Museum de Fundatie

"Sinds we met Oneteam werken, weet iedereen wat er speelt. We vergaderen 50% minder, HR krijgt veel minder losse vragen, en onze rondleiders zorgen voor een betere gastbeleving en meer verkoop."
- Arnold Palil, P&O bij Museum de Fundatie

‍

Over Museum de Fundatie

Museum de Fundatie is een museum voor beeldende kunst met twee locaties: het museum in Zwolle en Kasteel het Nijenhuis in Heino. Er werken zo'n 66 medewerkers, aangevuld met een groep externe krachten. Het grootste deel van het team werkt op de vloer: als publieksmedewerker, rondleider of op kantoor.

Het team bestaat vooral uit parttimers en oproepkrachten, van studenten tot zestigplussers. Iedereen werkt op verschillende dagen en tijden, en het hele team is eigenlijk nooit tegelijk aanwezig. Precies dat maakte interne communicatie jarenlang tot een uitdaging.

De uitdaging

Toen Arnold in 2022 bij Museum de Fundatie begon op P&O, was er op personeelsgebied nog veel te winnen. Roosters liepen via Excel en veel processen bestonden vooral op papier. Met zijn komst werd er flink gedigitaliseerd, maar één ding ontbrak nog: een centrale plek waar informatie samenkomt en iedereen bereikt.

Communicatie verliep via e-mail en wekelijkse vergaderingen op locatie, terwijl oproepkrachten op school zaten en parttimers op andere dagen werkten. Wie er niet bij was, kreeg uitgebreide notulen toegestuurd. Maar zes tot acht pagina's teruglezen, daar komt in de praktijk bijna niemand aan toe.

Daardoor bereikte belangrijke informatie het team niet altijd op tijd. Zo werden trainingen weleens georganiseerd zonder dat iedereen ervan wist. "Dan zit je met een dure training met een handjevol mensen, terwijl we 66 medewerkers hebben," vertelt Arnold.

Ook tussen de twee locaties was er weinig natuurlijke verbinding. "Voorheen sprak men echt over twee locaties: Zwolle óf Heino. Terwijl het eigenlijk Zwolle én Heino hoort te zijn," vertelt Arnold.

Binnen HR viel er ook winst te behalen. Documenten zoals de arbeidsvoorwaardenregeling stonden op een schijf waar alleen Arnold en zijn leidinggevende bij konden. Praktische vragen over verlof en contracten kwamen daardoor steevast bij hem terecht.

De oplossing

Arnold kende het gemak van een intranet nog van zijn vorige baan bij een bank. Voor het museum moest het alleen simpeler en intuïtiever. "Het moest allemaal in Jip-en-Janneketaal," vertelt hij.

Andere tools die hij bekeek, zagen er vooral uit als een klassiek intranet. Oneteam voelde meteen anders. "Het had echt meer een social media-idee. We dachten meteen: dit snapt iedereen," legt Arnold uit.

Concreet zocht Museum de Fundatie een oplossing die:

• iedereen bereikt, ook medewerkers zonder mailadres of vaste werkplek;
• zekerheid geeft dat informatie daadwerkelijk aankomt;
• een app én webversie heeft en voor iedereen intuïtief is;
• documenten en HR-informatie toegankelijk maakt voor het hele team;
• en collega's onderling laat communiceren zonder privénummers te delen.

Dat laatste bleek een pluspunt waar niemand vooraf aan had gedacht. "Collega's sturen elkaar nu via Oneteam een bericht zonder telefoonnummers uit te wisselen, wat ook met het oog op de AVG goed uitpakt," vertelt Arnold.

De aanpak

De introductie hield Museum de Fundatie bewust laagdrempelig. Arnold gaf een presentatie tijdens een vergadering en liet live zien hoe het platform werkt en wat je ermee kan. In de kantines hingen posters en flyers, en kort daarna kreeg iedereen een uitnodiging om een account aan te maken.

De inrichting groeide daarna mee met de organisatie. Elk team en elke functie heeft inmiddels een eigen community: van publieksmedewerkers en rondleiders tot winkel en kassa, waar bijvoorbeeld wijzigingen in het kassasysteem worden gedeeld.

Daarnaast is er een algemene tijdlijn voor organisatiebrede berichten, een Kletshoek voor alles wat niet werkgerelateerd is, en Achter de schermen bij collecties, waar het hoofd Collecties bijzondere weetjes deelt.

Ook achter de schermen zijn alle systemen aan elkaar gekoppeld. Nieuwe medewerkers die Arnold invoert in salarissysteem Nmbrs, komen via roostertool L1NDA automatisch in Oneteam terecht en ontvangen vanzelf een uitnodiging. Via de snelkoppeling naar L1NDA ziet iedereen bovendien direct met wie ze werken tijdens hun shift, wie er op vakantie is en wie ziek is.

De resultaten

Oneteam heeft inmiddels een vaste plek binnen het museum. Het effect is merkbaar op meerdere vlakken: minder vergadertijd, minder tussendoorvragen bij HR, en een team dat meer verkoopt omdat het beter geïnformeerd is.

Van acht pagina's notulen naar één bericht

Een training, een tentoonstelling die wordt ingericht, een gewijzigde werkwijze bij de kassa: één kort berichtje op de tijdlijn en iedereen is op de hoogte. Waar je bij een mail vooral hoopte dat iedereen hem las, is er nu zekerheid dat de informatie het hele team bereikt.

Praktische updates hingen vroeger op een flip-over in de kantine, maar sloeg iemand het blad om, dan was de informatie ook weer verdwenen. "Nu zie je het belangrijke bericht altijd bovenaan je tijdlijn staan, wel zo handig," vertelt Arnold.

Dat heeft de vergaderstructuur flink veranderd. Het teamoverleg in het museum ging van wekelijks naar tweewekelijks en uiteindelijk naar één keer per maand. Ook de projectoverleggen op kantoor zijn verminderd. "Al met al vergaderen we ruim de helft minder," schat Arnold. "We kunnen onze tijd nu veel effectiever en efficiënter inplannen."

HR-informatie die medewerkers zelf kunnen vinden

Documenten zoals de arbeidsvoorwaardenregeling en uitleg over declaraties staan nu open in Oneteam. Medewerkers vinden zelf hun antwoord op de meeste praktische vragen, en kunnen een vertrouwenspersoon voortaan ook anoniem benaderen. Dat scheelt Arnold veel tussendoorvragen over verlof, contracten en toeslagen. "Doordat ik minder vragen krijg, kan ik met meer focus mijn werk doen," vertelt hij.

Rondleiders die meer weten, meer vertellen en meer verkopen

Hoe beter het team geïnformeerd is, hoe beter de ervaring voor bezoekers. Rondleiders zien in Oneteam welke tentoonstellingen en events eraan komen, en gebruiken dat actief om bezoekers een extra rondleiding of vervolgbezoek aan te raden.

Ook de weetjes uit Achter de schermen bij collecties geven een rondleiding meer diepgang. "Rondleiders kunnen er nu echt een leuk gesprek van maken," zegt Arnold. "Hoe meer je weet, hoe meer je kan vertellen over het museum. En hoe meer je kan verkopen."

Twee locaties, één team

Waar vroeger over Zwolle óf Heino werd gesproken, is het nu Zwolle én Heino. Beide locaties zien wat er bij de ander speelt en promoten elkaars activiteiten actief, wat de zichtbaarheid van beide locaties vergroot. Ook tussen kantoor en de vloer is meer wederzijds begrip ontstaan, omdat beide kanten nu zien wat de ander doet.

Die verbinding is ook praktisch merkbaar. Waar collega's elkaar vroeger nauwelijks konden bereiken zonder telefoonnummers uit te wisselen, sturen ze nu simpelweg een bericht via Oneteam, ook tussen teams die elkaar amper kennen. Zelfs collega's die van huis uit weinig met een computer hadden, schaften een smartphone aan om bij Oneteam te kunnen.

Een stem voor het team op de vloer

Misschien wel de mooiste verandering zit bij het team op de vloer. Zoals in veel organisaties hadden juist de uitvoerende medewerkers het gevoel dat hun stem minder gehoord werd. Dat is veranderd: iedereen kan nu zelf iets plaatsen, en de directie reageert actief op berichten.

"Ze voelen zich gezien. Het is echt gelijkwaardiger geworden," vertelt Arnold. Dat zie je ook terug in wat er gedeeld wordt: na een concert in de kasteeltuin verschenen er spontaan filmpjes op de tijdlijn, en in de Kletshoek delen collega's regelmatig hun eigen schilderijen en andere persoonlijke dingen.

Ook de afstand tot de directie is kleiner geworden. Waar je vroeger via meerdere leidinggevenden ging voordat een vraag bij de directie belandde, stuur je nu gewoon direct een bericht. "Dat gat dat er voorheen was, is nu helemaal weg."

Dat het werkt, hoorde Arnold laatst nog terug van een nieuwe medewerker, die hem vertelde dat ze dit nog nooit had meegemaakt bij een werkgever: hoeveel en hoe open er gedeeld wordt binnen de organisatie.

Conclusie

Als Arnold de grootste meerwaarde van Oneteam moet samenvatten, hoeft hij niet lang na te denken. "Informatie. Dat klinkt misschien simpel, maar wij weten nu van elkaar wat we aan het doen zijn en wat er speelt. Op beide locaties en binnen alle teams."

En wat dat onderaan de streep oplevert? "Rust," zegt hij. "Mensen weten wat er speelt, er zijn geen verrassingen meer. Ons team op de vloer ervaart daardoor meer werkplezier en loopt ook zelfverzekerder rond, simpelweg omdat ze weten waar ze aan toe zijn."

Die rust gaat hand in hand met meer openheid. Medewerkers van de vloer denken inmiddels soms actief mee over keuzes van de directie, en dat vindt Arnold eigenlijk alleen maar mooi. "Ze voelen zich vrij om dat soort dingen te vragen, puur omdat we open en transparant zijn door alles te delen."

Arnold benadrukt dat die cultuurverandering niet vanzelf ontstond. Het museum heeft er zelf hard aan gewerkt om echt één team te worden. Maar zonder een platform dat dat mogelijk maakt, was het nooit gelukt. "Als Oneteam er niet was geweest, hadden we dit niet kunnen doen."

Voor een organisatie waar roosters een paar jaar geleden nog in Excel stonden en informatie via notulen zijn weg moest vinden, is dat misschien wel de grootste winst: 66 medewerkers, twee locaties en één team dat precies weet wat er speelt.