Anne&Max

“De communicatie is echt verbeterd. Medewerkers weten beter wat er speelt binnen Anne&Max als geheel, en niet alleen binnen hun eigen vestiging.”
– Quincy Roos, HR Manager bij Anne&Max

Over Anne&Max

Anne&Max is een horecaconcept met 31 vestigingen verspreid over Nederland, waar gasten zeven dagen per week terecht kunnen voor ontbijt, koffie, lunch en borrel. De organisatie werkt met een mix van eigen locaties en franchisevestigingen en heeft in totaal ruim 700 medewerkers.

In elke vestiging werken teams in de bediening, achter de bar, in de keuken en in de afwas. Het grootste deel van de medewerkers staat op de vloer en werkt in wisselende shifts, wat de communicatie net wat uitdagender maakt.

De uitdaging

Voor Anne&Max liep interne communicatie lange tijd via meerdere tussenstappen. “Vanuit kantoor deelden we informatie via een intranet met onze franchisenemers, die het vervolgens doorgaven aan hun teams op de vloer,” vertelt Quincy, HR manager bij Anne&Max. “Maar we hadden niet goed zicht op of alles iedereen bereikte en op tijd werd gedeeld.”

Op de werkvloer werd daarnaast veel gewerkt met WhatsApp-groepen, posters en losse documenten. Dat werkte prima in de praktijk, maar maakte het lastig om overzicht te houden en informatie later nog terug te vinden.

Ook onboarding en training konden beter worden ingericht. Nieuwe medewerkers kregen een papieren paspoort met informatie en checklists, terwijl het grootste deel van het inwerken op de werkvloer gebeurde. “Dat gaf wel een basis,” zegt Quincy, “maar je hebt weinig zicht op wat iemand al heeft gedaan of nog moet doen.”

Daarnaast merkte Anne&Max dat medewerkers vooral betrokken waren bij hun eigen vestiging, maar minder zicht hadden op de organisatie als geheel. “Binnen hun eigen team weten medewerkers precies wat er speelt,” legt Quincy uit. “Maar veel minder wat Anne&Max als organisatie doet of waar we naartoe werken. Sommigen wisten niet dat we zoveel vestigingen hebben.”

Ook feedback ophalen kon directer. Medewerkerstevredenheid werd wel gemeten, maar via een apart systeem en niet rechtstreeks richting alle medewerkers.

Samen zorgde dit voor een duidelijke behoefte: één centrale plek voor communicatie, onboarding en feedback, die werkt voor zowel kantoor als de teams op de vloer.

De oplossing

Vanuit die behoefte ging Anne&Max op zoek naar een platform dat beter aansluit op de dagelijkse praktijk. Eén plek voor communicatie, onboarding, e-learnings en feedback, waarin niet alleen het servicekantoor zendt, maar waar ook franchisenemers zelf actief mee kunnen werken.

“Dat was voor ons echt belangrijk,” vertelt Quincy. “Het moest geen tool zijn waarin alleen kantoor zendt. Franchisenemers moesten er ook zelf mee aan de slag kunnen in hun eigen vestiging.”

De belangrijkste wensen waren:

• directe communicatie met medewerkers op de vloer
• een eigen omgeving voor franchisenemers
• onboarding en e-learnings die overzichtelijk en praktisch zijn
• beter inzicht in feedback en medewerkerstevredenheid
• communicatie kunnen richten per functie en locatie

Na een selectietraject met meerdere partijen viel de keuze op Oneteam, omdat juist die combinatie daar volgens Anne&Max het best samenkwam.

De aanpak

Anne&Max koos voor een gefaseerde aanpak bij de introductie van Oneteam. Er werd gestart met een pilotgroep van zes franchisenemers, waarna de rest stap voor stap volgde.

“We hebben per groep gekeken wie van de franchisenemers er klaar voor was,” vertelt Quincy. “Dan planden we samen met Oneteam een demo waarin heel praktisch werd uitgelegd hoe je het inzet en hoe je medewerkers erbij betrekt.”

Ook de ervaringen uit de pilot hielpen om andere vestigingen mee te krijgen. Franchisenemers die al met Oneteam werkten, deelden hoe zij het gebruikten en wat het hen opleverde.

Parallel aan de uitrol werd het platform ingericht. Er kwamen verschillende communities voor franchisenemers, bedrijfsleiders en functiegroepen zoals keuken en barista's. De tijdlijn werd gebruikt voor updates vanuit zowel kantoor als de vestigingen.

Ook werd de onboarding gedigitaliseerd. Voor nieuwe medewerkers werd een onboardingsmodule ontwikkeld waarin ze kennismaken met Anne&Max via video’s van de franchisenemer en de oprichter, aangevuld met huisregels en korte quizvragen.

Ook voor functies zoals bediening, keuken en barista werden e-learnings ontwikkeld. “We merkten al snel dat video daarin belangrijk is,” zegt Quincy. “Onze doelgroep is jong, en voor dit werk moet je gewoon kunnen zien hoe iets gaat.”

Tot slot kregen ook surveys een vaste plek. In plaats van één jaarlijks medewerkerstevredenheidsonderzoek werkt Anne&Max nu met korte pulse surveys, waarbij medewerkers elke week twee vragen ontvangen over wisselende thema’s. Zo wordt feedback geven laagdrempeliger en ontstaat er sneller inzicht in wat er speelt binnen de organisatie.

De resultaten

Sinds de invoering van Oneteam is de manier van werken binnen Anne&Max merkbaar veranderd. Communicatie, onboarding en feedback zijn samengebracht op één plek, wat zorgt voor meer overzicht en duidelijkheid in de dagelijkse operatie.

Sneller schakelen in de operatie

De grootste verandering zit volgens Quincy in communicatie. Informatie wordt nu direct gedeeld met de juiste teams, waardoor medewerkers op de vloer sneller weten waar ze aan toe zijn.

In de praktijk betekent dit dat teams sneller kunnen handelen. Als een ingrediënt tijdelijk niet leverbaar is, wordt dat direct gedeeld met het keukenteam. Medewerkers kunnen meteen reageren of alternatieven bespreken, zonder dat informatie via meerdere omwegen hoeft te lopen.

Dat levert concreet op:

• medewerkers die sneller en beter geïnformeerd zijn
• minder miscommunicatie op de werkvloer
• minder tijd kwijt aan het doorzetten van informatie
• meer betrokkenheid tussen teams en met Anne&Max als organisatie
• meer rust en duidelijkheid in de operatie

Meer verbinding binnen de organisatie

Naast snellere communicatie zorgt het platform er ook voor dat medewerkers meer zicht krijgen op wat er speelt binnen Anne&Max als geheel.

Een goed voorbeeld is het jaarlijkse latte art-event, waarbij via Oneteam live updates werden gedeeld. Collega’s die er niet bij waren, konden het toch volgen en erop reageren.

“Dan merk je dat mensen toch betrokken raken, ook als ze er zelf niet zijn,” zegt Quincy. “Uiteindelijk zorgt dat voor meer verbinding tussen collega’s en vestigingen.”

Meer structuur in onboarding en training

Ook onboarding en training zijn een stuk overzichtelijker en consistenter geworden. In plaats van papieren checklists en losse uitleg op de vloer, is er nu één duidelijke basis via de app waar elke nieuwe medewerker mee start.

Nieuwe collega’s doorlopen eerst de onboardingmodules en basistrainingen, waarna de praktijktraining op de vloer daarop aansluit. “Dat maakt het een stuk overzichtelijker en duidelijker wat iemand moet leren in de eerste periode,” zegt Quincy.

In de praktijk zorgt dit voor:

• meer uniformiteit in hoe medewerkers werken
• meer houvast voor zowel medewerkers als franchisenemers
• minder afhankelijkheid van wie iemand inwerkt

‍

Feedback die sneller leidt tot actie

Met de overstap naar korte pulse surveys is feedback veel laagdrempeliger geworden. In plaats van één uitgebreid jaarlijks medewerkerstevredenheidsonderzoek, ontvangen medewerkers nu elke twee weken twee korte vragen over wisselende thema’s zoals werkplezier en ontwikkeling.

“Dat maakt het veel overzichtelijker en makkelijker om in te vullen,” zegt Quincy. “De eerste pulse survey had zonder promotie al 30% respons, dat vind ik wel heel positief.”

Voor Anne&Max betekent dit:

• continu inzicht in wat er speelt
• sneller signalen ophalen
• gerichter en sneller sturen op belangrijke thema’s

Een platform dat meegroeit met de organisatie

Oneteam wordt inmiddels breder ingezet dan alleen voor communicatie en groeit mee met de organisatie. “We blijven kijken hoe we het zo praktisch mogelijk maken voor de werkvloer,” zegt Quincy.

Dat zie je terug in hoe het platform zich ontwikkelt. Denk aan formulieren voor HR-vragen of checklists voor het openen en sluiten van de winkel, waardoor het dagelijkse werk net wat makkelijker wordt.

‍

Conclusie

Voor Anne&Max heeft Oneteam zich ontwikkeld tot een centrale plek waar communicatie, onboarding, training en feedback samenkomen. Het zorgt voor meer rust en duidelijkheid in de operatie, terwijl medewerkers beter bereikt worden en meer betrokken raken bij wat er speelt binnen de organisatie.

“Wat ik heel fijn vind, is dat er vanuit Oneteam echt geluisterd wordt,” zegt Quincy. “Als ik ideeën of wensen aandrag, wordt wordt daar serieus naar gekeken en waar mogelijk direct iets mee gedaan,” vertelt Quincy. “Je hebt niet het gevoel dat je alleen een tool afneemt, maar dat je samen aan het bouwen bent. En het help ook  om het platform steeds beter te laten aansluiten op wat wij nodig hebben.”

Juist die combinatie maakt het verschil: een platform dat niet alleen ondersteunt, maar actief meebeweegt met wat Anne&Max nodig heeft, vandaag én in de toekomst.