Bunk

« Oneteam nous aide vraiment à maintenir le lien entre nos collaborateurs. Il fait qu'Amsterdam et Utrecht se sentent comme une seule équipe plutôt que deux entités séparées. »
– Amber Selby Brown, Brand Manager chez Bunk

À propos de Bunk

Bunk est un concept hôtelier hybride qui réunit sous un même toit une auberge de jeunesse, un hôtel, un restaurant et un lieu culturel. Les deux établissements, à Utrecht et Amsterdam, sont installés dans de magnifiques bâtiments d'église reconvertis, ce qui leur confère un caractère unique et contemporain.

Plus de 130 collaborateurs font vivre ce concept dans tous les départements — de la réception à la restauration, en passant par le housekeeping, les réservations, la maintenance et les équipes support. Avec deux établissements ouverts sept jours sur sept, Oneteam est devenu le lieu central où les collègues partagent l'information, collaborent et restent connectés.

Le défi

Avant que Bunk ne commence à utiliser Oneteam, presque toute la communication interne passait par WhatsApp. Au début, ça fonctionnait à peu près, mais avec le temps, le nombre de groupes de discussion n'a cessé d'augmenter. Et comme Bunk fonctionne en continu, les notifications pouvaient arriver à n'importe quel moment.

« Pour beaucoup de collègues, c'était devenu trop », dit Amber, Brand Manager. « Les gens recevaient des mises à jour pendant leur sommeil, un jour de congé ou même en vacances. La frontière entre travail et vie personnelle était complètement floue. »

Sans surprise, de plus en plus de personnes ont commencé à couper le son de leurs groupes pour avoir un peu de tranquillité. Mais cela a créé un nouveau problème. Les informations importantes étaient faciles à manquer et tout le monde n'avait pas vu les mêmes mises à jour.

Claudia, responsable RH, a constaté la même chose. « On voyait bien que tout le monde n'avait pas les mêmes informations. Une personne était au courant de quelque chose, une autre était complètement passée à côté. Ce n'était jamais intentionnel, mais ça rendait la collaboration moins fluide. »

Passer à l'e-mail n'était pas une bonne alternative non plus. Tout le monde ne consulte pas régulièrement ses mails, et créer des adresses e-mail professionnelles pour chaque poste ne correspondait pas à la façon dont Bunk fonctionne.

Peu à peu, le problème de fond est devenu évident : la communication était envahissante, les limites personnelles n'étaient pas toujours respectées et les collaborateurs ne recevaient pas systématiquement les informations dont ils avaient besoin pour bien faire leur travail.

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La solution

La recherche d'une meilleure solution a démarré lorsque Bunk préparait l'ouverture de son établissement d'Amsterdam. Ouvrir un nouveau lieu est un processus intense, et l'équipe a réalisé à quel point une communication floue alourdissait encore plus les moments de tension.

« Il y avait des situations où les gens étaient déjà sous pression et recevaient en plus un flot de messages inutiles », dit Amber. « Ça nous a fait comprendre qu'on avait besoin d'une façon de communiquer plus saine. »

En même temps, le Covid est arrivé et l'équipe a soudainement eu plus de temps pour revoir ses processus RH et ses outils de communication. C'était le moment idéal pour choisir une plateforme capable de les accompagner sur le long terme.

« On a exploré plusieurs options, mais Oneteam offrait tout ce dont on avait besoin à ce moment-là », explique Amber. « C'était simple à utiliser, pas excessivement cher, et ça correspondait bien à notre façon de travailler. »

L'approche

Bunk n'a pas précipité le déploiement. Avec le Customer Success Manager de Oneteam, Amber et ses collègues ont testé la plateforme, réfléchi à la structure et décidé comment les différentes équipes l'utiliseraient.

« Mettre en place un nouveau système n'est généralement pas ce qu'il y a de plus plaisant », dit Amber. « Mais le support de Oneteam était vraiment top. Tout le monde a été très sympa et serviable. Quand on demandait des idées pour maintenir l'engagement, ils proposaient des suggestions qui fonctionnaient vraiment en pratique. »

Une fois la plateforme prête, Bunk a pris une décision claire. La communication interne se ferait uniquement dans Oneteam. WhatsApp n'était plus utilisé pour les actualités de l'entreprise et l'e-mail était réservé à des usages spécifiques, comme les contrats.

Pour assurer la cohérence, les nouveaux collaborateurs sont initiés à Oneteam dès leur intégration. « Lors de leurs premiers jours, on leur présente tous les outils qu'on utilise », dit Claudia. « On explique que Oneteam est notre seule plateforme de communication et on leur demande de la consulter au moins une fois par jour lorsqu'ils travaillent, pour ne pas manquer les mises à jour importantes. »

Ça a marché. L'adoption a rapidement grandi et s'est maintenue à un niveau élevé. Aujourd'hui, environ 95 % des collaborateurs utilisent Oneteam. À Utrecht, 99 % étaient actifs le mois dernier et à Amsterdam 98 %.

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Les résultats

Au fil du temps, Bunk a trouvé une façon d'utiliser Oneteam qui correspond à sa culture. Le plus grand changement, c'est que la communication est devenue plus structurée et bien moins envahissante. Amber le remarque dans la façon dont les collègues se tiennent informés. « Quand on partage des annonces sur le fil d'actualité, les gens peuvent se mettre à jour rapidement. Ils n'ont plus à faire défiler de longues conversations pour trouver un message important. C'est aussi pratique de voir qui a vu une publication. »

La possibilité de cibler les mises à jour par établissement ou par groupe évite également la confusion. « On peut partager des posts uniquement pour Utrecht ou uniquement pour Amsterdam », dit Claudia. « Mais aussi pour tout le monde quand quelque chose concerne l'ensemble de l'entreprise. Cette structure aide les gens à suivre ce qui est pertinent pour eux. »

Oneteam fait désormais partie de nombreux moments du quotidien :

• Des posts de présentation avec photo et courte description aident les collègues à reconnaître les nouveaux membres de l'équipe dès le premier jour.
• Des posts d'anniversaire mensuels pour mettre à l'honneur les collaborateurs qui fêtent une étape dans leur carrière.
• Une interview mensuelle « Tu sais qui je suis ? », rédigée par des collègues des deux établissements et mettant à la une un collaborateur différent à chaque fois — une touche personnelle qui génère systématiquement un fort engagement.
• Les actualités de l'entreprise et les mises à jour pratiques comme les nouveaux menus, les rappels d'événements et les changements de politique, tous partagés sur le fil d'actualité.
• Des invitations à des sessions de feedback où les collègues peuvent facilement s'inscrire pour partager leurs idées et expériences.
• Des groupes de discussion par département pour la communication quotidienne : livraisons, changements de planning, notes de shift.
• Des raccourcis donnant un accès rapide au système de paie, aux outils de planification et aux autres systèmes essentiels.

La fonctionnalité Événements est également devenue un favori. « On l'utilise pour les événements collaborateurs comme la fête du Nouvel An, les after-works et les célébrations dans les établissements. Les gens peuvent s'inscrire eux-mêmes et reçoivent des rappels sur leur téléphone », dit Claudia. « On voit immédiatement combien de collègues viennent. Sans ça, on serait à les relancer en permanence. »

L'activité sur la plateforme est constamment élevée. À Utrecht, les collaborateurs ont envoyé 4 669 messages directs en un seul mois, et 1 393 à Amsterdam. Amber suit de près ces statistiques. « On vérifie régulièrement combien de personnes se connectent et à quelle fréquence les messages sont envoyés. Ça nous donne une bonne idée de l'implication des équipes. Ces chiffres sont restés stables et élevés, ce qui est très encourageant. »

Conclusion

Pour Bunk, la plus grande valeur de Oneteam se résume à une chose : la connexion réelle.

« La connexion est l'un de nos trois piliers principaux », explique Amber. « Oneteam soutient vraiment ça. Quand vous avez déjà vu quelqu'un dans un post de présentation ou une interview, il est tellement plus facile d'aller vers cette personne, même si vous ne vous êtes jamais rencontrés en personne. »

Claudia le voit aussi au quotidien. « Ça aide vraiment les collègues à mieux se connaître de façon plus personnelle. Ça rend le travail ensemble plus facile et bien plus agréable. »

Et peut-être l'impact le plus fort de tous : « Oneteam fait que Utrecht et Amsterdam ressemblent moins à deux sites séparés », dit Amber. « On se sent vraiment comme une seule équipe. »