De 15 beste interne communicatiemiddelen

Sander Kalkman

Sander Kalkman

internal comms

Interne communicatie houdt jouw organisatie letterlijk bij elkaar. Als de interne communicatie goed verloopt, zorgt dit voor betrokken medewerkers, bedrijfsgroei en een goed merkimago.

Gelukkige en tevreden medewerkers worden eerder merkambassadeurs, waardoor ze het bedrijf waarvoor ze werken gaan promoten.

Maar welke interne communicatie tools zijn het meest effectief voor een organisatie met veel non-desk medewerkers? We hebben een top-15 samengesteld met de beste interne communicatiemiddelen voor bedrijven.

Meest recente update: 15 augustus 2022

Welke soorten interne communicatie bestaan er?

Interne communicatie zorgt ervoor dat organisaties in contact komen met hun medewerkers. Het helpt om hen te informeren, de betrokkenheid te vergroten, te motiveren en samenwerking bij besluitvorming te vergemakkelijken.

Op basis van de verschillende doeleinden kan interne communicatie worden ingedeeld in de volgende typen:

  • Taakinformatie: medewerkers willen weten wat ze moeten doen. Geef de juiste functieomschrijving en instructie.
  • Beheerinformatie: is bedoeld om ervoor te zorgen dat alle activiteiten door de juiste mensen op het juiste moment worden uitgevoerd. Dit zijn bijvoorbeeld roosters.
  • Commerciële informatie: alle klantgerichte medewerkers moeten gedetailleerde informatie over producten, prijzen en diensten ontvangen.
  • Beleidsinformatie: zorgt ervoor dat iedere medewerker correct en op tijd wordt geïnformeerd over allerlei zaken, van organisatorische tot juridische procedures.
  • HR-informatie: omvat voornamelijk administratieve zaken en ondersteunende diensten.
  • Motiverende informatie: groei vindt het beste plaats in omgevingen waar medewerkers gemotiveerd zijn om zichzelf en hun organisatie te verbeteren. Enthousiasmeer medewerkers & be social!

15 voorbeelden van interne communicatiemiddelen

Interne communicatiemiddelen zijn erg breed. Ze kunnen offline zijn, denk aan prikborden en fysieke kalenders.

Maar tegenwoordig zijn ze steeds meer online, zoals LinkedIn, een intranet en Slack.

Gezien alle soorten informatie die een organisatie naar medewerkers stuurt, is het vinden van de juiste tool de sleutel om het soepel te laten verlopen.

Dit zijn de 15 meest gebruikte on- en offline communicatiemiddelen van organisaties met frontline medewerkers en hun voor- en nadelen.

   1. Instant messaging

WhatsApp- of Messenger-groepschats behoren tot de meest gebruikte interne communicatiemiddelen in de detailhandel en de horeca.

Ze zijn gefocust op mobiele communicatie en stellen gebruikers in staat om berichten, foto’s, GIF’s, bestanden en video’s te delen. Bijkomend voordeel is dat de meeste medewerkers deze apps al op hun telefoon hebben staan.

Hoewel het op het eerste gezicht de gemakkelijkste en snelste manier lijkt om jouw jonge frontline medewerkers te bereiken, is dit niet het geval.

Managers vinden het tijdrovend, terwijl het voor medewerkers irritant is om toegevoegd te worden aan groepschats met (soms) vele tientallen medewerkers.

Interne Communicatie Infographic

Daardoor negeren ze de groepen meestal en komt belangrijke informatie vaak niet op het juiste moment bij de juiste medewerker terecht.

Daarnaast overschrijdt het gebruik van WhatsApp voor interne communicatie enkele belangrijke privacygrenzen, zoals het delen van contactgegevens met alle deelnemers zonder hun toestemming.

   2.  Alles-in-één medewerkersapp

De Employee Experience verwijst naar alles wat een werknemer denkt, voelt en doet in zijn of haar functie – en omvat alle contactpunten van de ‘journey’ van een werknemer binnen een bedrijf.

Het wordt beïnvloed door het onboarding proces, opleidingsinitiatieven, werkplek- en bedrijfscultuur, bedrijfsenquêtes, roosters en interactie met collega’s.

Een medewerkersapp combineert verschillende systemen om je medewerkers te bereiken, trainen en betrekken. Denk hierbij aan:

  • Een digitale leeromgeving;
  • Online onboarding;
  • Mobiel intranet.

De introductie van een medewerkersapp kan organisaties veel voordelen opleveren, waaronder het verbeteren van productiviteit op de werkvloer en de betrokkenheid van medewerkers.

Voorbeelden van interne communicatie met medewerkers app
Verschillende soorten interne communicatie via Oneteam

3.  E-mails

Ondanks herhaalde beweringen dat e-mailcommunicatie aan het uitsterven is, blijft het in de meeste organisaties een centraal communicatiekanaal. Het is eenvoudig en voor iedereen (met een e-mailadres) beschikbaar.

Hiermee kun je al het personeel tegelijk bereiken of persoonlijke berichten verzenden om gemakkelijk updates, nieuws, planningen of interessante links bij het team te krijgen.

Desalniettemin heeft e-mailen naar medewerkers ook enkele nadelen:

  • Informatie-overload: eerstelijnsmedewerkers hebben meestal geen zakelijk e-mailadres, waardoor berichten e-vaker verloren gaan;
  • Te lang: jongere generaties hebben een kortere aandachtsspanne en weinig geduld. Lange e-mails worden gewoonweg niet gelezen;
  • Faciliteert geen feedback;
  • Ondersteunt niet alle soorten media;
  • Zijn niet deelbaar of interactief.

4.  Social media

Social-mediaplatforms, zoals LinkedIn, Facebook, Twitter, Google+, Instagram en YouTube bieden voordelen zoals netwerken, projectsamenwerking en het delen van informatie.

Er kunnen verschillende vormen van media worden gedeeld, geliked, becommentarieerd en opnieuw gedeeld. Daardoor creëert het, wanneer het wordt gebruikt voor interne communicatie, een mogelijkheid voor communicatie in meerdere richtingen.

Hoewel ze gebruikt kunnen worden voor interne communicatie, hebben medewerkers meestal de voorkeur om sociale media puur voor persoonlijke zaken te gebruiken.

Ook privacy vormt hier een probleem. Werknemers moeten hun persoonlijke accounts gebruiken, maar willen hun persoonlijke zaken niet delen met hun collega’s, waardoor ze op deze media niet gecontacteerd willen worden.

5.  Interne communicatie platformen 

Interne communicatieplatformen zijn oplossingen om medewerkers via hun persoonlijke apparaten op een effectief en vast kanaal te bereiken.

De markt biedt zowel desktop- als mobiele oplossingen die focussen op verschillende klantwensen. De belangrijkste voordelen van een intern communicatieplatform zijn:

  • Contact maken met externe medewerkers die geen zakelijke e-mailadressen of toegang tot computers hebben;
  • De efficiëntie en productiviteit verhogen – stuur de juiste informatie op het juiste moment naar de juiste personen;
  • De samenwerking verbeteren – het bevorderen van de communicatie van de medewerkers stimuleert actieve samenwerking behulpzaamheid;
  • Medewerkers betrekken – deel ideeën, prestaties en successen om te vieren;
  • Talent aantrekken en behouden – actief zijn en deelnemen aan een duidelijke communicatielijn kan van cruciaal belang zijn voor de betrokkenheid van medewerkers.

 6.  Intranet

Intranet is het persoonlijke netwerk van een organisatie. Het maakt het verzamelen en delen van een enorme hoeveelheid informatie en trainingen mogelijk en het is toegankelijk voor iedereen in het bedrijf.

Maar het is niet meer zo modern als het ooit was. De manier waarop mensen werken is de afgelopen jaren drastisch veranderd.

Een traditioneel intranet heeft (anders dan een sociaal intranet) beperkte integratiemogelijkheden, waardoor medewerkers meerdere systemen moeten checken met aparte logins.

Ze bieden vaak geen oplossingen voor het delen van interactieve inhoud en de systemen zijn niet gemaakt voor tweerichtingscommunicatie.

    7.  Prikborden

Prikborden zijn al lang een vaste waarde in bedrijfsgangen of kantines. Het is een laagdrempelige manier om intern informatie te delen.

Je kunt er openstaande vacatures, leuke initiatieven en vele andere onderdelen van jouw interne communicatiestrategie mee aankondigen.

Het bereik van een prikbord is echter beperkt tot de werkplek. Het is een mooie aanvulling op je interne communicatiekanalen, maar niet geschikt om als enige communicatiemiddel met je frontline medewerkers te gebruiken.

Maak in plaats daarvan gebruik van een digitaal prikbord, waarmee berichten overal en altijd te lezen zijn.

Tip bij het gebruiken van digitale prikborden: wees creatief en gebruik kleuren en bewegende beelden. Het doel is om de aandacht van medewerkers te trekken en ze de aanwezigheid van de organisatie te laten voelen, bijvoorbeeld door jouw bedrijfswaarden op het scherm van de kantine weer te geven.

    8.  Teamvergaderingen

Dagelijkse stand-ups, briefings en periodieke, fysieke ontmoetingen kunnen waarde toevoegen aan de dagelijkse activiteiten van een bedrijf.

Ze zijn ook goed voor de betrokkenheid van medewerkers. Managers of supervisors hebben de leiding en medewerkers kunnen onmiddellijk reageren met vragen of zorgen.

Frontline medewerkers werken echter in verschillende ploegendiensten, wat het lastig maakt om informatie efficiënt over te dragen.

    9.  Enquête tools

Medewerkersonderzoeken helpen je om waardevolle feedback te verzamelen vanuit het hart van jouw organisatie.

De verzamelde inzichten kunnen je helpen om huidige processen te optimaliseren en zowel de werknemerservaring als de klantervaring te verbeteren.

Er zijn verschillende soorten enquêtes die je naar jouw medewerkers kunt sturen, zoals een medewerkerstevredenheidsonderzoek, pulse survey en  onboarding-enquête.

Enquête voorbeeld Oneteam
Voorbeeld: onboarding-enquête via Oneteam

    10.  Planning en samenwerkingstools

Met planningstools kun je jouw interne communicatie van tevoren organiseren en plannen. Werk samen met je HR- en communicatieteam en begin met het opstellen van een interne communicatiecontentkalender.

    11.  Chat

Interne communicatie is veel meer dan top-down berichten van het HR-team. Om je medewerkers succesvol en betrokken te maken, is het van groot belang dat je samenwerking stimuleert.

Een populaire tool om betrokkenheid en samenwerking binnen en tussen teams te stimuleren, is het aanbieden van een chatfunctie binnen jouw medewerkersapp.

    12.  Interne nieuwsbrief

De oude vertrouwde nieuwsbrief mag niet ontbreken in deze lijst. Voor organisaties met veel deskmedewerkers, die toegang hebben tot een bedrijfsmail, is dit een populaire tool om met medewerkers in contact te komen.

Voor organisaties met veel frontline medewerkers zullen jouw nieuwsbrieven echter ongelezen blijven.

Om deze medewerkers te bereiken moet je werken met moderne, mobielvriendelijke manieren om belangrijke maandelijkse bedrijfsupdates te delen.

    13.  Creatieve tools om je communicatie aantrekkelijker te maken

We weten allemaal dat een foto meer zegt dan duizend woorden, dus zorg ervoor dat je de aandacht van je medewerkers trekt met mooie visuals.

Er zijn talloze gratis tools beschikbaar voor grafisch ontwerp, stockfotografie, video’s en GIF’s.

    14.  Video’s

Als een foto meer zegt dan duizend woorden, zegt een video meer dan een miljoen woorden. Wil je de betrokkenheid van medewerkers op verschillende locaties vergroten? Lanceer leuke video-uitdagingen!

Een nieuw reserveringssysteem lanceren? Maak een korte uitlegvideo. Je zult zien dat de betrokkenheid en adoptie omhoogschieten.

Voorbeeld H&M: een danschallenge via de medewerkersapp

15.  Beloningsprogramma’s

Vier uitstekende prestaties en beloon degenen die een extra stap hebben gezet om klanten tevreden te stellen.

Onderzoek toont aan dat 88% van de medewerkers waardering van collega’s belangrijk vindt. Het is daarnaast alom bekend dat het vieren van succes helpt om de motivatie van medewerkers te verhogen.

De volgende stap in het verbeteren van jouw interne communicatie

Oneteam is de alles-in-één medewerkersapp waarmee organisaties hun frontline medewerkers succesvol en betrokken maken. De oplossing van Oneteam bestaat uit componenten voor interne communicatie, onboarding, eLearning, enquêtes, formulieren en checklists. Daarnaast biedt het platform de optie om naadloos te integreren met jouw huidige HR- of WFM-systemen. Nieuwsgierig naar meer? Bekijk onderstaande uitlegvideo en lees alles over de voordelen van een alles-in-één oplossing.
Sander Kalkman

Sander Kalkman

Sander Kalkman is de Marketing VP van Oneteam. Hij schrijft voornamelijk content over interne communicatie en andere marketing gerelateerde onderwerpen. Leuk weetje over Sander: Hij schrijft ook artikelen voor Frankwatching, een populaire marketing site in Nederland.

Wil je niks missen?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante blogs en updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Oneteam om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.