Bunk

"Oneteam hilft uns wirklich dabei, die Menschen miteinander zu verbinden. Es lässt Amsterdam und Utrecht wie ein Team statt wie zwei separate Einheiten fühlen"
– Amber Selby Brown, Brand Managerin bei Bunk

Über Bunk

Bunk ist ein hybrides Hospitality-Konzept, bei dem Hostel, Hotel, Restaurant und Kulturveranstaltungsort unter einem Dach zusammenkommen. Beide Standorte in Utrecht und Amsterdam befinden sich in wunderschön umgebauten Kirchengebäuden und verleihen den Räumen einen einzigartigen und zeitgemäßen Charakter.

Mehr als 130 Mitarbeiter bringen das Konzept in allen Abteilungen zum Leben – von Front Office und F&B bis hin zu Housekeeping, Reservierung, Instandhaltung und den Support-Teams. Mit zwei Betrieben, die sieben Tage die Woche in Betrieb sind, dient Oneteam als zentraler Ort, an dem Kolleginnen und Kollegen Informationen teilen, zusammenarbeiten und in Verbindung bleiben.

Die Herausforderung

Bevor Bunk Oneteam nutzte, lief fast die gesamte interne Kommunikation über WhatsApp. Zunächst funktionierte das gut genug, aber mit der Zeit mehrten sich die Gruppen-Chats immer weiter. Und weil Bunk rund um die Uhr in Betrieb ist, konnten Benachrichtigungen jederzeit eintreffen.

"Für viele Kolleginnen und Kollegen wurde es zu viel", sagt Amber, Brand Managerin. "Die Leute erhielten Updates, während sie schliefen, an einem freien Tag oder sogar im Urlaub. Die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben verschwamm."

Es war wenig überraschend, dass immer mehr Menschen ihre Gruppen-Chats stummschalteten, um etwas Ruhe zu finden. Das schuf jedoch ein neues Problem: Wichtige Informationen wurden leicht übersehen, und nicht jeder hatte dieselben Updates gesehen.

Claudia, HR-Beauftragte, bemerkte dasselbe. "Man konnte erkennen, dass nicht alle dieselben Informationen hatten. Eine Person wusste von etwas, eine andere hatte es komplett verpasst. Das war nie absichtlich, machte die Zusammenarbeit aber weniger reibungslos."

Die Kommunikation auf E-Mail umzustellen war auch keine gute Alternative. Nicht jeder überprüft regelmäßig seine E-Mails, und für jede Stelle Firmen-E-Mail-Konten einzurichten passte einfach nicht zur Arbeitsweise von Bunk.

Nach und nach wurde das Kernproblem deutlich: Die Kommunikation fühlte sich überwiegend an, persönliche Grenzen wurden nicht immer respektiert, und die Kolleginnen und Kollegen erhielten nicht konsistent die Updates, die sie für ihre Arbeit benötigten.

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Die Lösung

Die Suche nach einer besseren Lösung begann, als Bunk die Eröffnung seines Amsterdamer Standorts vorbereitete. Eine neue Betriebsstätte zu eröffnen ist ein intensiver Prozess, und das Team stellte fest, wie unkläre Kommunikation stressige Momente noch schwerer machte.

"Es gab Situationen, in denen die Leute bereits unter Druck standen und dann noch viele unnötige Nachrichten obendrauf bekamen", sagt Amber. "Das hat uns klargemacht, dass wir einen gesunderen Weg der Kommunikation brauchten."

Gleichzeitig kam COVID, und das Team hatte plötzlich mehr Zeit, sich ihre HR-Prozesse und Kommunikations-Tools anzuschauen. Es war der perfekte Moment, eine Plattform zu wählen, die sie langfristig unterstützen konnte.

"Wir haben einige Optionen ausprobiert, aber Oneteam bot alles, was wir zu dem Zeitpunkt brauchten", erklärt Amber. "Es war unkompliziert zu bedienen, kostete kein Vermögen und fühlte sich gut mit unserer Arbeitsweise vereinbar an."

Die Umsetzung

Bunk übersturzte den Rollout nicht. Gemeinsam mit dem Customer Success Manager von Oneteam testeten Amber und ihre Kolleginnen und Kollegen die Plattform, dachten über die Struktur nach und entschieden, wie verschiedene Teams sie nutzen würden.

"Ein neues System einzurichten macht normalerweise nicht besonders viel Spaß", sagt Amber. "Aber die Unterstützung von Oneteam war sehr gut. Alle waren sehr freundlich und hilfsbereit. Wenn wir um Ideen baten, wie wir die Leute engagiert halten können, kamen Vorschläge, die in der Praxis auch wirklich funktioniert haben."

Als die Plattform bereit war, traf Bunk eine klare Entscheidung: Die interne Kommunikation würde ausschließlich über Oneteam laufen. WhatsApp wurde nicht mehr für Unternehmens-Updates genutzt und E-Mail wurde für bestimmte Zwecke reserviert, wie zum Beispiel Verträge.

Um Konsistenz zu gewährleisten, werden neue Mitarbeiter beim Onboarding in Oneteam eingeführt. "In ihren ersten Tagen führen wir sie durch alle Tools, die wir nutzen", sagt Claudia. "Wir erklären, dass Oneteam unsere einzige Kommunikationsplattform ist und bitten sie, es mindestens einmal täglich zu prüfen, wenn sie arbeiten, damit sie keine wichtigen Updates verpassen."

Das funktionierte. Die Akzeptanz wuchs schnell und blieb hoch. Heute nutzen rund 95 % der Mitarbeiter Oneteam. In Utrecht waren 99 % im letzten Monat aktiv und in Amsterdam 98 %.

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Die Ergebnisse

Im Laufe der Zeit fand Bunk eine Art der Nutzung von Oneteam, die zu seiner Kultur passt. Die größte Veränderung ist, dass die Kommunikation strukturierter und deutlich weniger überwältigend geworden ist. Amber merkt es daran, wie die Kolleginnen und Kollegen auf dem Laufenden bleiben. "Wenn wir Ankündigungen auf der Timeline teilen, können die Leute schnell auf den neuesten Stand kommen. Sie müssen nicht durch lange Unterhaltungen scrollen, um eine wichtige Nachricht zu finden. Es hilft auch, dass wir sehen können, wer einen Beitrag gesehen hat."

Die Möglichkeit, Updates nach Standort oder Gruppe zu steuern, spart ebenfalls Verwirrung. "Wir können Beiträge nur für Utrecht oder nur für Amsterdam teilen", sagt Claudia. "Aber auch für alle, wenn etwas unternehmensweit gilt. Diese Struktur macht es für die Leute viel einfacher, das zu verfolgen, was für sie relevant ist."

Oneteam ist jetzt Teil vieler Momente im täglichen Betrieb:

• Vorstellungsbeiträge mit Foto und kurzer Geschichte helfen Kolleginnen und Kollegen, neue Teammitglieder vom ersten Tag an zu erkennen.
• Monatliche Jubiläumsbeiträge, um Kolleginnen und Kollegen zu würdigen, die einen Arbeitsmeilenstein feiern.
• Ein monatliches "Kennst du mich eigentlich?"-Interview, verfasst von Kolleginnen und Kollegen in beiden Betrieben und mit einem anderen Teammitglied pro Ausgabe, das eine persönliche Note verleiht und regelmäßig hohe Resonanz erzielt.
• Unternehmensneuigkeiten und praktische Updates wie neue Menü-Einführungen, Veranstaltungserinnerungen und Änderungen in der Hausordnung, die alle auf der Timeline geteilt werden.
• Einladungen zu Feedback-Sessions, bei denen sich Kolleginnen und Kollegen einfach anmelden können, um Ideen und Erfahrungen zu teilen.
• Abteilungs-Gruppen-Chats für die tägliche Kommunikation, zum Beispiel über Lieferungen, Plananänderungen und Schichtnotizen.
• Shortcuts, die schnellen Zugang zum Gehaltsabrechnungssystem, Planungstools und anderen wichtigen Systemen geben.

Auch die Events-Funktion ist zu einem Favoriten geworden. "Wir nutzen sie für Mitarbeiterevents wie die Neujahrsfeier, Mitarbeiterdrinks und Feierlichkeiten in den Betrieben. Die Leute können sich selbst anmelden und erhalten Erinnerungen auf ihrem Handy", sagt Claudia. "Wir sehen sofort, wie viele Kolleginnen und Kollegen kommen. Ohne das würden wir die Leute ständig erinnern müssen."

Die Aktivität auf der Plattform ist konstant hoch. In Utrecht schickten Mitarbeiter in einem einzigen Monat 4.669 Direktnachrichten und in Amsterdam 1.393. Amber behält diese Statistiken im Blick. "Wir überprüfen regelmäßig, wie viele Leute sich einloggen und wie häufig Nachrichten gesendet werden. Das gibt uns ein gutes Gefühl dafür, wie engagiert die Teams sind. Diese Zahlen sind stabil und hoch geblieben, was schön zu sehen ist."

Fazit

Für Bunk kommt der größte Wert von Oneteam auf einen Punkt hinaus: echte Verbindung.

"Verbindung ist eine unserer drei Hauptsäulen", erklärt Amber. "Oneteam unterstützt das wirklich. Wenn man jemanden bereits aus einem Vorstellungsbeitrag oder einem 'Kennst du mich eigentlich?'-Interview kennt, ist es so viel einfacher, auf diese Person zuzugehen – auch wenn man sich noch nie persönlich begegnet ist."

Claudia erlebt es auch jeden Tag. "Es hilft den Kolleginnen und Kollegen wirklich, sich auf persönlichere Weise kennenzulernen. Das macht das Zusammenarbeiten einfacher und macht viel mehr Spaß."

Und vielleicht der größte Effekt von allen: "Oneteam lässt Utrecht und Amsterdam weniger wie zwei separate Standorte wirken", sagt Amber. "Es fühlt sich wirklich wie ein Team an."