Hoe je de operationele efficiëntie verbetert met formulieren en checklists

Het verbeteren van de operationele efficientie zou voor elk bedrijf een topprioriteit moeten zijn. Operationele efficiëntie leidt tot een besparing van tijd, moeite, materialen en kosten, terwijl de kwaliteit van de dienstverlening behouden blijft of zelfs verbetert. In jouw streven naar de ultieme operationele efficiëntie moet je zeker overwegen om de communicatiestromen te standaardiseren met digitale formulieren en checklists. 

In deze blog gaan we dieper in op de verouderde manier waarop formulieren en checklists worden verwerkt, op de kracht van het digitaliseren van jouw formulieren en checklists, en laten we zien hoe je inefficiënte handmatige taken kunt omzetten in een gestroomlijnd digitaal proces.

De inefficiënte oude manier van formulieren en checklists verwerken

De meeste organisaties met non-desk medewerkers (bijv. in de retail en de horeca) gebruiken nu nog de oude vertrouwde pen en papier voor het invullen van formulieren, checklists en allerlei andere interne rapportage en verzoeken. Deze manier van werken heeft echter tal van inefficiënties. We hebben de meest in het oog springende hieronder op een rijtje gezet:

• Gebrek aan structuur

Bij ongestructureerde communicatie kan het gebeuren dat bepaalde informatie vergeten wordt in te dienen, wat heen-en-weer communiceren vereist en een communicatielast toevoegt.

• Gebrek aan toegankelijkheid

Formulieren en checklists zijn niet gemakkelijk toegankelijk omdat ze zich op verschillende plaatsen bevinden. Het is vaak niet duidelijk waar je moet zijn voor welk formulier/verzoek.

• Inefficiëntie door veranderende processen

Het veranderen van processen via papieren formulieren is inefficiënt. Als een formulier of checklist wordt aangepast, moet dit voor alle betrokken locaties en afdelingen worden opgestuurd en uitgeprint.

• Kwaliteitsborging

Inconsistente kwaliteit tussen locaties door procedurele standaarden die per locatie of afdeling verschillen.

• Onbekende statussen

Formulierinzendingen en hun status kunnen tussen wal en schip belanden doordat formulierinzendingen verloren gaan op papier of in de uitpuilende inboxen van betrokkenen.

• Snelheid van de processen

Papierwerk maakt processen trager. Dat kan gevaarlijk zijn voor kritieke workflows zoals rapporten over veiligheidsrisico’s of andere incidentenrapportage.

• Gebrek aan overzicht

Het is een uitdaging om een duidelijk overzicht te houden van ingediende formulieren en hun status.

De kracht van het digitaliseren van formulieren en checklists

Het krachtige alternatief voor het verouderde pen en papierwerk is het digitaliseren van formulieren en checklists. Het helpt je alle bovengenoemde inefficiënties te overwinnen die optreden bij papieren formulieren en checklists. Een overzicht van de voordelen van het digitaliseren:

• Kwaliteitscontrole en consistentie binnen de hele organisatie

Door formulieren en checklists te centraliseren via een interne communicatieplatform, ben je zeker van kwaliteit en een consistent proces dat ongeacht de locatie op dezelfde manier wordt toegepast. Medewerkers in Amsterdam zullen bijvoorbeeld dezelfde procedures volgen voor het indienen van een klantklacht als die in Antwerpen.

• Verminderd operationeel risico

Door de processen duidelijk te hebben voor alle medewerkers, kun je ervoor zorgen dat iedereen de bedrijfsrichtlijnen volgt en zo het operationele risico verminderen.

• Toegankelijkheid en gebruik

Medewerkers die weten waar ze terecht kunnen voor een formulier, checklist, verzoek of rapportage, zullen ongetwijfeld leiden tot een hogere gebruiksgraad. Wil je een vriend of vriendin aanbevelen om voor jouw organisatie te komen werken? Ga dan gewoon naar het speciale referralformulier voor medewerkers in jullie gemakkelijk toegankelijke medewerkersapp.

• Minder papiergebruik

Deze is redelijk voor de hand liggend. Het digitaliseren van formulieren en checklists ondersteunt je in jouw MVO-doelstellingen binnen de organisatie door het papierafval aanzienlijk te verminderen.

• Gestructureerde en snelle communicatie

Constante heen-en-weer communicatie over statussen en andere follow-ups zal voor altijd tot de geschiedenisboeken behoren. Het digitaliseren en structureren van jullie processen helpt je onnodige communicatielast weg te nemen en de snelheid van processen te verhogen.

• Altijd up-to-date

Moet je een van jullie formulieren of checklists aanpassen? Update het formulier in jouw medewerkersapp, en alle medewerkers gebruiken direct de bijgewerkte versie.

• Houd het overzicht

Zorg ervoor dat je medewerkers automatisch statusupdates ontvangen en bekijk alle inzendingen in een overzichtelijk formulieren en checklists dashboard. 

Uiteindelijk leiden al deze voordelen van het digitaliseren van formulieren en checklists tot een verhoging van de operationele efficiëntie en een positieve employee experience.

Hoe maak en publiceer je formulieren en checklists binnen een paar minuten

Hieronder beschrijven we het 4-stappen proces van het maken van een formulier of checklist via Oneteam’s medewerkersapp.

Stap 1: Kies een van de 30+ templates of begin vanaf nul

Je kunt vanaf nul beginnen of gewoon met een van de 30+ templates aan de slag gaan. Enkele van de templates zijn: vakantieaanvragen, ziekteverlof, incidentenrapporten, onkostenformulieren en uniformbestellingen. Je kunt de templates naar wens bewerken en elk invoerveld kiezen dat je maar wilt, inclusief tekstantwoorden, multiple choice, vinkjes, schuifregelaars en datum/tijd. Ook kun je gemakkelijk foto’s, video’s, pdf’s en andere bestandstypen toevoegen. Als je een template hebt gemaakt dat specifiek is voor jouw organisatie, kun je jouw nieuw gemaakte formulier of checklist ook opslaan als template en delen binnen de organisatie.