Maak kennis met Buddy, de eerste AI Buddy voor personeel
Webinar
De Oneteam Methode: 7 bouwstenen voor minder verloop en betere prestaties Meer informatie
7 blocks for lower employee turnover
.svg){kind=icon}
.svg)
.svg)
In dit klantverhaal lees je hoe Bakkerij Paulissen met Oneteam de communicatie tussen bakkerij, winkels en kantoor stroomlijnt, tijd bespaart en het team dichter bij elkaar brengt.
"Onze bakkerij en winkels kunnen nu voor het eerst rechtstreeks met elkaar communiceren, en die efficiëntie levert ons al snel een paar uur per week op. Het grootste verschil is dat productie, distributie en verkoop nu soepeler op elkaar aansluiten, wat uiteindelijk ten goede komt voor Bakkerij Paulissen als geheel."
- Tya Jeegers, marketing- en communicatiemedewerker bij Bakkerij Paulissen
Bakkerij Paulissen bakt al sinds 1981 brood, vlaai en gebak voor Maastricht en omstreken. Inmiddels heeft het bedrijf tien eigen winkels en een centrale bakkerij, aangevuld met ophaalpunten bij supermarkten en de mogelijkheid om online te bestellen.
Elke dag zetten ruim 200 medewerkers, van 16 jaar tot aan de pensioenleeftijd, zich in om dat mogelijk te maken: op de winkelvloer, in de bakkerij, achter de schermen op kantoor en als chauffeur of logistiek medewerker onderweg tussen bakkerij en winkels.
De bakkerij draait van de late avond tot de vroege ochtend, terwijl de winkels juist overdag open zijn. Daardoor zien bakkers en winkelmedewerkers elkaar bijna nooit, terwijl ze elke dag van elkaar afhankelijk zijn.
Is een product een dag niet beschikbaar, dan moeten de winkels dat op tijd weten. En dreigt een product uit te verkopen, dan willen ze snel bij de bakkerij kunnen navragen of er nog een nalevering mogelijk is.
Vóór Oneteam liep dat contact vooral telefonisch en via losse WhatsApp-groepen per winkel. Praktische updates vanuit de bakkerij gingen zelfs op papier mee met de leveringen naar de winkels.
Daarnaast werkte Bakkerij Paulissen met een communicatieplatform waarop alleen de directie of leidinggevenden berichten konden delen.
"Communicatie was vaak heel breed en kon niet gericht naar specifieke personen of afdelingen worden gestuurd," vertelt een leidinggevende van de backoffice. Winkels konden elkaar onderling niet bereiken, en wie iedereen wilde informeren, moest hetzelfde bericht in verschillende groepen plaatsen.
Ook kantoor en HR waren er onnodig veel tijd aan kwijt. Bij nieuwe medewerkers moesten bijvoorbeeld de maten voor werkkleding verzameld worden, en dat ging niet vanzelf. "Dan moest de HR-manager iedereen persoonlijk aanspreken of bellen, want via de mail is niet iedereen makkelijk te bereiken," vertelt Tya, marketing- en communicatiemedewerker bij Bakkerij Paulissen.
Vanuit deze uitdagingen zocht Bakkerij Paulissen één centrale plek voor alle werkcommunicatie, waar bakkerij, winkels en kantoor elkaar direct zouden kunnen bereiken.
Concreet moest de oplossing:
Met Oneteam vond Bakkerij Paulissen een platform dat al die onderdelen samenbrengt.
Omdat het team zo divers is in leeftijd en ervaring, pakte Bakkerij Paulissen de introductie rustig aan. De komst van Oneteam werd ruim van tevoren aangekondigd, en de communities werden alvast ingericht, zodat elke medewerker vanaf de start meteen op de juiste plek zat.
Om iedereen goed door de onboarding te krijgen, gaf Bakkerij Paulissen het een speels randje: wie het traject voor de deadline afrondde, kreeg een kleine beloning.
"Ze waren benieuwd naar wat het cadeautje zou zijn," vertelt Tya. "En dat maakte ze extra gemotiveerd om de onboarding te doorlopen en daarmee de basis van Oneteam onder de knie te krijgen."
Een jaar na de start is Oneteam niet meer weg te denken bij Bakkerij Paulissen. Inmiddels is 96% van de medewerkers aangesloten en wordt er dagelijks actief gecommuniceerd.
Het effect is het duidelijkst zichtbaar in drie dingen:
Het contact tussen de bakkerij en de winkels, vroeger het grootste knelpunt, verloopt nu een stuk soepeler. Nog tijdens hun nachtdienst geven de bakkers via de app alvast door als er iets niet beschikbaar is, zodat de winkels 's ochtends precies weten waar ze aan toe zijn. En raakt er bij een winkel iets snel uitverkocht, dan is één bericht aan de bakkerij genoeg om een chauffeur met een nieuwe voorraad langs te sturen.
"Voorheen belden de winkels naar kantoor, en dan moesten de collega’s op kantoor op zoek naar de juiste persoon om hun vraag te beantwoorden," vertelt Tya. "Nu komt het meteen bij de juiste persoon terecht, zonder allerlei mensen er onnodig tussen."
Ook de winkelmanagers merken dat verschil. "De lijn tussen de winkels en de logistiek is een stuk korter geworden," vertelt een winkelmanager. "Dat bespaart tijd en zorgt voor snellere opvolging."
Doordat één bericht nu gelijk de juiste mensen bereikt, verdwijnt een hoop handmatig werk. Voorheen ging praktische informatie voor de winkels nog op papier mee met de leveringen; nu is één berichtje in de app genoeg.
Ook zaken die voorheen via telefoontjes en losse mails liepen, gaan inmiddels automatisch via Oneteam:
"Alles komt nu netjes op dezelfde plek of in de juiste mailbox binnen, zodat er meteen opvolging aan gegeven kan worden," vertelt Tya.
Ook omzetcijfers uit de winkels worden nu via Oneteam gedeeld, waardoor managers meteen inzicht hebben en sneller kunnen bijsturen.
En valt er een collega uit, dan volstaat voor de planners één bericht om snel vervanging te vinden, in plaats van alle winkels af te bellen.
Een exacte meting is er niet, maar op basis van Tya's inschatting tellen al die kleine versnellingen op tot een aantal uur tijdwinst per week, zowel in de communicatie tussen bakkerij en winkels als tussen kantoor en winkels.
Informatie die vroeger op papier stond of via de mail opgevraagd moest worden, staat nu overzichtelijk bij elkaar in Oneteam.
Wil een medewerker bijvoorbeeld gebruikmaken van de fitnessregeling, dan is dat in de kennisbank in de app zo gevonden. En met de snelkoppelingen naar het rooster en de loonstroken staat ook de rest binnen handbereik.
"Medewerkers kunnen alles gewoon zelf opzoeken, in plaats van dat ze het aan een leidinggevende moeten vragen," vertelt Tya. "Dat scheelt een hoop kleine vragen tussendoor, en dus ruis voor iedereen."
Ook nieuwe collega's beginnen nu met een streepje voor. Via een korte onboarding vol instructievideo's maken ze al kennis met het bedrijf en de producten voordat hun eerste dienst begint.
"Doordat die eerste kennismaking via Oneteam verloopt, kennen ze het verhaal achter Bakkerij Paulissen al vanaf dag één, en dat maakt hun start een stuk makkelijker," vertelt Tya.
En dat blijft ook op de vloer niet onopgemerkt. "Nieuwe medewerkers ervaren daardoor meteen een warmer welkom," vertelt een winkelmanager.
Ondanks de afstand tussen de winkels en de bakkerij groeit het team naar elkaar toe. Verjaardagen en jubilea verschijnen nu vanzelf in de app, waardoor collega's elkaar makkelijk even kunnen feliciteren, ook al zien ze elkaar in het echt maar zelden.
Ook onderling weten de winkels elkaar nu sneller te vinden. Zit een winkel bijvoorbeeld zonder vlaaidozen of koffiebekers, dan is een berichtje in de gezamenlijke groep genoeg en reageert een andere winkel meestal binnen de kortste keren.
"De winkels staan nu heel nauw met elkaar in contact, en dat konden ze eerst eigenlijk helemaal niet," vertelt Tya. "Dat is echt een grote meerwaarde."
Een jaar na de overstap draait de communicatie bij Bakkerij Paulissen niet meer via losse WhatsApp-groepen en briefjes bij de leveringen, maar via één plek waar bakkerij, winkels en kantoor elkaar direct vinden.
"Als alle communicatie soepeler verloopt, dan verloopt het bakken, produceren en verdelen ook allemaal makkelijker," vertelt Tya. "En dat is uiteindelijk goed voor Bakkerij Paulissen als geheel."
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.svg)
.png)