Van Tilburg

"Oneteam is veel meer dan een intern communicatieplatform. Het is de plek waar collega's verbonden blijven, elkaar beter leren kennen en zich trots voelen om deel uit te maken van Van Tilburg. Het versterkt echt ons teamgevoel en de openheid naar elkaar."
- Deveny Kok, marketing & communicatie medewerker bij Van Tilburg

Over Van Tilburg

Van Tilburg, de grootste modewinkel van Nederland, is gevestigd in Nistelrode en telt ruim 15.000 m² winkeloppervlak, verdeeld over meerdere panden zoals mode, sport, kids, lingerie en outlet.

Er werken bijna 600 collega’s, van winkelvloer tot kantoor en atelier, binnen afdelingen zoals verkoop, HR, marketing, e-commerce en inkoop. Door die spreiding in functies, locaties en werktijden is het een uitdaging om iedereen goed en consistent te bereiken.

De uitdaging

Voor de komst van Oneteam verliep interne communicatie via verschillende kanalen naast elkaar. Op de winkelvloer werd veel gedeeld tijdens dagstarts, aangevuld met schermen in de winkel en kantine, af en toe een mail en WhatsAppgroepen.

Dat werkte, maar had duidelijke beperkingen. “Bij een dagstart heb je nooit iedereen bij elkaar. De één werkt niet op donderdag, de ander niet op zaterdag. Dus updates en interne berichten glipten er regelmatig tussendoor,” vertelt Deveny, marketing & communicatie medewerker bij Van Tilburg.

Belangrijke informatie kwam meestal wel aan, maar juist updates over andere afdelingen, successen en interne initiatieven bereikten lang niet iedereen. “Je gaat niet voor elk leuk verhaal een mail naar iedereen sturen,” zegt Deveny. “Terwijl dat juist de berichten zijn die zorgen voor betrokkenheid, trots en het gevoel dat je onderdeel bent van het geheel.”

Daarnaast zorgde WhatsApp voor extra ruis. Het was snel en handig, maar werk en privé liepen door elkaar heen. “WhatsApp is toch een privé-kanaal. Als je op je vrije dag de hele tijd appjes van je werk krijgt, is dat niet prettig.”

Ook praktische processen waren versnipperd. Declaraties liepen via losse mails en enquêtes via externe pagina’s. Medewerkers moesten schakelen tussen verschillende plekken, terwijl HR en finance informatie versnipperd binnenkregen en handmatig moesten verwerken.

De behoefte was duidelijk: één plek waar communicatie samenkomt, waar collega’s informatie kunnen vinden en waar ook ruimte is voor alles wat het werk leuker en persoonlijker maakt.

De oplossing

Van Tilburg kwam via hun retailnetwerk, de Mode Alliance van EK Retail, in aanraking met Oneteam. Binnen dit netwerk delen vergelijkbare organisaties kennis en uitdagingen, en kwam ook de behoefte aan betere interne communicatie regelmatig terug. Vanuit daar werd Oneteam als oplossing aangedragen.

“Oneteam sloot goed aan bij onze uitdagingen, ook omdat je er meerdere systemen in kunt samenbrengen,” vertelt Deveny. “Zo konden we snelkoppelingen toevoegen naar Dyflexis voor roosters en naar onze eigen Van Tilburg Academy voor vakinhoudelijke kennis, en een integratie maken met AFAS voor de HR-structuur.”

Samen met functionaliteiten zoals documenten, enquêtes en de tijdlijn zorgt dat ervoor dat alles voor collega’s vanuit één app werkt. “Dat paste gewoon heel goed bij wat we zochten,” zegt Deveny.

Ook de manier van communiceren sloot goed aan op de doelgroep. De tijdlijn is herkenbaar en werkt intuïtief, waardoor collega’s het snel oppakken. “Collega’s kennen dat van social media, dus dat went erg gemakkelijk,” sluit Deveny af.

De aanpak

Van Tilburg startte met een pilotgroep van HR-medewerkers en leidinggevenden op de vloer. Zo konden ze eerst goed testen hoe het platform in de praktijk werkte.

Na een positieve eerste fase werd Oneteam verder uitgerold naar de rest van de organisatie. Daarbij lag de nadruk niet op verplicht gebruik, maar op enthousiasme. “We hebben het niet gebracht als: dit moet je gebruiken,” vertelt Deveny. “Maar juist: kijk eens wat je hier allemaal mee kunt.”

De eerste berichten waren gericht op ontdekken en wennen. Collega’s kregen voorbeelden van hoe het platform gebruikt kon worden en wat je ermee kon doen. Dat werd ondersteund met flyers op de werkvloer en uitleg in het onboardingpakket. Nieuwe collega’s krijgen nog steeds een persoonlijke uitnodiging waarin ook de leuke kant wordt benadrukt.

Dat werkte. Collega’s gingen het platform gebruiken en begonnen al snel zelf berichten te plaatsen, binnen hun eigen afdeling en daarbuiten. “We merken dat collega’s nu uit zichzelf updates en verhalen delen. Dat is echt gegroeid,” zegt Deveny.

De resultaten

Eén plek waar iedereen samenkomt

Sinds de introductie van Oneteam is het platform in korte tijd een vast onderdeel geworden van hoe Van Tilburg werkt. Inmiddels zit 98% van de collega’s erop en worden berichten gemiddeld door 85 tot 90 procent gelezen.

Waar communicatie eerder verspreid was, is er nu één plek waar collega’s naartoe gaan om bij te blijven. Dat maakt het niet alleen makkelijker om iedereen te bereiken, maar ook om te zien wat wel en niet aankomt. “Je ziet hoeveel collega’s iets gelezen hebben,” vertelt Deveny. “En als dat op een afdeling achterblijft, kun je daar in de dagstart nog even op terugkomen.”

Meer zicht op elkaar en het werk

Tegelijkertijd is het niet alleen een plek voor updates vanuit de organisatie. Collega’s gebruiken het platform ook zelf actief. Bijvoorbeeld een afdeling die een nieuwe collectie binnen heeft, of een team dat iets bijzonders organiseert.

“Je merkt dat collega’s meer over elkaar te weten komen,” zegt Deveny. “Dan hoor je bijvoorbeeld: wat leuk, jouw stukje op Oneteam. Of: ik wist helemaal niet dat jij hier al zo lang werkt.” Dat soort interactie zagen ze eerder veel minder, simpelweg omdat die verhalen niet organisatiebreed gedeeld werden.

Ook rondom events speelt Oneteam een duidelijke rol. Van merkevents tot grotere themadagen in de winkel: collega’s worden via de app op de hoogte gehouden van wat er speelt. “We delen bijvoorbeeld een overzicht van wat er die maand aankomt,” vertelt Deveny. “Zodat collega’s dat ook weer kunnen meenemen richting klanten.”

Minder gedoe, meer overzicht en rust

Naast communicatie helpt het platform ook om praktische processen eenvoudiger te maken. Een concreet voorbeeld is het declareren van sportabonnementen. Waar dat eerder via losse mails ging, loopt het nu via een formulier in Oneteam. “Collega’s vullen hun gegevens in en uploaden een bonnetje,” zegt Deveny. “En finance kan alles in één keer downloaden. Dat scheelt ons veel tijd en uitzoekwerk.”

Ook onderling contact is veranderd. Omdat niet iedereen een werkmail heeft, werd veel geregeld via WhatsApp. Nu gebeurt dat via de chat in Oneteam. “Bijvoorbeeld als iemand wil ruilen van dienst of een vraag heeft,” vertelt Deveny. “Je kunt elkaar gewoon vinden, zonder telefoonnummers uit te wisselen.”

Tegelijk geeft dat meer rust, omdat werkcommunicatie zo binnen één plek blijft. Collega’s bepalen zelf wanneer ze berichten bekijken en of ze meldingen aanzetten. Zeker in een organisatie waar veel collega’s onregelmatig werken, maakt dat een verschil. 

Wat misschien nog wel het meest opvalt, is hoe snel het onderdeel is geworden van de dagelijkse praktijk. “In het begin moesten mensen even wennen,” zegt Deveny. “Maar nu weten collega’s: als er iets is, dan staat het in Oneteam.”

Conclusie 

Voor Van Tilburg zit de grootste waarde van Oneteam in het versterken van de onderlinge verbinding. Collega’s krijgen meer mee van wat er speelt, leren elkaar beter kennen en voelen zich sneller onderdeel van het geheel.

“Je ziet meer betrokkenheid en ook meer trots om te werken bij Van Tilburg,” zegt Deveny. “Collega’s delen wat ze doen of hebben bereikt, en dat wordt ook echt gezien.”

Tegelijk maakt het platform het dagelijkse werk overzichtelijker, omdat alles omtrent de medewerkerservaring samenkomt op één plek. “Voor ons voelt het inmiddels heel vanzelfsprekend,” vertelt Deveny. “We hebben vaak momenten dat we denken: dit is leuk om te delen op Oneteam.”

Vooruitkijkend wil Van Tilburg het platform verder uitbreiden, onder andere met meer gebruik van events, formulieren en open groepen waar collega’s zich bij kunnen aansluiten. “Zodat er ook meer vanuit collega’s zelf kan ontstaan,” zegt Deveny.

De samenwerking met Oneteam verloopt volgens haar zoals het hoort. “We hebben er niet veel omkijken naar, het werkt gewoon. En als er iets is, wordt het snel opgepakt.”