Van Oys

"Oneteam ist unser zentraler Hub, in dem alle Kommunikation zusammenkommt. Wir können Updates einfach teilen, neue Kolleginnen und Kollegen stellen sich vor, und jeder bleibt auf dem aktuellen Stand. Das bringt sowohl Klarheit als auch Verbindung."
– Simone Böhmer, HR & Culture Managerin bei Van Oys Maastricht Retreat

Über Van Oys

Van Oys Maastricht Retreat ist ein Fünf-Sterne-Superior-Hotel in den hügeligen Südlimburg. Mit 130 Mitarbeitern in sieben Abteilungen ist das Hotel rund um die Uhr in Betrieb. Manche Kolleginnen und Kollegen beginnen ihren Tag früh beim Housekeeping, andere arbeiten eine Spätschicht im Restaurant und wieder andere beenden ihre Nacht als Portiers, die Gäste in den frühen Morgenstunden willkommen heißen.

Die Herausforderung

Als Simone Böhmer im September 2024 als HR & Culture Managerin begann, befand sich das Hotel noch im Aufbau. Teams mussten erst gebildet, Abteilungen aufgesetzt und wichtige Systeme ausgewählt werden. Eine der ersten Herausforderungen lautete: Wie halten wir nach der Eröffnung alle unsere Kolleginnen und Kollegen miteinander verbunden?

"In einem Hotel wie diesem gibt es so viele verschiedene Schichten und Abteilungen. Eine Person fängt vielleicht morgens um sieben an, während eine andere erst um elf Uhr nachts zur Arbeit kommt. Die Kolleginnen und Kollegen begegnen sich nicht automatisch", erklärt Simone. "Deshalb muss die Kommunikation gut organisiert sein."

Das Team erkannte schnell, dass es eine zentrale Plattform brauchte. Man wollte keine zerstreuten WhatsApp-Gruppen oder endlose E-Mail-Threads, in denen Informationen leicht verloren gehen können. Stattdessen suchte man einen einzigen, strukturierten Ort für Updates, Dokumente, Fragen und Vorstellungsrunden. "Wir suchten schlicht einen Ort, an dem alles zusammenkommt", sagt Simone. "Einen Ort, an dem die Menschen immer finden können, was sie brauchen."

Die Lösung

Da Simone bereits bei einem früheren Arbeitgeber mit Oneteam gearbeitet hatte, wusste sie genau, was die Plattform bieten konnte. Sie schlug Oneteam sofort vor. "Ich hatte vorher gute Erfahrungen damit gemacht und wusste, dass es die richtige Wahl für uns sein würde", erinnert sie sich.

Ihr Kollege Bart musste nur einen Blick auf die Website werfen, um überzeugt zu sein. "Das ist genau das, was wir suchen", sagte er sofort. Nach einem Gespräch und einer kurzen Kostenüberprüfung war die Entscheidung getroffen.

Wichtig war, eine Plattform zu finden, die sich nicht nur zum Teilen von Updates eignet, sondern auch für die Ablage von Dokumenten, das Erstellen abteilungsspezifischer Chat-Gruppen und das einfache Hinzufügen von Fotos. Sie musste auch mit ihrem HR-System integriert werden können, damit die Mitarbeiterliste automatisch aktuell bleibt.

"Bei WhatsApp kann man leicht vergessen, ehemalige Kolleginnen und Kollegen aus Gruppen zu entfernen, was schnell unübersichtlich wird. Das wollten wir vermeiden", sagt Simone. "Dank der HR-Integration läuft die Synchronisierung automatisch. Das spart Zeit und hält alles ordentlich."

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Die Umsetzung

Die Einführung von Oneteam begann Anfang 2025, noch vor der offiziellen Eröffnung des Hotels. So hatte das Team zwei Monate Zeit, die Plattform ohne den Druck des täglichen Betriebs aufzubauen.

Eine HR-Praktikantin koordinierte den Rollout, sammelte Dokumente, erstellte Chat-Gruppen und bereitete Updates vor. Gleichzeitig arbeiteten die Abteilungsleiter noch an ihren Abläufen, Menüs und Onboarding-Materialien, die direkt in Oneteam eingepflegt werden konnten, sobald sie fertig waren.

"Wir entwickelten noch alles, und das passte eigentlich perfekt zusammen", erklärt Simone. "Die Plattform wuchs gemeinsam mit der Organisation. Weil alle dazu beigetragen haben, fühlte es sich wie etwas an, das wir gemeinsam aufgebaut haben."

Die Ergebnisse

Seit der Eröffnung läuft fast die gesamte Kommunikation über Oneteam. Neue Kolleginnen und Kollegen stellen sich auf der Timeline vor, Updates und Planungsänderungen werden sofort geteilt, und Mitarbeiterevents werden über die Events-Funktion organisiert. "Am Anfang haben wir noch Papier-Anmeldelisten genutzt", lacht Simone. "Jetzt ist alles digital. Man sieht sofort, wer sich angemeldet hat, und kann denjenigen eine Erinnerung schicken, die noch nicht geantwortet haben. Es ist so viel einfacher und übersichtlicher."

Die Kolleginnen und Kollegen schätzen besonders, dass sie selbst bestimmen können, wann sie die App öffnen, anstatt wie bei WhatsApp mit endlosen Benachrichtigungen bombardiert zu werden.

Auch der persönliche und soziale Aspekt der Arbeit kommt nicht zu kurz. Geburtstage werden gefeiert und lösen spontane Reaktionen aus, die alles persönlicher wirken lassen.

Simone nutzt das Dashboard, um einen Überblick darüber zu behalten, wer aktiv ist, wer sich für Events angemeldet hat und wo noch Nachfassen nötig sein könnte. "Wir haben eine Haupt-Timeline für allgemeine Updates und separate Chats für jede Abteilung. Das funktioniert wirklich gut."

Darüber hinaus werden kurze Umfragen automatisch versendet, um mit den Kolleginnen und Kollegen in Kontakt zu bleiben. "Wir wachsen noch, aber Oneteam fühlt sich bereits wie ein natürlicher Teil unserer täglichen Arbeit an."

Fazit

Vorerst wird Oneteam hauptsächlich für den Informationsaustausch genutzt, aber es gibt viele Pläne, die Nutzung zu erweitern.

In naher Zukunft möchte Van Oys die Plattform auch für Leistungsbeurteilungen und Feedbackgespräche nutzen. "So können Vorgesetzte leicht erkennen, welche Gespräche noch stattfinden müssen, ohne dass wir Erinnerungen versenden müssen."

Obwohl das Hotel gerade erst geöffnet hat, fühlt sich Oneteam bereits wie ein integraler Bestandteil der Organisation an. "Es ist übersichtlich, einfach zu bedienen und passt perfekt zu der Art von Arbeitgeber, die wir sein wollen. Alles ist an einem Ort, und jeder weiß, wo er es findet. Das gibt uns ein gutes Gefühl. Und in einem so dynamischen Umfeld ist das unglaublich wertvoll."