De 8 beste interne communicatiemiddelen

Sander Kalkman

Sander Kalkman

Interne communicatie houdt jouw organisatie letterlijk bij elkaar. Als deze communicatie goed gaat, zal het uiteindelijk zorgen voor bedrijfsgroei en een goed merkimago. Gelukkige en tevreden medewerkers worden eerder merkambassadeurs, waardoor ze het bedrijf waarvoor ze werken gaan promoten. Maar hoe bereik je het beste resultaat? En welke interne communicatiemiddelen zijn het meest effectief voor een organisatie met veel non-desk medewerkers? Omdat we je graag helpen bij het beantwoorden van deze vragen, hebben wij een top 8 samengesteld met de beste interne communicatiemiddelen voor bedrijven.

Welke soorten van interne communicatie bestaan er?

Interne communicatie zorgt ervoor dat organisaties in contact komen met hun medewerkers. Het helpt om hen te informeren, de betrokkenheid te vergroten, te motiveren en samenwerking bij besluitvorming te vergemakkelijken. Op basis van de verschillende doeleinden kan interne communicatie worden ingedeeld in de volgende typen:

  • Taakinformatie: Medewerkers willen weten wat ze moeten doen. Geef de juiste functieomschrijving en instructie.
  • Beheerinformatie is bedoeld om ervoor te zorgen dat alle activiteiten door de juiste mensen op het juiste moment worden uitgevoerd. Dit zijn bijvoorbeeld roosters.
  • Commerciële informatie: Alle klantgerichte medewerkers moeten gedetailleerde informatie over producten, prijzen en diensten ontvangen.
  • Beleidsinformatie: Zorgt ervoor dat iedere medewerker correct en op tijd wordt geïnformeerd over allerlei zaken, van organisatorische tot juridische procedures.
  • HR-informatie: Het omvat voornamelijk administratieve zaken en ondersteunende diensten.
  • Motiverende informatie: Groei vindt het beste plaats in omgevingen waar medewerkers gemotiveerd zijn om zichzelf en hun organisatie te verbeteren. Enthousiasmeer medewerkers & be social!

8 voorbeelden van interne communicatiemiddelen

Interne communicatiemiddelen zijn erg breed. Ze kunnen offline zijn, denk aan prikborden, kalenders, presentaties, team meetings, doorgeefdocumenten etc. Maar tegenwoordig zijn ze steeds meer online, zoals LinkedIn, Biweekly team meetings, Intranet, interne basis communicatieplatformen (zoals Slack), Whatsapp, en Oneteam.

Gezien alle soorten informatie die een organisatie naar alle medewerkers stuurt, is het vinden van de juiste tool de sleutel om het soepel te laten verlopen. Hier is een lijst van de meest voorkomende online en offline communicatiemiddelen die worden gebruikt door organisaties met frontline medewerkers en hun voor- en nadelen.

1. Instant messaging

WhatsApp- of Messenger-groepschats behoren tot de meest gebruikte interne communicatiemiddelen in de detailhandel en de horeca. Ze zijn gefocust op mobiele communicatie en stellen gebruikers in staat om berichten, foto’s, GIF’s, bestanden en video’s te delen. Bijkomend voordeel is dat de meeste medewerkers deze apps al op hun telefoon hebben staan. Hoewel het op het eerste gezicht de gemakkelijkste en snelste manier lijkt om jouw jonge frontline medewerkers te bereiken, is dit niet het geval.

Managers vinden het tijdrovend, terwijl het voor medewerkers irritant is om toegevoegd te worden aan groepschats met (soms) vele tientallen medewerkers. Daardoor negeren ze de groepen meestal en komt belangrijke informatie vaak niet op het juiste moment bij de juiste medewerker terecht. Verder is het belangrijk om te bedenken dat het gebruik van WhatsApp voor interne communicatie enkele belangrijke privacygrenzen overschrijdt, zoals het delen van contactgegevens met alle deelnemers zonder hun toestemming.

2. E-mails

Ondanks herhaalde beweringen dat e-mailcommunicatie aan het uitsterven is, blijft het in de meeste organisaties een centraal communicatiekanaal. Het is eenvoudig en voor iedereen (met een e-mailadres) beschikbaar. Hiermee kun je al het personeel tegelijk bereiken of persoonlijke berichten verzenden om gemakkelijk updates, nieuws, planningen of interessante links bij het team te krijgen. Desalniettemin heeft e-mailen naar medewerkers enkele nadelen die we niet onbenoemd kunnen laten:

  • Informatie-overload: Eerstelijnsmedewerkers hebben meestal geen zakelijk e-mailadres; e-mails hebben gaan vaker verloren, of worden per ongeluk verwijderd of vergeten;
  • Te lang: Jongere generaties hebben een kortere aandachtsspanne en weinig geduld. Lange e-mails worden gewoonweg niet gelezen;
  • Faciliteert geen feedback;
  • Ondersteunt niet alle soorten media;
  • Zijn niet deelbaar of interactief.

3. Sociale media

Social-mediaplatforms, zoals LinkedIn, Facebook, Twitter, Google+, Instagram en YouTube, om er maar een paar te noemen, bieden voordelen zoals netwerken, projectsamenwerking en het delen van informatie. Er kunnen verschillende vormen van media worden gedeeld, geliked, becommentarieerd en opnieuw gedeeld. Daardoor creëert het, wanneer het wordt gebruikt voor interne communicatie, een mogelijkheid voor communicatie in meerdere richtingen. Toch is dit niet de reden waarom sociale media zijn ontstaan.

Hoewel ze gebruikt kunnen worden voor interne communicatie, hebben medewerkers meestal de voorkeur om sociale media puur voor persoonlijke zaken te gebruiken. Ook privacy vormt hier een probleem. Werknemers moeten hun persoonlijke accounts gebruiken, maar willen hun persoonlijke zaken niet delen met hun collega’s, waardoor ze op deze media niet gecontacteerd willen worden.

4. Intranet

Intranet is het persoonlijke netwerk van een organisatie. Het maakt het verzamelen en delen van een enorme hoeveelheid informatie en trainingen mogelijk en het is toegankelijk voor iedereen in het bedrijf. Maar het is niet meer zo modern als het ooit was.

De manier waarop mensen werken is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Traditionele intranetten hebben niet veel integratiemogelijkheden, waardoor medewerkers meerdere systemen moeten checken met aparte logins. Ze bieden vaak beperkte oplossingen voor het delen van interactieve en mediarijke inhoud, en hun systemen zijn niet gemaakt om tweerichtingscommunicatie te vergemakkelijken. Ze zijn simpelweg niet gebouwd om het mobiele tijdperk aan te kunnen of te voldoen aan de behoeften van de jongere generatie van werknemers.

5. Prikborden

Prikborden zijn al lang een vaste waarde in bedrijfsgangen of kantines. Je kunt er waarschuwingen, aankondigingen, openstaande vacatures, leuke initiatieven en vele andere onderdelen van jouw interne communicatiestrategie mee aankondigen. Hoewel ouderwetse statische borden misschien niet langer het meest effectief en handig zijn, geven bedrijven er nu de voorkeur aan om digitale prikborden te gebruiken om hun hele backoffice weer te geven. Echter is het bereik beperkt tot de werkplek en zijn effectiviteit en betrokkenheid van de werknemers niet te meten. Het is een mooie aanvulling op je interne communicatiekanalen, maar niet geschikt om als enige communicatiemiddel met je frontline medewerkers te gebruiken.

Tip bij het gebruiken van digitale prikborden: Wees creatief en gebruik kleuren en bewegende beelden. Het doel is om de aandacht van medewerkers te trekken en ze de aanwezigheid van de organisatie te laten voelen, bijvoorbeeld door jouw bedrijfswaarden op het scherm van de kantine weer te geven.

6. Online teamvergaderingen

Dagelijkse stand-ups, online briefings en periodiek een fysieke meeting kunnen zeker waarde toevoegen aan de dagelijkse activiteiten van een bedrijf. Ze zijn ook geweldig voor de betrokkenheid van medewerkers. Managers of supervisors hebben de leiding en medewerkers kunnen onmiddellijk reageren met vragen of zorgen.

Frontline medewerkers werken echter in verschillende ploegendiensten en managers hebben de tijd niet om elke keer wanneer iemand aan hun dienst begint te briefen en alle relevante informatie te delen. Het benodigde aandachtsniveau is er vaak niet en er zijn constant misverstanden, waardoor managers zichzelf steeds opnieuw moeten herhalen, wat leidt tot frustratie op de werkvloer. Bovendien worden alle banden tussen medewerkers en hoofdkantoor bij deze manier van communicatie verbroken, wat resulteert in een lage betrokkenheid en een hoog verloop.

7. Interne Communicatie Platforms

Interne communicatieplatformen zijn oplossingen om medewerkers via hun persoonlijke apparaten op een effectief en één vast kanaal te bereiken. De markt biedt zowel desktop- als mobiele oplossingen die focussen op verschillende klantwensen. Verder zijn deze systemen zeer eenvoudig te implementeren.

De belangrijkste voordelen van het gebruik van een intern communicatieplatform zijn:

  • Contact maken met externe medewerkers die geen zakelijke e-mailadressen of toegang tot computers hebben.
  • Je bedrijfscultuur bevorderen op meerdere locaties
  • De efficiëntie en productiviteit verhogen – stuur de juiste informatie op het juiste moment naar de juiste personen
  • De samenwerking verbeteren – het bevorderen van de communicatie van de medewerkers stimuleert actieve samenwerking behulpzaamheid
  • Medewerkers betrekken – deel ideeën, prestaties en successen om te vieren
  • Talent aantrekken en behouden – actief zijn en deelnemen aan een duidelijke communicatielijn kan van cruciaal belang zijn voor de betrokkenheid van medewerkers. Een goede interne communicatiestrategie versterkt de bedrijfscultuur en stelt medewerkers in staat merkambassadeurs te worden.

Het enige minpunt? De meeste aangeboden oplossingen zijn beperkt tot interne communicatie, en organisaties moeten daardoor nog steeds vertrouwen op andere tools en software om een ​​volledig geïntegreerde werknemerservaring te bieden.

8. Employee Experience Platforms

Employee Experience verwijst naar alles wat een werknemer denkt, voelt en doet in zijn of haar functie – en omvat alle contactpunten van de ‘journey’ van een werknemer binnen een bedrijf. Het wordt beïnvloed door het onboardingproces, opleidingsinitiatieven, werkplek- en bedrijfcultuur, bedrijfsenquêtes, roosters en interactie met collega’s.

Interne communicatie is dan ook maar één van de pijlers.

De introductie van een Employee Experience Platform kan organisaties veel voordelen opleveren, waaronder het verbeteren van:

  • Productiviteit op de werkvloer
  • Klantenserviceniveaus – en dus klanttevredenheid
  • Betrokkenheid van medewerkers

Moble-first medewerkersplatformen geven frontline medewerkers toegang tot allerlei nuttige informatie, ondersteuning, een digitale leeromgeving en verschillende HR-tools op één centrale, makkelijk toegangbare plek – waardoor het de meest efficiënte oplossing is voor de jongere generatie werknemers.

De volgende stap in het verbeteren van jouw interne communicatie

Oneteam is het alles-in-één platform waarmee organisaties hun frontline medewerkers kunnen bereiken, trainen en betrekken. De oplossing van Oneteam omvat mogelijkheden voor interne communicatie, onboarding, eLearning en enquêtes. Daarnaast bieden wij de optie om naadloos te integreren met jouw huidige HR- of WFM-systemen. Nieuwsgierig naar meer? Bekijk hieronder onze video en ga vandaag nog aan de slag.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on google
Google+

Vind je dit een interessant artikel?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Oneteam om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.