Van Oys

"Met 94,5% van ons team actief op Oneteam is het de centrale plek waar alle communicatie samenkomt. Collega's vinden hun antwoorden nu zelf, zonder dat het altijd via HR hoeft te lopen. Dat zorgt voor overzicht én verbinding."
- Simone Böhmer, HR & Culture Manager bij Van Oys Maastricht Retreat

Over Van Oys

Van Oys Maastricht Retreat is een vijfsterren superior hotel in Zuid-Limburg. Met 160 medewerkers, verdeeld over zeven afdelingen, is het hotel 24 uur per dag in beweging. Waar de ene collega vroeg in de ochtend begint in de housekeeping, draait de ander een late dienst in het restaurant of sluit de dag af als nachtportier.

De uitdaging

Toen Simone Böhmer in september 2024 begon als HR & Culture Manager, was Van Oys nog volop in opbouw. Teams moesten nog worden samengesteld, afdelingen ingericht en systemen gekozen. Eén van de eerste vragen die op tafel lag: hoe gaan we straks al die collega’s op een goede manier bereiken?

“In een hotel als dit werk je met veel verschillende diensten en afdelingen. De één begint om zeven uur ‘s ochtends, de ander pas om elf uur ‘s avonds. Collega’s zien elkaar niet automatisch,” vertelt Simone. “Dan moet je communicatie goed geregeld hebben.”

Ze zochten naar één centrale plek voor alles rondom communicatie. Geen losse WhatsApp groepen of e-mails waarin iets kwijtraakt, maar een overzichtelijk platform voor updates, documenten, vragen en het voorstellen van nieuwe collega’s. “We wilden gewoon één plek waar alles samenkomt,” zegt Simone. “Zodat iedereen altijd weet waar ze moeten zijn.”

‍

De oplossing

Omdat Simone bij haar vorige werkgever al met Oneteam had gewerkt, wist ze precies wat het platform kon bieden. Ze stelde het meteen voor. “Ik had er goede ervaringen mee, dus ik wist dat dit zou passen bij wat we nodig hadden,” vertelt ze.

Haar collega Bart hoefde alleen de website te bekijken om overtuigd te zijn. “Dit is precies wat we zoeken,” zei hij direct. Na een eerste gesprek en een check van de kosten was de keuze snel gemaakt.

Belangrijk was dat het platform niet alleen geschikt was voor het delen van updates, maar ook voor het opslaan van documenten, het aanmaken van chatgroepen per afdeling en het makkelijk toevoegen van foto’s. Daarnaast moest het gekoppeld kunnen worden aan het HR-systeem, zodat het medewerkersbestand automatisch up-to-date blijft.

“Bij WhatsApp vergeet je snel om oud-collega’s uit groepen te halen. Dan wordt het al gauw rommelig, en dat wilden we voorkomen,” zegt Simone. “Dankzij de koppeling met ons HR-systeem gaat die synchronisatie nu vanzelf. Dat bespaart tijd en houdt het overzichtelijk.”

De aanpak

De implementatie van Oneteam begon aan het begin van 2025, nog vóór de geplande opening van het hotel. Zo had het team twee maanden de tijd om het platform rustig op te bouwen, zonder tijdsdruk vanuit de operatie.

Een HR-stagiair coördineerde de inrichting van het platform: documenten verzamelen, chatgroepen aanmaken, updates klaarzetten.

Ondertussen waren de afdelingsmanagers zelf nog bezig met het uitwerken van hun procedures, menukaarten en onboardingdocumenten. Die inhoud kon daardoor direct worden toegevoegd aan Oneteam.

“We waren alles nog aan het ontwikkelen, en dat kwam eigenlijk perfect uit,” vertelt Simone. “Het platform groeide letterlijk mee met hoe we de organisatie aan het opbouwen waren. En omdat iedereen zijn input kon leveren, voelde het echt als iets van het hele team.”

‍

De resultaten

Sinds de opening loopt eigenlijk alle communicatie via Oneteam. Nieuwe collega's stellen zich voor op de tijdlijn, updates en roosterwijzigingen worden gedeeld, en ook het inschrijven voor het personeelsdiner gaat inmiddels via de evenementenfunctie.

"Dat deden we aan het begin nog met intekenlijsten," vertelt Simone. "Nu is het gewoon digitaal geregeld. Je ziet meteen wie zich heeft aangemeld. Super overzichtelijk."

Beter voorbereid richting de gast

Dat overzicht speelt niet alleen achter de schermen een rol, het is ook direct merkbaar richting gasten. Elke dag verschijnt er in Oneteam een update met de check-ins en check-outs van die dag, welke groepen er verblijven, in welke zaal een meeting plaatsvindt en welke VIP-gasten worden verwacht.

"Zo kunnen collega's direct reageren als een gast vraagt waar zijn meeting is, of er nog een kamer vrij is of een tafel in het restaurant," vertelt Simone.

Diezelfde aanpak gebruikt Van Oys ook om de LQA-standaarden onder de aandacht te houden, de kwaliteitsnormen vanuit Leading Hotels of the World waar het hotel zich aan moet houden. "We zien dat collega's daardoor beter op de hoogte zijn van de regels waaraan we ons als vijfsterrenhotel moeten houden."

‍

Minder vragen, meer zelfredzaamheid

Diezelfde toegankelijkheid is ook binnen de organisatie merkbaar. Vragen over huisregels of verlof komen inmiddels zelden meer bij HR of leidinggevenden terecht, simpelweg omdat collega's het antwoord al terugvinden in Oneteam.

Juist tijdens avond- en nachtdiensten, wanneer er niemand van HR of het management in de buurt is, maakt dat verschil. Van Oys werkt bovendien aan een uitgebreide FAQ binnen het platform, om de druk op HR en management nog verder te verlichten.

Wat daarbij helpt, is dat collega's zelf bepalen wanneer ze de app openen. Geen eindeloze stroom meldingen zoals bij WhatsApp, maar alles overzichtelijk op één plek, op het moment dat het hen uitkomt.

Een platform dat actief gebruikt wordt

Van de 162 medewerkers die inmiddels toegang hebben tot Oneteam, zijn er 130 actief. Dat komt neer op een adoptiepercentage van 94,5%, een cijfer waar Simone en haar team trots op zijn voor een organisatie die nog volop in opbouw is.

"We hebben één tijdlijn voor algemene updates en per afdeling een aparte chat. Dat werkt heel goed," vertelt Simone. Zo blijft het overzichtelijk welke informatie voor iedereen relevant is, en wat specifiek voor een afdeling geldt.

Ook voor de leuke en informele dingen is er ruimte. Jarige collega's worden gefeliciteerd en dat zorgt voor spontane reacties. "Zoiets kleins maakt het meteen persoonlijk," zegt Simone.

Daarnaast worden automatisch korte vragenlijsten verstuurd om te checken hoe het met collega's gaat. "We zijn nog volop in ontwikkeling, maar Oneteam voelt nu al als een vast onderdeel van ons werk."

‍

Minder verloop dan verwacht

Ook op het gebied van retentie loopt het beter dan Van Oys had verwacht. Bij de opening hield het hotel rekening met een verloop van rond de 50% in het eerste jaar, gebruikelijk voor een net geopende organisatie in de hotellerie.

Op een recent personeelsfeest bleek dat van de ongeveer 67 collega's waarmee het hotel begon, er nog altijd 40 aan boord zijn. "We denken dat dit komt doordat medewerkers vanaf het begin goed geïnformeerd zijn via de onboarding en Oneteam, en doordat we elk kwartaal iets doen om te laten zien dat we hen waarderen," vertelt Simone.

‍

Conclusie

Hoewel Oneteam nu vooral wordt gebruikt voor het delen van informatie, liggen er volop plannen om het breder in te zetten.

In de komende periode wil Van Oys het platform ook gaan gebruiken voor evaluatiegesprekken en feedbackmomenten. "Leidinggevenden kunnen dan zelf zien wie nog een gesprek moet voeren. Dat scheelt ons weer reminders sturen."

Hoewel het hotel pas net open is, voelt Oneteam nu al als een vast onderdeel van de organisatie.

"Het is overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en past bij wie we willen zijn als werkgever. Alles staat op één plek, iedereen weet waar ze moeten zijn. Dat geeft rust. En in een dynamische omgeving als deze, is dat goud waard."