Bunk

“Oneteam helpt ons echt om iedereen met elkaar verbonden te houden. Het maakt dat Amsterdam en Utrecht veel meer aanvoelen als één team in plaats van twee aparte locaties."
– Amber Selby Brown, Brand Manager bij Bunk

‍

Over Bunk

Bunk is een hybride hospitalityconcept waarin een hostel, hotel, restaurant en culturele locatie samenkomen onder één dak. De locaties in Utrecht en Amsterdam zijn gevestigd in prachtig verbouwde kerkgebouwen, wat het geheel een karaktervolle en eigentijdse uitstraling geeft.

Het team bestaat uit ruim 130 medewerkers, verdeeld over front office, F&B, housekeeping, reserveringen, technische dienst en de support teams. Met twee locaties die zeven dagen per week volop draaien, gebruikt iedereen Oneteam als centrale plek om informatie te delen, samen te werken en verbonden te blijven.

‍

De uitdaging

Voordat Bunk met Oneteam begon, liep bijna alle interne communicatie via WhatsApp. In het begin werkte dat nog prima, maar na verloop van tijd ontstond er een wirwar aan groepschats. Alles liep door elkaar: updates, vragen, praktische informatie en privégesprekken. En omdat Bunk 24 uur per dag draait, kwamen berichten op elk moment van de dag binnen.

“Voor veel collega’s werd het gewoon te veel,” zegt Amber, Brand Manager. “Mensen kregen berichten terwijl ze sliepen, op een vrije dag of zelfs op vakantie. De grens tussen werk en privé vervaagde daardoor snel.”

Wat volgde, voelde als een logische reactie: steeds meer collega’s zetten hun groepschats op stil om niet continu gestoord te worden. Maar dat zorgde meteen voor een nieuw probleem. Belangrijke informatie raakte sneller ondergesneeuwd en niet iedereen had dezelfde updates gezien.

Ook Claudia, HR medewerker, zag dit gebeuren. “Je merkte dat niet iedereen dezelfde informatie had. De één was ergens wel van op de hoogte, de ander niet. Het was nooit onwil, maar het maakte samenwerken minder soepel.”

Overstappen naar e-mail voor communicatie was ook geen goed alternatief. Niet iedereen checkt zijn mail regelmatig en voor sommige functies zou een zakelijk e-mailadres eerder onpraktisch dan behulpzaam zijn.

Langzaam maar zeker werd duidelijk wat er speelde: de communicatie was te veel en chaotisch, persoonlijke grenzen werden niet altijd gerespecteerd en medewerkers kregen niet consistent de updates die ze nodig hadden om hun werk goed te doen.

‍

De oplossing

Het besef dat het anders moest, kwam tijdens de voorbereidingen voor de opening van Bunk Amsterdam. In die drukke periode werd duidelijk hoeveel extra stress onduidelijke communicatie veroorzaakte. 

“Mensen stonden al onder druk en kregen dan bovenop alles nog berichten die niet altijd nodig waren,” zegt Amber. “Dat was voor ons de druppel. We wilden een gezondere manier van communiceren.”

Rond dezelfde tijd brak COVID uit en kwam alles plotseling tot stilstand. Dat onverwachte moment gaf het team de ruimte om hun processen opnieuw te bekijken en te zoeken naar een platform dat meer rust en structuur kon brengen. 

“We hebben verschillende opties bekeken,” vertelt Amber. “Maar Oneteam paste gewoon het beste bij ons. Het is eenvoudig te gebruiken, betaalbaar en had precies de functies die we nodig hadden.”

‍

De aanpak

Bunk besloot de uitrol rustig en zorgvuldig aan te pakken. Samen met de Customer Success Manager van Oneteam testten Amber en haar collega’s de mogelijkheden, dachten ze na over de structuur en legden ze vast hoe verschillende teams het platform zouden gebruiken.

“Een nieuw systeem opzetten is normaal gesproken niet het leukste om te doen,” zegt Amber lachend. “Maar dit proces liep verrassend prettig. Iedereen was behulpzaam en goed bereikbaar, en bij elke vraag werd meegedacht. Ook de ideeën die we kregen om medewerkers betrokken te houden, bleken in de praktijk echt goed te werken.”

Toen het platform eenmaal stond, maakte Bunk een duidelijke keuze: interne communicatie zou voortaan alleen nog via Oneteam verlopen. WhatsApp werd niet meer gebruikt voor bedrijfsupdates en e-mail alleen nog voor specifieke zaken zoals contracten.

Nieuwe medewerkers leren Oneteam meteen kennen tijdens hun onboarding. “In de eerste dagen lopen we alle tools door,” legt Claudia uit. “We geven aan dat Oneteam ons enige communicatieplatform is en vragen ze om het minimaal één keer per werkdag te checken, zodat ze altijd op de hoogte zijn van de laatste updates.”

En die aanpak werkte. De adoptie steeg snel en bleef hoog. Inmiddels gebruikt zo’n 95% van de medewerkers Oneteam actief. In Utrecht lag de activiteit de afgelopen maand op 99%, in Amsterdam op 98%.

‍

De resultaten

Sinds de komst van Oneteam is er veel veranderd. De grootste winst zit in structuur en overzicht. Communicatie voelt rustiger, duidelijker en minder versnipperd.

Amber merkt het vooral aan hoe makkelijk collega’s nu op de hoogte blijven. “Als we iets delen via de Tijdlijn kunnen mensen snel bijlezen. Ze hoeven niet meer door lange chatgesprekken te scrollen om dat ene belangrijke bericht te vinden. En het helpt dat we kunnen zien wie een bericht heeft gelezen.”

Ook het feit dat updates gericht kunnen worden verzonden naar een specifieke locatie of groep, zorgt voor meer duidelijkheid. “We kunnen iets alleen voor Utrecht delen, alleen voor Amsterdam, of voor iedereen,” zegt Claudia. “Dat maakt het veel makkelijker om te volgen wat relevant is voor jouw werkdag.”

Oneteam is inmiddels onderdeel van veel vaste rituelen binnen Bunk:

• Introductieposts met foto en kort verhaaltje maken nieuwe collega’s meteen herkenbaar.
• Maandelijkse jubileumposts zetten medewerkers die een mijlpaal vieren extra in het zonnetje.
• De reeks “Weet je wel wie ik ben?” brengt persoonlijke verhalen en zorgt vrijwel altijd voor veel reacties.
• Bedrijfsnieuws, menu-updates, reminders en beleidswijzigingen staan overzichtelijk op de Tijdlijn.
• Medewerkers kunnen zich met één klik aanmelden voor feedbacksessies.
• Afdelingschats houden iedereen op de hoogte van dagelijkse zaken zoals leveringen, roosterwijzigingen en shift updates.
• Snelkoppelingen leiden direct naar systemen zoals het salarissysteem en de planning.

Ook de Events-functie is populair. “We gebruiken die voor personeelsfeesten zoals de nieuwjaarsborrel, uitjes en andere events,” vertelt Claudia. “Collega’s kunnen zich makkelijk aanmelden en krijgen automatisch herinneringen. Zonder Oneteam zouden we steeds moeten navragen wie er komt.”

De activiteit op het platform is hoog. In Utrecht verstuurden medewerkers in één maand 4.669 direct messages, in Amsterdam 1.393. Amber houdt deze statistieken regelmatig in de gaten om te zien hoe betrokken collega’s zijn. “We kijken naar hoeveel mensen inloggen en hoe vaak er berichten worden gestuurd. Dat geeft een goed beeld van hoe actief teams met Oneteam werken. En dat blijft eigenlijk altijd stabiel hoog, dus daar zijn we heel tevreden mee.” vertelt ze.

‍

Conclusie

Voor Bunk zit de grootste waarde van Oneteam in één ding: echte verbinding. 

“Verbinding is een van onze drie belangrijkste pijlers,” vertelt Amber. “En Oneteam draagt daar echt aan bij. Als je iemand al eens hebt gezien in een introductiepost of een ‘Weet je wel wie ik ben?’ interview, herken je elkaar sneller. Dat maakt het zoveel makkelijker om op iemand af te stappen, ook als je elkaar nog nooit in het echt hebt gesproken.”

Claudia ziet dat dagelijks gebeuren. “Collega’s leren elkaar op een laagdrempelige manier kennen. Dat maakt samenwerken niet alleen makkelijker, maar ook gewoon leuker.”

En misschien wel het mooiste resultaat: “Oneteam zorgt ervoor dat Utrecht en Amsterdam minder als twee losse locaties voelen,” zegt Amber. “Het voelt veel meer als één team.”