Toolstation

„Vor Oneteam konnten wir nur 20 % unserer Mitarbeiter erreichen, da der Rest keine Firmen-E-Mail-Adresse hatte. Jetzt erreichen wir über 90 % unserer Belegschaft – das ist wirklich bemerkenswert.“
– Annabeth van den Berg, Interne Kommunikationsbeauftragte bei Toolstation

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Über Toolstation

Toolstation ist ein globales Unternehmen, das Baumaterialien und Werkzeuge an Profis und engagierte Heimwerker verkauft. In der Benelux-Region beschäftigt Toolstation mehr als 800 Mitarbeiter an 93 Standorten.

Wir sprachen mit Saskia Oosterhuis (Marketing Director Europe), Annabeth van den Berg (Interne Kommunikationsbeauftragte) und Marco Declemy (Filialleiter) darüber, wie Oneteam ihnen hilft, alle Kollegen zu verbinden und das Mitarbeiterengagement zu verbessern.

Die Herausforderung

Das Erreichen von Kollegen in den Filialen und Lagern war für Toolstation schon immer eine Herausforderung. Viele dieser Mitarbeiter hatten keine Firmen-E-Mail-Adresse, was bedeutete, dass wichtige Updates von der Zentrale sie oft nicht direkt erreichten. Stattdessen war man darauf angewiesen, dass Vorgesetzte Informationen weitergaben, oder sie verbreiteten sich auf informellem Wege.

Saskia erinnert sich: „Wir sahen, dass viele WhatsApp-Gruppen als Alternative gegründet wurden. Aber das verwischte die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben und fühlte sich nicht richtig an. Vor allem bedeutete es, dass die Kommunikation inkonsistent war. Manche Kollegen wurden schnell informiert, während andere etwas verpassten.“

Dieses Flickwerk der Kommunikation erzeugte Frustration. Toolstation ist stolz auf eine Kultur offener und transparenter Kommunikation, aber Kollegen fühlten sich nicht immer einbezogen. „Unsere Kollegen möchten auf dem Laufenden bleiben“, sagt Saskia. „Aber mit den Tools, die wir hatten, konnten wir das nicht zuverlässig gewährleisten.“

Es wurde klar, dass Toolstation eine zentrale Plattform brauchte, die für Mitarbeiter ohne Schreibtisch gebaut ist und alle gleichzeitig erreichen kann – ohne auf Vorgesetzte oder private Apps angewiesen zu sein.

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Die Lösung

Als Toolstation nach einer Lösung suchte, konzentrierte man sich auf drei Hauptkriterien: Sie musste benutzerfreundlich sein, auf Desktop und Mobilgeräten verfügbar sein und speziell für Mitarbeiter ohne Schreibtisch konzipiert sein.

Nach der ersten Demo von Oneteam war die Entscheidung einfach. „Wir waren sofort begeistert“, sagt Saskia. „Die Plattform wirkte intuitiv und einfach zu bedienen. Noch wichtiger: Sie war genau auf die Kollegen zugeschnitten, die wir am meisten erreichen wollten – die in Filialen und Lagern.“

Mit Unterstützung des Oneteam Customer Success Teams verlief die Implementierung reibungslos. Innerhalb weniger Wochen war die Plattform live und einsatzbereit. Annabeth erklärt: „Der Rollout war schnell und gut unterstützt. Alle konnten sofort loslegen.“

Die Einführung

Toolstation hat Oneteam als einzigen zentralen Kommunikationskanal für die gesamte Organisation eingeführt. Heute nutzen alle Kollegen die Plattform – in allen Abteilungen und Filialen. Mehr als 800 Mitarbeiter sind täglich in Oneteam aktiv.

Die Plattform wird für vielfältige Zwecke genutzt: vom Teilen von Unternehmensnachrichten und Updates bis hin zum Chatten mit Kollegen, der Planung von Events, der Durchführung von Umfragen und dem Onboarding neuer Mitarbeiter. „Es ist wirklich zum Ort geworden, an dem alles zusammenkommt“, sagt Annabeth.

Für Marco, einen Filialleiter, sind die Vorteile sehr greifbar. „Ich kann mein Filialteam jetzt sofort über aktuelle Geschehnisse und wichtige Updates informieren. Wenn jemand fehlt, kann ich direkt in der App zusätzliches Personal anfordern. Und das Beste: Oneteam schafft eine klare Trennung zwischen privater und beruflicher Kommunikation.“

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Die Ergebnisse

Seit der Einführung von Oneteam hat Toolstation eine vollständige Transformation in der Art und Weise erlebt, wie kommuniziert wird.

Zuvor waren nur 20 % der Mitarbeiter direkt erreichbar, da die meisten keine Firmen-E-Mail-Adresse hatten. Heute sind über 90 % der Kollegen in Oneteam verbunden und aktiv. Die Akzeptanz ist außerordentlich hoch: 91 % der Mitarbeiter nutzen die App aktiv.

Dieser Wandel hat große Auswirkungen gehabt:

• Die interne Kommunikation ist jetzt zentralisiert und konsistent.
• Kollegen fühlen sich besser informiert und stärker eingebunden.
• Die Organisation kann Updates sofort an alle Standorte senden.
• Die Balance zwischen Arbeit und Privatleben hat sich verbessert, da WhatsApp nicht mehr für Firmen-Updates genutzt wird.

Saskia: „Es ist großartig, endlich mit allen in der Organisation in Kontakt treten zu können. Oneteam macht unsere interne Kommunikation wirklich effektiver und macht mehr Spaß.“

Annabeth ergänzt: „Es hat uns auch beim Employer Branding geholfen. Wir können Geschichten, Erfolge und Updates sofort in der gesamten Organisation teilen. Das lässt die Menschen das Gefühl haben, Teil des großen Ganzen zu sein.“

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Ausblick

Toolstation hat ehrgeizige Pläne, den Einsatz von Oneteam noch weiter auszubauen. Der nächste Schritt ist der Ausbau von Onboarding- und eLearning-Programmen in Zusammenarbeit mit Lieferanten, um maßgeschneiderte Schulungsmodule zu erstellen.

Annabeth schließt ab: „Die gesamte interne Kommunikation ist jetzt zentralisiert, und jeder Kollege erhält die wesentlichen Informationen, die er für seine Rolle benötigt, in Oneteam. Das macht unsere Belegschaft nicht nur besser informiert, sondern auch engagierter.“