De 15 beste interne communicatiemiddelen

Sander Kalkman

Sander Kalkman

internal comms

Interne communicatie houdt jouw organisatie letterlijk bij elkaar. Als de interne communicatie goed verloopt, zorgt dit voor betrokken medewerkers, bedrijfsgroei en een goed merkimago. Gelukkige en tevreden medewerkers worden eerder merkambassadeurs, waardoor ze het bedrijf waarvoor ze werken gaan promoten.

Maar hoe bereik je het beste resultaat? En welke interne communicatie tools zijn het meest effectief voor een organisatie met veel non-desk medewerkers? Omdat we je graag helpen bij het beantwoorden van deze vragen, hebben wij een top 15 samengesteld met de beste interne communicatiemiddelen voor bedrijven.

Meest recente update: 23 mei 2022

Welke soorten interne communicatie bestaan er?

Interne communicatie zorgt ervoor dat organisaties in contact komen met hun medewerkers. Het helpt om hen te informeren, de betrokkenheid te vergroten, te motiveren en samenwerking bij besluitvorming te vergemakkelijken. Op basis van de verschillende doeleinden kan interne communicatie worden ingedeeld in de volgende typen:

  • Taakinformatie: medewerkers willen weten wat ze moeten doen. Geef de juiste functieomschrijving en instructie.
  • Beheerinformatie: is bedoeld om ervoor te zorgen dat alle activiteiten door de juiste mensen op het juiste moment worden uitgevoerd. Dit zijn bijvoorbeeld roosters.
  • Commerciële informatie: alle klantgerichte medewerkers moeten gedetailleerde informatie over producten, prijzen en diensten ontvangen.
  • Beleidsinformatie: zorgt ervoor dat iedere medewerker correct en op tijd wordt geïnformeerd over allerlei zaken, van organisatorische tot juridische procedures.
  • HR-informatie: omvat voornamelijk administratieve zaken en ondersteunende diensten.
  • Motiverende informatie: groei vindt het beste plaats in omgevingen waar medewerkers gemotiveerd zijn om zichzelf en hun organisatie te verbeteren. Enthousiasmeer medewerkers & be social!

15 voorbeelden van interne communicatiemiddelen

Interne communicatiemiddelen zijn erg breed. Ze kunnen offline zijn, denk aan prikborden, kalenders, presentaties, team meetings, documenten etc. Maar tegenwoordig zijn ze steeds meer online, zoals LinkedIn, tweewekelijkse team meetings, Intranet, interne communicatieplatformen (zoals Slack), Whatsapp, en Oneteam.

Gezien alle soorten informatie die een organisatie naar alle medewerkers stuurt, is het vinden van de juiste tool de sleutel om het soepel te laten verlopen. Hier is een lijst van de meest voorkomende online en offline communicatiemiddelen die worden gebruikt door organisaties met frontline medewerkers en hun voor- en nadelen.

   1. Instant messaging

WhatsApp- of Messenger-groepschats behoren tot de meest gebruikte interne communicatiemiddelen in de detailhandel en de horeca. Ze zijn gefocust op mobiele communicatie en stellen gebruikers in staat om berichten, foto’s, GIF’s, bestanden en video’s te delen. Bijkomend voordeel is dat de meeste medewerkers deze apps al op hun telefoon hebben staan.

Hoewel het op het eerste gezicht de gemakkelijkste en snelste manier lijkt om jouw jonge frontline medewerkers te bereiken, is dit niet het geval. Managers vinden het tijdrovend, terwijl het voor medewerkers irritant is om toegevoegd te worden aan groepschats met (soms) vele tientallen medewerkers. Daardoor negeren ze de groepen meestal en komt belangrijke informatie vaak niet op het juiste moment bij de juiste medewerker terecht.

Verder is het belangrijk om te bedenken dat het gebruik van WhatsApp voor interne communicatie enkele belangrijke privacygrenzen overschrijdt, zoals het delen van contactgegevens met alle deelnemers zonder hun toestemming.

    2.  E-mails

Ondanks herhaalde beweringen dat e-mailcommunicatie aan het uitsterven is, blijft het in de meeste organisaties een centraal communicatiekanaal. Het is eenvoudig en voor iedereen (met een e-mailadres) beschikbaar.

Hiermee kun je al het personeel tegelijk bereiken of persoonlijke berichten verzenden om gemakkelijk updates, nieuws, planningen of interessante links bij het team te krijgen. Desalniettemin heeft e-mailen naar medewerkers enkele nadelen die we niet onbenoemd kunnen laten:

  • Informatie-overload: eerstelijnsmedewerkers hebben meestal geen zakelijk e-mailadres; e-mails hebben gaan vaker verloren, of worden per ongeluk verwijderd of vergeten;
  • Te lang: jongere generaties hebben een kortere aandachtsspanne en weinig geduld. Lange e-mails worden gewoonweg niet gelezen;
  • Faciliteert geen feedback;
  • Ondersteunt niet alle soorten media;
  • Zijn niet deelbaar of interactief.

 

Interne Communicatie Tips
Gratis infographic: tips om je interne communicatie te verbeteren

3.  Social media

Social-mediaplatforms, zoals LinkedIn, Facebook, Twitter, Google+, Instagram en YouTube, om er maar een paar te noemen, bieden voordelen zoals netwerken, projectsamenwerking en het delen van informatie. Er kunnen verschillende vormen van media worden gedeeld, geliked, becommentarieerd en opnieuw gedeeld. Daardoor creëert het, wanneer het wordt gebruikt voor interne communicatie, een mogelijkheid voor communicatie in meerdere richtingen.

Toch is dit niet de reden waarom sociale media zijn ontstaan. Hoewel ze gebruikt kunnen worden voor interne communicatie, hebben medewerkers meestal de voorkeur om sociale media puur voor persoonlijke zaken te gebruiken. Ook privacy vormt hier een probleem. Werknemers moeten hun persoonlijke accounts gebruiken, maar willen hun persoonlijke zaken niet delen met hun collega’s, waardoor ze op deze media niet gecontacteerd willen worden.

4.  Interne Communicatie Platformen 

Interne communicatieplatformen zijn oplossingen om medewerkers via hun persoonlijke apparaten op een effectief en één vast kanaal te bereiken. De markt biedt zowel desktop- als mobiele oplossingen die focussen op verschillende klantwensen. Verder zijn deze systemen zeer eenvoudig te implementeren.

De belangrijkste voordelen van het gebruik van een intern communicatieplatform zijn:

  • Contact maken met externe medewerkers die geen zakelijke e-mailadressen of toegang tot computers hebben.
  • Je bedrijfscultuur bevorderen op meerdere locaties
  • De efficiëntie en productiviteit verhogen – stuur de juiste informatie op het juiste moment naar de juiste personen
  • De samenwerking verbeteren – het bevorderen van de communicatie van de medewerkers stimuleert actieve samenwerking behulpzaamheid
  • Medewerkers betrekken – deel ideeën, prestaties en successen om te vieren
  • Talent aantrekken en behouden – actief zijn en deelnemen aan een duidelijke communicatielijn kan van cruciaal belang zijn voor de betrokkenheid van medewerkers. Een goede interne communicatiestrategie versterkt de bedrijfscultuur en stelt medewerkers in staat merkambassadeurs te worden.

Het enige minpunt? De meeste aangeboden oplossingen zijn beperkt tot interne communicatie, en organisaties moeten daardoor nog steeds vertrouwen op andere tools en software om een volledig geïntegreerde werknemerservaring te bieden.

    5.  Alles-in-één medewerkersapp

Employee Experience verwijst naar alles wat een werknemer denkt, voelt en doet in zijn of haar functie – en omvat alle contactpunten van de ‘journey’ van een werknemer binnen een bedrijf. Het wordt beïnvloed door het onboardingproces, opleidingsinitiatieven, werkplek- en bedrijfcultuur, bedrijfsenquêtes, roosters en interactie met collega’s.

Interne communicatie is dan ook maar één van de pijlers.

De introductie van een medewerkersapp kan organisaties veel voordelen opleveren, waaronder het verbeteren van:

  • Productiviteit op de werkvloer;
  • Klantenserviceniveaus – en dus klanttevredenheid;
  • Betrokkenheid van medewerkers.

Een medewerkersapp geeft frontline medewerkers toegang tot allerlei nuttige informatie, ondersteuning, een digitale leeromgeving, roosters en verschillende HR-tools op één centrale, makkelijk toegangbare plek – waardoor het de meest efficiënte oplossing is voor de jongere generatie werknemers.

 

Voorbeelden van interne communicatie met medewerkers app
Verschillende soorten interne communicatie via Oneteam

 6.  Intranet

Intranet is het persoonlijke netwerk van een organisatie. Het maakt het verzamelen en delen van een enorme hoeveelheid informatie en trainingen mogelijk en het is toegankelijk voor iedereen in het bedrijf. Maar het is niet meer zo modern als het ooit was.

De manier waarop mensen werken is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Traditionele intranetten hebben niet veel integratiemogelijkheden, waardoor medewerkers meerdere systemen moeten checken met aparte logins. Ze bieden vaak beperkte oplossingen voor het delen van interactieve en mediarijke inhoud, en hun systemen zijn niet gemaakt om tweerichtingscommunicatie te vergemakkelijken.

Ze zijn simpelweg niet gebouwd om het mobiele tijdperk aan te kunnen of te voldoen aan de behoeften van de jongere generatie van werknemers.

    7.  Prikborden

Prikborden zijn al lang een vaste waarde in bedrijfsgangen of kantines. Je kunt er waarschuwingen, aankondigingen, openstaande vacatures, leuke initiatieven en vele andere onderdelen van jouw interne communicatiestrategie mee aankondigen. Hoewel ouderwetse statische borden misschien niet langer het meest effectief en handig zijn, geven bedrijven er nu de voorkeur aan om digitale prikborden te gebruiken om hun hele backoffice weer te geven.

Echter is het bereik beperkt tot de werkplek en zijn effectiviteit en betrokkenheid van de werknemers niet te meten. Het is een mooie aanvulling op je interne communicatiekanalen, maar niet geschikt om als enige communicatiemiddel met je frontline medewerkers te gebruiken.

Tip bij het gebruiken van digitale prikborden: wees creatief en gebruik kleuren en bewegende beelden. Het doel is om de aandacht van medewerkers te trekken en ze de aanwezigheid van de organisatie te laten voelen, bijvoorbeeld door jouw bedrijfswaarden op het scherm van de kantine weer te geven.

    8.  Teamvergaderingen

Dagelijkse stand-ups, briefings en periodieke, fysieke ontmoetingen kunnen zeker waarde toevoegen aan de dagelijkse activiteiten van een bedrijf. Ze zijn ook geweldig voor de betrokkenheid van medewerkers. Managers of supervisors hebben de leiding en medewerkers kunnen onmiddellijk reageren met vragen of zorgen.

Frontline medewerkers werken echter in verschillende ploegendiensten en managers hebben de tijd niet om elke keer wanneer iemand aan hun dienst begint te briefen en alle relevante informatie te delen. Het benodigde aandachtsniveau is er vaak niet en er zijn constant misverstanden, waardoor managers zichzelf steeds opnieuw moeten herhalen, wat leidt tot frustratie op de werkvloer.

Bovendien worden alle banden tussen medewerkers en hoofdkantoor bij deze manier van communicatie verbroken, wat resulteert in een lage betrokkenheid en een hoog verloop.

    9.  Enquête tools

Medewerkersonderzoeken helpen je om waardevolle feedback te verzamelen vanuit het hart van jouw organisatie. De verzamelde  inzichten kunnen je helpen om huidige processen te optimaliseren en zowel de werknemerservaring als de klantervaring te verbeteren. Er zijn verschillende soorten enquêtes die je naar jouw medewerkers kunt sturen, met verschillende doeleinden. Een paar populaire: medewerkerstevredenheidsonderzoeken, pulse surveys, onboarding-enquêtes, werkplekonderzoeken en offboarding-enquêtes.

Enquête voorbeeld Oneteam
Voorbeeld: Onboarding-enquête via Oneteam

    10.  Planning en samenwerkingstools

Met planningstools kun je jouw interne communicatie van tevoren organiseren en plannen. Werk samen met je HR- en Interne Comms-teams en begin met het opstellen van een interne communicatiecontentkalender.

    11.  Chat

Interne communicatie is veel meer dan top-down berichten van het HR-team. Om je medewerkers succesvol en betrokken te maken, is het van groot belang dat je samenwerking stimuleert. Een populaire tool om betrokkenheid en samenwerking binnen en tussen teams te stimuleren, is het aanbieden van een chatfunctie binnen jouw medewerkersapp.

    12.  Interne nieuwsbrief

De oude vertrouwde nieuwsbrief mag niet ontbreken in deze lijst. Voor organisaties met veel desk medewerkers, die toegang hebben tot een bedrijfsmail, is dit een populaire tool om met medewerkers in contact te komen. Voor organisaties met veel frontline medewerkers zullen jouw nieuwsbrieven echter ongelezen blijven. Om deze medewerkers te bereiken moet je werken met moderne, mobielvriendelijke manieren om belangrijke maandelijkse bedrijfsupdates te delen en de medewerker/team van de maand awards en aankomende campagnes aan te kondigen.

    13.  Creatieve tools om je communicatie aantrekkelijker te maken

We weten allemaal dat een foto meer zegt dan duizend woorden, dus zorg ervoor dat je de aandacht van je medewerkers trekt met mooie visuals. Er zijn talloze gratis tools beschikbaar voor grafisch ontwerp, stockfotografie, video’s en GIF’s.

    14.  Video’s

Als een foto meer zegt dan duizend woorden, zegt een video meer dan een miljoen woorden. Nou ja, zolang ze maar relevant en/of leuk zijn, denk ik. Wilt u de betrokkenheid van medewerkers op verschillende locaties vergroten? Lanceer leuke video-uitdagingen! Een nieuw reserveringssysteem lanceren? Maak een korte uitlegvideo. Je zult zien dat de betrokkenheid en adoptie omhoogschieten.

Voorbeeld H&M: een danschallenge via hun medewerkersapp

15.  Beloningsprogramma’s

Vier uitstekende prestaties en beloon degenen die een extra stap hebben gezet om klanten tevreden te stellen of die hebben bewezen een geweldige teamspeler te zijn. Onderzoek toont aan dat 88% van de medewerkers waardering van collega’s belangrijk vindt. Het is daarnaast alom bekend dat het vieren van succes helpt om de motivatie van medewerkers te verhogen.

De volgende stap in het verbeteren van jouw interne communicatie

Oneteam is het alles-in-één platform waarmee organisaties hun frontline medewerkers kunnen bereiken, trainen en betrekken. De oplossing van Oneteam bestaat uit componenten voor interne communicatie, onboarding, eLearning en enquêtes. Daarnaast biedt het platform de optie om naadloos te integreren met jouw huidige HR- of WFM-systemen. Nieuwsgierig naar meer? Bekijk onderstaande uitlegvideo en ga vandaag nog aan de slag.
Sander Kalkman

Sander Kalkman

Sander Kalkman is de Marketing VP van Oneteam. Hij schrijft voornamelijk content over interne communicatie en andere marketing gerelateerde onderwerpen. Leuk weetje over Sander: Hij schrijft ook artikelen voor Frankwatching, een populaire marketing site in Nederland.

Wil je niks missen?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante blogs en updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Oneteam om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.