
  • Educatief: de medewerker leert tijdens deze fase meer over de ambities, cultuur, doelstellingen en achtergrond van het bedrijf.
  • Evaluatie: de evaluatie van de onboarding. Deze en volgende vaststaande evaluatiemomenten zijn onderdeel van de HR-cyclus en een persoonlijk ontwikkelplan.

Wist je dat: personeel dat een lange, effectieve onboarding heeft gehad, zo’n 37% sneller hun optimale productiviteit bereikt?

Onboarding checklist NL

Hoe lang duurt een onboardingstraject?

Een onboardingstraject begint zo’n twee weken voordat een nieuwe medewerker aan de slag gaat. Vervolgens duurt het gemiddeld een half jaar voordat iemand alle ins en outs van het werk en de organisatie kent.

Welke afdeling is verantwoordelijk voor onboarding?

Het antwoord op deze vraag is eigenlijk simpel: iedereen. Onboarding is niet per definitie het feestje van HR.

Het is evenmin de eenzame taak van de manager om de nieuwe medewerker goed te integreren in de organisatie. Onboarding is een samenspel van krachten.

Maak collega’s bewust van hun rol bij het onboarden. Een goede eerste indruk is voor alle partijen belangrijk.

Wat is het verschil tussen onboarden en inwerken?

Inwerken is het wegwijs maken van de nieuwe medewerker in je organisatie. Denk hierbij aan vragen zoals: “Waar is de personeelsingang?” en “Hoe werkt de kassa?”

Onboarding gaat verder dan deze praktische zaken en gaat door waar het inwerken stopt.

Tijdens het onboardingstraject leert de nieuwe medewerker zijn of haar nieuwe collega’s en de processen kennen. Hij wordt vertrouwd met de bedrijfsmissie, ontdekt welke doelen de organisatie nastreeft en voelt hoe elke afdeling de kernwaarden ademt. 

Waar bestaat een goede onboarding uit?

Het is belangrijk om een gebalanceerde onboarding strategie te formuleren. De 5 C’s van onboarding zijn hiervoor een handige leidraad:

1. Compliance

Het klinkt misschien niet zo gezellig, maar sommige informatie moet je gewoon weten als medewerker.

Informeer de nieuwe aanwinst over alle belangrijke regels en procedures die gelden binnen de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de veiligheidsinstructies, het indienen van declaraties en de verzuimbegeleiding.

Vergeet niet om deze regels aantrekkelijk te verpakken. Het liefst in hapklare brokken, zoals via microlearnings. Zo doseer je de informatie en blijft het langer hangen.

2. Clarification

Wat zijn de verwachtingen van de organisatie richting de medewerker? Clarification gaat om wederzijds verwachtingsmanagement. Het is tweerichtingsverkeer.

Benoem dus ook wat iemand van de organisatie kan verwachten. Welke toekomstperspectieven zijn er, op welke faciliteiten en ondersteuning mag een medewerker rekenen?

3. Cultuur

Neem de nieuwe collega van begin af aan mee in de missie, visie en waarden van de organisatie. Welke doelen worden nagestreefd, wat vindt men belangrijk en hoe zijn ‘onze’ manieren?

Duidelijkheid over de ‘Why’ van het bedrijf geeft houvast en maakt goed integreren een stuk eenvoudiger. Dit kan bijvoorbeeld via een video waarin je alles vertelt over de historie, missie, visie en waarden van de organisatie.

4. Connection

Tijdens de lockdownperiode hebben we het ondervonden: goede verbinding met collega’s is essentieel. Juist de informele contacten maken dat je je echt onderdeel voelt van een organisatie. Met een fijne collegiale relatie is goed samenwerken veel eenvoudiger en effectiever.

Help de nieuwe medewerker bij het opbouwen van zijn netwerk, bijvoorbeeld door het benoemen van een mentor of buddy.

5. Check back

Deze vijfde C wordt vaak vergeten bij het maken van een onboarding programma: laat je nieuwe medewerker niet te snel los. Vraag eerst hoe de medewerker de onboarding heeft ervaren en of er nog wensen zijn.

Dit kun je doen door onboarding enquêtes te versturen en daarnaast af en toe in te checken.

Is er behoefte aan extra informatie of ondersteuning, regel het dan zo snel mogelijk. Natuurlijk gebruik je zelf de uitkomsten van de check back als lesmateriaal voor het verbeteren van je onboarding programma.

💡Tip: bekijk onze webinar Onboarding Retail Employees en leer hoe je jouw nieuwe retailmedewerkers snel succesvol en betrokken maakt. 

Checklist: onboarding nieuwe medewerkers in 9 stappen

Eenmaal onboard is de nieuwe medewerker up and running, ingeburgerd en hij hoort zo ongeveer bij de inboedel. Maar hoe kom je op dat punt? Welke stappen moet je zetten om een nieuwe medewerker succesvol te onboarden?

1. Preboarding vóór de eerste werkdag

Het begint allemaal bij de krabbel onder het contract. Vanaf dit moment is het zaak de nieuwe medewerker te betrekken bij je organisatie, ook al begint hij over een paar weken pas.

Is er binnenkort een personeelsfeest of teambuildingsuitje? Nodig de nieuwe medewerker hier alvast voor uit. Is er nieuws over de organisatie? Hou hem op de hoogte.

Stel daarnaast een agenda op voor de eerste week, en stuur deze samen met andere relevante documenten op naar de medewerker.

Het is ook aan te raden om collega’s te informeren over de komst van de nieuwe collega en wat ze kunnen verwachten van de samenwerking.

Meer concrete tips? Lees alles over preboarding van medewerkers.

2. Opstellen van een onboarding programma

Een onboarding programma kan het beste beschreven worden als het draaiboek voor nieuwe werknemers. In dit programma geef je (onder andere) antwoord op de volgende vragen:

  • Welke visie willen wij uitdragen als werkgever?
  • Hoe krijg ik een nieuwe medewerker enthousiast over onze organisatie?
  • Wat moet iemand weten om zijn of haar functie goed uit te kunnen oefenen?


Zorg er ook voor dat het team op de hoogte is van iemands komst en dat directe collega’s tijd hebben voor een kennismaking.

Hoe completer je onboarding programma, hoe professioneler je als bedrijf overkomt en hoe sneller de nieuwe medewerker straks is ingewerkt.

Onboarding checklist NL

3. Introductie in de eerste werkweek

Op de eerste werkdag geef je de nieuwe medewerker natuurlijk een warm welkom. Hij of zij krijgt niet alleen de sleutel en bedrijfskleding; ook met slingers, een bloemetje of een gezellig welkomstpakket maak je nieuw personeel blij.

Laat nieuwe medewerkers de bedrijfscultuur ervaren door hen direct te betrekken bij sociale gebeurtenissen, zoals de vrijdagmiddagborrel of een verjaardag.

Neem samen met de nieuwe medewerker het onboarding programma door. Hoe verloopt het inwerken de komende tijd? Wie gaat hij de komende dagen ontmoeten en bij wie moet hij zijn als hij iets wil vragen?

💡 Tip: een onboarding app kan je helpen deze en volgende fasen van onboarding soepel te laten verlopen. Je kunt het programma eenvoudig aanpassen aan persoonlijke behoeften en inspelen op functieniveau en doorlooptijd.

Onboarding voorbeeld
Een onboarding app kan je helpen om de onboarding soepel te laten verlopen

4. De inwerkperiode

Alle praktische zaken voor de nieuwe medewerker zijn geregeld. Het voorstelrondje is klaar, hij heeft alle spullen die hij nodig heeft om zijn taken uit te voeren. Het feitelijke inwerken kan beginnen.

Belangrijk hierbij is de nieuwe medewerker niet in het diepe te gooien. Het is efficiënter om alle taken en verwachtingen te verspreiden over een aantal weken. 

Op deze manier kan de medewerker zich beter focussen en wordt informatie beter opgeslagen. Nog een voordeel is dat de medewerker sneller went aan het werkritme.

5. On & off the job training

Je leert het meeste door te doen, uitleg te krijgen en te ervaren hoe dingen werken.

Maar ook off the job training kan een onderdeel zijn van het onboarding proces.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan een microlearning over het kassasysteem, of een training klantvriendelijkheid of voedselveiligheid.

Medewerkers die zich breed mogen ontwikkelen zijn tevredener, gemotiveerder en loyaler.

6. Regel een centrale plek voor je interne communicatie

Goede interne communicatie maakt je medewerkers enthousiast, gemotiveerd en betrokken.

Ze worden sneller de ambassadeurs van je organisatie en blijven verbonden. Bovendien weten ze altijd wat er binnen je organisatie speelt en wat er van hen verwacht wordt.

Voorbeelden van interne communicatie met medewerkers app
Centraliseer je interne communicatie met Oneteam

Het gebruik van verschillende communicatiemiddelen zoals e-mail, Whatsapp en intranet is dan niet handig.

Gebruik één platform waar je al je medewerkers mee bereikt, traint en betrokken maakt.

7. Inbouwen van feedbackmomenten

De eerste werkweken kunnen iemands loopbaan en werkplezier maken of breken. Bouw daarom snel een feedbackmoment in waarop de manager met de nieuwe medewerker de voortgang bespreekt.

Je kunt hier verschillende soorten medewerkersenquêtes voor gebruiken.

Wacht hiermee niet tot het eerste halfjaargesprek. Geef de nieuwe medewerker juist snel de kans om problemen aan te kaarten of waardevolle feedback te geven.

8. Onboarding als continu proces

Je nieuwe medewerker is de eerste tijd ondergedompeld in informatie, maar natuurlijk weet hij nog niet alles. Een goed onboarding traject eindigt daarom niet na een paar weken.

Om de medewerker optimaal te laten presteren, zul je vaker met hem of haar bezig moeten zijn.

Met een extra vinger aan de pols, zeker in het eerste half jaar van het dienstverband, voorkom je dat je signalen mist en dat de medewerker na de eerste maanden zijn baan weer opzegt. 

9. Reboarding bij veranderende werkomstandigheden

Soms is het nodig om medewerkers te reboarden. Na een periode van langdurige ziekte, bij verandering van werkomstandigheden of na een tijdelijke sluiting bijvoorbeeld.

Een goed voorbeeld is de coronapandemie, die ervoor zorgde dat veel winkels en restaurants dicht waren.

Op het moment dat je organisatie weer open gaat, is het zaak medewerkers opnieuw welkom te heten en klaar te stomen voor hun terugkeer.

Lees meer over hoe je de reboarding van frontline medewerkers vormgeeft. 

Waarom is onboarding zo belangrijk?

Goede onboarding verhoogt de tevredenheid, productiviteit en betrokkenheid onder werknemers.

Maar liefst 80% van nieuwe medewerkers beslist in het eerste half jaar of ze voor een langere tijd bij een organisatie willen werken.

Slechte onboarding leidt in veel gevallen tot een hoog verloop onder nieuwe collega’s, en dat is veel duurder dan je denkt.

Why is onboarding important

Een zorgvuldige onboarding maakt van een organisatie een interessante werkgever, waar mensen graag langer willen blijven. Je houdt kennis langer in huis, en bespaart op recruitment.

 

De volgende stap in het verbeteren van je onboarding

Het digitaliseren van je onboardingproces kan de onboarding niet alleen een stuk makkelijker, maar ook aantrekkelijker maken.

Ben je benieuwd hoe dit er voor jouw organisatie uit zou kunnen zien? Lees alles over een medewerkersapp met onboarding module.

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Ruben is de oprichter van Oneteam. Hij schrijft vooral content over de toekomst van frontline employee experience en belangrijke HR-trends. Leuk weetje over Ruben: Hij is zijn carrière begonnen als frontline medewerker in een supermarkt en als pizzabezorger. De frustraties die hij toendertijd tegenkwam hebben hem geïnspireerd om de Oneteam Employee Experience app te ontwikkelen. Hiermee wil hij bedrijven helpen om hun medewerkers succesvol en betrokken te maken.

Wil je niks missen?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante blogs en updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Oneteam om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.