Van Oys

« Oneteam est notre hub central où toute la communication converge. Nous pouvons facilement partager des mises à jour, les nouveaux collègues se présentent, et tout le monde reste au courant. Ça apporte à la fois clarté et connexion. »
– Simone Böhmer, DRH & Culture chez Van Oys Maastricht Retreat

À propos de Van Oys

Van Oys Maastricht Retreat est un hôtel cinq étoiles supérior au cœur des collines du Limbourg du Sud. Avec 130 collaborateurs répartis dans sept départements, l’hôtel est vivant 24h/24. Certains collègues commencent tôt le matin en housekeeping, d’autres font le service du soir au restaurant, et quelques-uns finissent leur nuit en tant que portiers accueillant les clients aux premières heures du jour.

Le défi

Lorsque Simone Böhmer a rejoint l’établissement en tant que DRH & Culture en septembre 2024, l’hôtel était encore en cours de développement. Les équipes étaient à constituer, les départements à structurer et les systèmes clés à sélectionner. L’un des premiers défis était : comment allons-nous maintenir le lien entre tous nos collègues une fois ouverts ?

« Dans un hôtel comme le nôtre, il y a tellement de shifts et de départements différents. Une personne peut commencer à sept heures du matin tandis qu’une autre n’arrive qu’à onze heures du soir. Les collègues ne se croisent pas automatiquement, » explique Simone. « C’est pourquoi la communication doit être bien organisée. »

L’équipe a rapidement réalisé qu’elle avait besoin d’une plateforme centrale unique. Il n’était pas question d’avoir des groupes WhatsApp épars ou des fils d’e-mails sans fin où l’information pouvait facilement se perdre. Ils voulaient un endroit unique et structuré pour les mises à jour, les documents, les questions et les présentations. « Nous cherchions simplement un seul endroit où tout converge, » dit Simone. « Un endroit où les gens savent qu’ils peuvent toujours trouver ce dont ils ont besoin. »

La solution

Puisque Simone avait déjà travaillé avec Oneteam chez un employeur précédent, elle savait exactement ce que la plateforme pouvait offrir. Elle l’a proposé d’emblée. « J’en avais une bonne expérience, donc je savais que ça correspondrait à nos besoins, » dit-elle.

Son collègue Bart n’a eu qu’à consulter le site web pour être convaincu. « C’est exactement ce que nous cherchons, » a-t-il dit immédiatement. Après un appel de découverte et une vérification rapide des coûts, le choix était fait.

L’essentiel était de trouver une plateforme non seulement adaptée au partage de mises à jour, mais aussi au stockage de documents, à la création de groupes de chat départementaux et à l’ajout facile de photos. Elle devait également s’intégrer à leur système RH pour que la liste des collaborateurs reste automatiquement à jour.

« Avec WhatsApp, on oublie facilement de retirer les anciens collègues des groupes, ce qui devient vite désordonné. C’est quelque chose que nous voulions éviter, » dit Simone. « Grâce à l’intégration RH, la synchronisation se fait automatiquement. Ça économise du temps et maintient tout en ordre. »

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L’approche

L’implémentation d’Oneteam a débuté début 2025, bien avant l’ouverture officielle de l’hôtel. Cela a donné à l’équipe deux mois pour paramétrer la plateforme sans la pression des opérations quotidiennes.

Un stagiaire RH a coordonné le déploiement, en rassemblant des documents, en créant des groupes de chat et en préparant des mises à jour. Pendant ce temps, les directeurs de département finalisaient encore leurs procédures, menus et matériels d’onboarding, qui pouvaient être ajoutés directement à Oneteam dès qu’ils étaient prêts.

« Nous construisions encore tout, et finalement ça s’est avdéré parfait, » explique Simone. « La plateforme a grandi en même temps que l’organisation. Parce que tout le monde a contribué, on avait l’impression d’avoir construit quelque chose ensemble. »

Les résultats

Depuis l’ouverture, presque toute la communication passe par Oneteam. Les nouveaux collègues se présentent sur la timeline, les mises à jour et les changements de planning sont partagés instantanément, et les repas du personnel sont organisés via la fonctionnalité événements. « Au début, on utilisait encore des feuilles d’inscription papier, » rit Simone. « Maintenant, tout est digital. On voit immédiatement qui s’est inscrit et on peut envoyer un rappel à ceux qui n’ont pas encore répondu. C’est tellement plus simple et clair. »

Les collègues apprécient particulièrement de pouvoir choisir quand ouvrir l’application, plutôt que d’être bombardés de notifications comme dans WhatsApp.

Il y a aussi de la place pour la dimension sociale du travail. Les anniversaires sont célébrés, suscitant des réactions spontanées qui rendent les choses plus personnelles.

Simone utilise le tableau de bord pour garder une vue d’ensemble de qui est actif, qui s’est inscrit aux événements et où un suivi pourrait être nécessaire. « Nous avons une timeline principale pour les mises à jour générales et des chats séparés pour chaque département. Ça fonctionne vraiment bien. »

En plus, de courts sondages sont envoyés automatiquement pour prendre le pouls des collègues. « Nous sommes encore en train de grandir, mais Oneteam fait déjà naturellement partie de notre quotidien. »

Conclusion

Pour l’instant, Oneteam est principalement utilisé pour le partage d’informations, mais il y a beaucoup de projets pour élargir son usage.

Dans un avenir proche, Van Oys veut utiliser la plateforme pour les entretiens de performance et les conversations de feedback. « Ainsi, les managers peuvent facilement voir quelles conversations doivent encore avoir lieu, sans que nous ayons à envoyer des rappels. »

Bien que l’hôtel ait à peine ouvert, Oneteam fait déjà partie intégrante de l’organisation. « C’est clair, facile à utiliser et correspond parfaitement au type d’employeur que nous souhaitons être. Tout est en un seul endroit, et tout le monde sait où aller. Ça nous donne de la sérénité. Et dans un environnement aussi dynamique, c’est incroyablement précieux. »