Hoe je de operationele efficiëntie verbetert met formulieren en checklist

Guido Schmitz

Guido Schmitz

Forms and Checklists | Platform Insights

Het verbeteren van de operationele efficientie zou voor elk bedrijf een topprioriteit moeten zijn. Operationele efficiëntie leidt tot een besparing van tijd, moeite, materialen en kosten, terwijl de kwaliteit van de dienstverlening behouden blijft of zelfs verbetert. In jouw streven naar de ultieme operationele efficiëntie moet je zeker overwegen om de communicatiestromen te standaardiseren met digitale formulieren en checklists. 

In deze blog gaan we dieper in op de verouderde manier waarop formulieren en checklists worden verwerkt, op de kracht van het digitaliseren van jouw formulieren en checklists, en laten we zien hoe je inefficiënte handmatige taken kunt omzetten in een gestroomlijnd digitaal proces.

De inefficiënte oude manier van formulieren en checklists verwerken

De meeste organisaties met non-desk medewerkers (bijv. in de retail en de horeca) gebruiken nu nog de oude vertrouwde pen en papier voor het invullen van formulieren, checklists en allerlei andere interne rapportage en verzoeken. Deze manier van werken heeft echter tal van inefficiënties. We hebben de meest in het oog springende hieronder op een rijtje gezet:

  • Gebrek aan structuur

Bij ongestructureerde communicatie kan het gebeuren dat bepaalde informatie vergeten wordt in te dienen, wat heen-en-weer communiceren vereist en een communicatielast toevoegt.

  • Gebrek aan toegankelijkheid

Formulieren en checklists zijn niet gemakkelijk toegankelijk omdat ze zich op verschillende plaatsen bevinden. Het is vaak niet duidelijk waar je moet zijn voor welk formulier/verzoek.

  • Inefficiëntie door veranderende processen

Het veranderen van processen via papieren formulieren is inefficiënt. Als een formulier of checklist wordt aangepast, moet dit voor alle betrokken locaties en afdelingen worden opgestuurd en uitgeprint.

  • Kwaliteitsborging

Inconsistente kwaliteit tussen locaties door procedurele standaarden die per locatie of afdeling verschillen.

  • Onbekende statussen

Formulierinzendingen en hun status kunnen tussen wal en schip belanden doordat formulierinzendingen verloren gaan op papier of in de uitpuilende inboxen van betrokkenen.

  • Snelheid van de processen

Papierwerk maakt processen trager. Dat kan gevaarlijk zijn voor kritieke workflows zoals rapporten over veiligheidsrisico’s of andere incidentenrapportage.

  • Gebrek aan overzicht

Het is een uitdaging om een duidelijk overzicht te houden van ingediende formulieren en hun status.

De kracht van het digitaliseren van formulieren en checklists

Het krachtige alternatief voor het verouderde pen en papierwerk is het digitaliseren van formulieren en checklists. Het helpt je alle bovengenoemde inefficiënties te overwinnen die optreden bij papieren formulieren en checklists. Een overzicht van de voordelen van het digitaliseren:

  • Kwaliteitscontrole en consistentie binnen de hele organisatie

Door formulieren en checklists te centraliseren via een interne communicatieplatform, ben je zeker van kwaliteit en een consistent proces dat ongeacht de locatie op dezelfde manier wordt toegepast. Medewerkers in Amsterdam zullen bijvoorbeeld dezelfde procedures volgen voor het indienen van een klantklacht als die in Antwerpen.

  • Verminderd operationeel risico

Door de processen duidelijk te hebben voor alle medewerkers, kun je ervoor zorgen dat iedereen de bedrijfsrichtlijnen volgt en zo het operationele risico verminderen.

  • Toegankelijkheid en gebruik

Medewerkers die weten waar ze terecht kunnen voor een formulier, checklist, verzoek of rapportage, zullen ongetwijfeld leiden tot een hogere gebruiksgraad. Wil je een vriend of vriendin aanbevelen om voor jouw organisatie te komen werken? Ga dan gewoon naar het speciale referralformulier voor medewerkers in jullie gemakkelijk toegankelijke medewerkersapp.

  • Minder papiergebruik

Deze is redelijk voor de hand liggend. Het digitaliseren van formulieren en checklists ondersteunt je in jouw MVO-doelstellingen binnen de organisatie door het papierafval aanzienlijk te verminderen.

  • Gestructureerde en snelle communicatie

Constante heen-en-weer communicatie over statussen en andere follow-ups zal voor altijd tot de geschiedenisboeken behoren. Het digitaliseren en structureren van jullie processen helpt je onnodige communicatielast weg te nemen en de snelheid van processen te verhogen.

  • Altijd up-to-date

Moet je een van jullie formulieren of checklists aanpassen? Update het formulier in jouw medewerkersapp, en alle medewerkers gebruiken direct de bijgewerkte versie.

  • Houd het overzicht

Zorg ervoor dat je medewerkers automatisch statusupdates ontvangen en bekijk alle inzendingen in een overzichtelijk formulieren en checklists dashboard. 

Uiteindelijk leiden al deze voordelen van het digitaliseren van formulieren en checklists tot een verhoging van de operationele efficiëntie en een positieve employee experience.

Hoe maak en publiceer je formulieren en checklists binnen een paar minuten

Hieronder beschrijven we het 4-stappen proces van het maken van een formulier of checklist via Oneteam’s medewerkersapp.

Stap 1: Kies een van de 30+ templates of begin vanaf nul

Je kunt vanaf nul beginnen of gewoon met een van de 30+ templates aan de slag gaan. Enkele van de templates zijn: vakantieaanvragen, ziekteverlof, incidentenrapporten, onkostenformulieren en uniformbestellingen. Je kunt de templates naar wens bewerken en elk invoerveld kiezen dat je maar wilt, inclusief tekstantwoorden, multiple choice, vinkjes, schuifregelaars en datum/tijd. Ook kun je gemakkelijk foto’s, video’s, pdf’s en andere bestandstypen toevoegen. Als je een template hebt gemaakt dat specifiek is voor jouw organisatie, kun je jouw nieuw gemaakte formulier of checklist ook opslaan als template en delen binnen de organisatie.

Stap 2: Gebruik de geavanceerde doelgroepselector en deel het formulier of de checklist met iedereen in de organisatie

Nu is het tijd om te bepalen wie toegang krijgt tot jouw formulier of checklist. Gebruik de geavanceerde doelgroepselector om jouw formulieren en checklists beschikbaar te maken voor alle of een geselecteerde groep medewerkers op basis van hun locatie en/of afdeling. Klaar om live te gaan? Publiceer het formulier of de checklist!

Advanced Audience selector
Gebruik de geavanceerde doelgroepselectie in Oneteam

Stap 3: Analyseer realtime de inzendingen en communiceer automatisch de statussen

Houd alle inzendingen bij en filter ze eenvoudig op datum, locatie, functiegroep, status en zelfs op vraaginvoer. Houd je medewerkers automatisch op de hoogte van de statussen.

Stap 4: Exporteer inzendingen naar relevante systemen

Wil je bepaalde formulieren rechtstreeks naar andere systemen pushen? Geen probleem! Stuur inzendingen automatisch door naar andere HR-systemen via onze Webhook-integratie of stuur inzendingen als PDF naar een e-mail naar keuze.

Link forms with Webhook
Stuur inzendingen automatisch door naar andere HR-systemen

Bied de ultieme medewerkerservaring met een alles-in-één app

Bent je klaar om jouw communicatiestromen te standaardiseren met digitale formulieren en checklists? Oneteam’s formulieren en checklist component biedt organisaties de ultieme oplossing om de efficiëntie, kwaliteit en toegankelijkheid te verbeteren. Geef jouw medewerkers de best mogelijke mobiele ervaring door de formulieren en checklists direct in de native alles-in-één medewerkersapp aan te bieden.  

Maar hoe zit het met de rest van jouw employee experience? Dat is waar Oneteam anders is dan pointoplossingen die slechts één oplossing bieden voor de employee experience. We hebben een pagina gemaakt met meer informatie over pointoplossingen versus een alles-in-een medewerkersapp. Oneteam’s alles-in-één medewerkersapp biedt organisaties de ultieme oplossing om hun frontline medewerkers succesvol en betrokken te maken. Interne communicatie, onboarding, eLearning, enquêtes, formulieren & checklists, rooster- & loonstrookintegraties, en nog veel meer. Het zit allemaal in Oneteam. Wil je meer weten? Bekijk de uitlegvideo hieronder en vraag een live productdemo aan.

Video afspelen over thumbnail_home
Guido Schmitz

Guido Schmitz

Guido Schmitz is de co-founder van Oneteam en verantwoordelijk voor de bouw van de medewerkersapp van de toekomst. Hij werkt nauw samen met klanten en developers om het platform constant te verbeteren. Fun fact over Guido: Hij is begonnen met coderen toen hij 13 jaar oud was. Zijn passie is het bouwen van impactvolle software. Daarom is zijn hoofdfocus bij Oneteam het creëren van een user experience die ervoor zorgt dat Oneteam de #1 medewerkersapp is in de wereld.

Wil je niks missen?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante blogs en updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Oneteam om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.