DPD

„Vor Oneteam konnten wir nur 5 % unserer Mitarbeiter ohne Schreibtisch erreichen. Jetzt sind über 80 % dieser Mitarbeiter engagiert und nutzen Oneteam aktiv.“
– Laura Pobusa, Interne Kommunikationsspezialistin bei DPD

Über DPD

DPD ist Europas führendes Paketzustellunternehmen und Teil der Geopost Group. In Lettland beschäftigt DPD über 400 Mitarbeiter an 12 Standorten. Die Unternehmensstruktur umfasst Büromitarbeiter, Lagermitarbeiter und Kuriere auf der Straße.

Wir sprachen mit Daniels Polevačiks, Business Development Project Manager, und Laura Pobusa, Interne Kommunikationsspezialistin, darüber, wie Oneteam ihnen geholfen hat, ihre Kommunikation zu modernisieren und eine stärkere Unternehmenskultur aufzubauen.

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Die Herausforderung

Wie viele Logistikunternehmen stand DPD Lettland vor der Herausforderung, alle informiert zu halten – insbesondere die Mitarbeiter ohne Schreibtisch.

Daniels erklärt: „Unsere Struktur ist in drei Gruppen aufgeteilt: Büro, Lager und Kuriere. Das Schwierigste war, Informationen für alle auf zugängliche Weise bereitzustellen, insbesondere für die Kuriere, die ständig unterwegs sind.“

Die genutzten Tools machten dies noch schwieriger. DPD setzte auf ein altes SharePoint-Intranet, Schwarze Bretter und WhatsApp-Gruppen. SharePoint war nicht für moderne Nutzung ausgelegt. Inhalte waren schwer zu aktualisieren, nur eine Handvoll Admins konnte es verwalten, und vor allem war es für Mitarbeiter ohne Firmen-E-Mail-Adresse nicht zugänglich. Das bedeutete, dass die meisten Lagermitarbeiter und Kuriere sich gar nicht einloggen konnten.

Um die Lücke zu füllen, posteten Manager Updates auf Schwarzen Brettern. Aber das war unzuverlässig. „Nachrichten wurden oft ignoriert oder von anderen Bekanntmachungen verdeckt“, sagt Daniels. „Mitarbeiter sagten uns, sie wussten nicht, wo sie wichtige Informationen finden sollten. Sie fühlten sich ausgeschlossen.“

Die Auswirkungen waren deutlich:

• Das Mitarbeiterengagement war niedrig, besonders unter den Mitarbeitern ohne Schreibtisch.
• Wichtige Updates wurden verpasst, was zu Verwirrung führte.
• Umfragen zeigten, dass sich Mitarbeiter vom Unternehmen abgehängt fühlten.
• Eine starke, einheitliche Kultur aufzubauen war nahezu unmöglich.

Daniels fasst es zusammen: „Obwohl wir unser Bestes gaben, war unsere Kommunikation weder effizient, noch ansprechend oder für alle zugänglich.“

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Die Lösung

DPD beschloss, ein internes Employee-Experience-Audit durchzuführen. Das Ergebnis machte eines deutlich: Sie brauchten eine neue Plattform für die interne Kommunikation, die sich hauptsächlich an Mitarbeiter ohne Schreibtisch in Lagern und auf der Straße richtet.

Das Team erstellte eine Liste von Anforderungen. Die neue Lösung musste:

• Auf Mobiltelefonen funktionieren, ohne eine Firmen-E-Mail zu benötigen.
• Ein großartiges Nutzererlebnis bieten, das für alle einfach zu bedienen ist.
• Alle Mitarbeiter sofort erreichen.
• Kommunikation innerhalb kleinerer Gemeinschaften ermöglichen, nicht nur unternehmensweit.

Laura erklärt: „Wir wollten etwas, das sowohl Büromitarbeiter als auch Kuriere auf die gleiche Weise nutzen können. Es musste sich einfach und vertraut anfühlen, wie die Apps, die Menschen im Alltag verwenden.“

Sie begannen, Lösungen über Google, G2 und durch Anfragen bei anderen Geschäftsbereichen zu recherchieren. Schließlich erstellten sie eine Shortlist mit fünf Anbietern und organisierten mit jedem eine Demo.

„Oneteam war der klare Gewinner“, sagt Daniels. „Es erfüllte 98 % unserer Anforderungen. Das Design war intuitiv – nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Admins. Es bot weit mehr als interne Kommunikation. Und es war das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.“

Die Einführung

Die Implementierung war schnell. „Oneteam kommt mit allen Funktionen fertig ausgestattet“, erklärt Daniels. „Wir mussten nur die Struktur für den Benutzerdatenaustausch durchdenken. Mit Unterstützung des Oneteam-Teams hatten wir alles in nur zwei Wochen live.“

Die größere Herausforderung war der Launch. Wie bringt man Mitarbeiter, die sich nie engagiert hatten, dazu, einer neuen Plattform beizutreten?

Laura: „Wir haben den Go-live sorgfältig geplant. Wir haben einen Kommunikationsplan erstellt, der erklärte, warum Oneteam wichtig ist und wie es die Arbeit erleichtern würde. Wir haben alle Mitarbeiter angesprochen, auch Kuriere weit entfernt von der Zentrale.“

Das Ergebnis war besser als erwartet. „Innerhalb der ersten Woche waren bereits 67 % der Mitarbeiter aktiv“, erinnert sich Laura. „Das hat uns sofort gezeigt, dass wir die richtige Lösung gefunden hatten.“

Die Akzeptanz wuchs weiter, und heute nutzen 86 % aller Mitarbeiter in Lettland Oneteam.

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Die Ergebnisse

Oneteam ist heute das zentrale Kommunikationstool bei DPD Lettland. Es wird für formelle und informelle Kommunikation, das Teilen von Dokumenten, die Organisation von Events, das Versenden von Umfragen und vieles mehr genutzt.

Laura: „Unser CEO kann jetzt alle Mitarbeiter sofort erreichen – etwas, das vorher unmöglich war. Kuriere und Lagermitarbeiter können direkt auf Beiträge antworten und miteinander chatten. Das hat unsere Kultur wirklich gestärkt.“

Daniels ergänzt: „Unser Ziel war es, die drei Gemeinschaften – Büro, Lager und Kuriere – zusammenzubringen. Wir wollten die Kluft zwischen der Zentrale und den Mitarbeitern ohne Schreibtisch überbrücken und unsere Werte stärken. Oneteam hat uns geholfen, genau das zu erreichen. Selbst Kuriere aus dem anderen Ende des Landes nehmen jetzt an Diskussionen in der App teil.“

Die Zahlen sprechen für sich:

• Das Engagement der Mitarbeiter ohne Schreibtisch stieg von 5 % auf über 80 %.
• Das Engagement der Büromitarbeiter wuchs von 25 % auf 90 %.
• Alle wichtigen Ziele für das Mitarbeiterengagement wurden erreicht oder übertroffen.
• Der Papierverbrauch wurde drastisch reduziert, da 50-seitige Handbücher für Lager- und Kuriermitarbeiter jetzt digital in der App geteilt werden.

Laura: „Mitarbeiter haben uns gesagt, dass sie die einfache Bedienung lieben. Kuriere haben keine Zeit, E-Mails zu checken. Mit Oneteam ist es wie Facebook öffnen – innerhalb von Sekunden ist man auf dem neuesten Stand.“

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Ausblick

DPD erweitert kontinuierlich den Einsatz von Oneteam. Sie führen Mitarbeiterzufriedenheitsumfragen, Event-Feedback-Formulare und Kurier-Umfragen über die Plattform durch. Außerdem nutzen sie Oneteam, um wichtige Handbücher und Schulungsmaterialien an einem zentralen Ort zu teilen.

Daniels: „Oneteam hilft Ihnen, die Herausforderung zu lösen, mit der alle Logistikunternehmen konfrontiert sind: die Kluft zwischen den Menschen im Büro und denen im Außendienst. Es ist einfach zu bedienen, für alle zugänglich und passt perfekt zu den Anforderungen der Logistik.“

Laura stimmt zu: „Oneteam hat einen direkten Einfluss auf Engagement, Kultur und Kommunikation. Unsere Mitarbeiter fühlen sich stärker verbunden, besser informiert und stärker eingebunden. Genau das wollten wir erreichen.“