Groenoord Zorgt

"Seit wir Oneteam nutzen, ist es viel einfacher geworden, unsere Kolleginnen und Kollegen einzubinden. Es gibt mehr Interaktion, die Menschen fühlen sich gehört und als Teil einer echten Gemeinschaft."
- Jessica van der Weijden, Senior HR-Beraterin bei Groenoord Zorgt

Über Groenoord Zorgt

Groenoord Zorgt hilft Menschen, die ihren Haushalt nicht mehr vollständig selbst führen können, indem es häusliche Unterstützung anbietet. Der Hauptsitz befindet sich in Leiden und beschäftigt 16 Büromitarbeiter. Die übrigen 300 Kolleginnen und Kollegen arbeiten eigenständig im Außendienst, verteilt über die Provinz Südholland in den Niederlanden. Sie verfügen über kein Diensthandy oder Laptop und fahren direkt von zu Hause zu ihren Kunden.

Die Herausforderung

Für die meisten Kolleginnen und Kollegen beginnt der Arbeitstag zu Hause, nicht im Büro. Sie steigen aufs Fahrrad und fahren direkt zu ihrem ersten Kunden. Es gibt keinen gemeinsamen Arbeitsplatz, keine Team-Meetings und kein kurzes Pläudern an der Kaffeemaschine.

"Unsere Kolleginnen und Kollegen arbeiten eigenständig, an vielen verschiedenen Orten", sagt Jessica van der Weijden, Senior HR-Beraterin bei Groenoord Zorgt. "Das macht es schwierig, wirklich in Verbindung zu bleiben."

Die meiste Kommunikation lief über E-Mail. Dazu gab es eine zentrale WhatsApp-Gruppe, aber die Kolleginnen und Kollegen konnten darin nicht antworten. "Wir haben hauptsächlich Nachrichten gesendet, aber nicht viel gehört", erklärt Jessica. "Wenn wir eine Veranstaltung organisierten und kaum jemand kam, wussten wir nicht warum. War die Nachricht nicht angekommen? Passte das Datum nicht? Oder war schlicht kein Interesse vorhanden?"

Dieses fehlende Feedback erzeugte Frust. Es wurde auch deutlich, dass das Team mehr Klarheit, Einbindung und Verbindung brauchte. "Wir glauben an die Kraft der Gemeinschaft", sagt Jessica. "Das ist Teil der Blue-Zone-Philosophie, der wir folgen. Aber eine Gemeinschaft baut man nicht auf, wenn man selten miteinander spricht."

Die Lösung

Groenoord Zorgt begann, nach einer einfachen und zuverlässigen Möglichkeit zu suchen, ihre Außendienstmitarbeiter zu erreichen und in Verbindung zu halten. "Wir hatten früher eine private Facebook-Gruppe genutzt. Diese Art der Timeline-Kommunikation funktionierte gut und viele unserer Kolleginnen und Kollegen mochten sie. Wir wollten etwas Ähnliches, aber professioneller und auch für die Kollegin verfügbar, die kein Facebook hatte."

Dann entdeckten sie Oneteam. "Von Anfang an ergab es Sinn", sagt Jessica. "Die Timeline, die Möglichkeit zu liken und zu kommentieren, das einfache Design. Es fühlte sich für uns richtig an."

Während der Demo wurde schnell klar, dass Oneteam mehr bieten konnte als nur Kommunikation. Die Plattform umfasste auch E-Learnings, Urlaubsanträge, Event-Anmeldungen und sogar eine Anbindung an Nmbrs. "Das hat es wirklich zum Leben erweckt. Wir merkten, dass es nicht nur ein Ort zum Teilen von Neuigkeiten war, sondern eine vollständige Plattform zur Unterstützung unserer täglichen Arbeit."

Die Umsetzung

Jessica leitete den Rollout selbst. Nachdem sie die Inhalte und Onboarding-Materialien vorbereitet hatte, lud sie alle Kolleginnen und Kollegen per E-Mail ein, die App herunterzuladen.

"Die meisten haben sie sofort installiert", sagt sie. "Für diejenigen, die Hilfe benötigten, standen wir im Büro bereit, aber das stellte sich als kaum nötig heraus."

Zunächst stellten manche Kolleginnen und Kollegen fest, dass es im Hub einiges zu entdecken gab. Nach einer kurzen Erklärung fühlten sie sich schnell wohl und wussten, wo sie alles finden können. "Auch Kolleginnen und Kollegen, die nicht sehr technikaffin sind, kommen gut damit zurecht. Es ist für alle einfach zu bedienen."

Die Ergebnisse

Seit dem Start ist Oneteam zur zentralen Anlaufstelle für Kommunikation, Onboarding und Wissensaustausch geworden.

93 % der Kolleginnen und Kollegen haben die App heruntergeladen, und 69 % haben sie in der vergangenen Woche genutzt. Sie wird jetzt täglich für Neuigkeiten, Updates, Onboarding, E-Learnings, Urlaubsanträge, Events und die Kommunikation per Chat und Timeline verwendet.

Die E-Learnings sind auf reale Arbeitssituationen ausgerichtet und behandeln Themen wie das Erkennen von Krankheitszeichen, Demenz oder Delir. "Wir haben sogar ein Video gemacht, in dem sich das gesamte Büro-Team vorstellt", sagt Jessica. "So wissen die Kolleginnen und Kollegen im Außendienst auch, wer wir sind."

Die Timeline erhält immer mehr Engagement. "Neulich hat eine Kollegin ein Foto vom Geburtstag einer Kundin gepostet. Sie hatten gemeinsam gekocht. Daraus wurde ein schöner Beitrag mit vielen Reaktionen. Solche Momente haben wir vorher nicht gesehen."

Fazit

"Für uns ist der größte Gewinn, dass wir unsere Kolleginnen und Kollegen jetzt schnell und einfach erreichen können", sagt Jessica. "Nicht nur alle auf einmal, sondern auch nach Region oder eins zu eins. Es fühlt sich persönlicher an und funktioniert besser."

Jessica ist auch froh über die Unterstützung vom Oneteam-Team. "Wenn ich eine Frage habe, bekomme ich eine klare und schnelle Antwort. Und wenn ich etwas mehr Unterstützung brauche, schalten wir uns per Video-Call zusammen und lösen es gemeinsam."

Zukünftig möchte Groenoord Zorgt mehr Umfragen und Formulare nutzen, um regelmäßiger mit dem Team in Kontakt zu treten. "Wir wollen uns nicht nur auf die jährliche Mitarbeiterbefragung verlassen. Wir würden gerne regelmäßig schnelleres Feedback erhalten."

Rückblickend auf den bisherigen Weg reflektiert Jessica über die Wirkung, die Oneteam auf ihre Organisation hat. "Oneteam hilft uns, von einer Gruppe einzelner Kolleginnen und Kollegen zu einer vernetzten Organisation zu wachsen. Und genau das wollten wir erreichen."