Smeding

"Mit Oneteam haben wir jetzt einen zentralen Ort für unsere interne Kommunikation. Nachrichten werden gelesen, Menschen reagieren darauf, und jeder weiß, wo er Informationen und Updates findet."
– Linda Visser-Stam, HR-Beauftragte bei Smeding

Über Smeding

Smeding ist ein Logistikpartner im Frischebereich. Von seinem Hauptsitz und Verteilzentrum in Sint Annaparochie aus werden Produkte beschafft, eingelagert und an Einzelhandels- und Foodservice-Kunden geliefert. Außerdem betreibt das Unternehmen ein zweites Verteilzentrum in Geldermalsen, wo es Partner wie EDEKA unterstützt.

Insgesamt arbeiten rund 380 Kolleginnen und Kollegen bei Smeding – von Büro-Teams über Lagerpersonal und Teamleiter bis hin zu einer flexiblen Gruppe von Zeitarbeitnehmern. Zwei Standorte, unterschiedliche Tätigkeitsbereiche, unterschiedliche Arbeitszeiten – und dennoch eine Organisation.

Die Herausforderung

Um 2021 wurde die interne Kommunikation Teil des HR-Bereichs und übernahm die Aufgabe vom Marketing- und Kommunikationsteam. Zunächst änderte sich an der Vorgehensweise nicht viel. "Wir haben die Newsletter so weitergeführt wie immer", sagt Linda. "Aber uns fehlte die Verbindung. Ein Newsletter ist Einwegkommunikation – die Menschen reagieren darauf kaum."

Austrittsgespräche und Umfragen machten eines deutlich: Die Mitarbeiter wünschten sich mehr Kommunikation – nicht nur praktische Updates, sondern auch ein besseres Bild davon, wie es dem Unternehmen geht. "Die Leute wollen einfach wissen, was los ist. Wie läuft es bei uns? Was ändert sich? Und was bedeutet das für uns?", erklärt Linda.

Gleichzeitig stellte das HR-Team fest, dass Informationen nicht immer reibungslos durch die gesamte Organisation flossen. Wichtige Updates erreichten nicht durchgängig alle, und es gab nur begrenzten Einblick in das, was in den verschiedenen Teams und an den verschiedenen Standorten passierte. Das erschwerte es, alle auf dem gleichen Stand und eingebunden zu halten.

Auch das Onboarding neuer Mitarbeiter war ein Bereich mit Verbesserungspotenzial. Neue Kolleginnen und Kollegen erhielten zwar Einweisungen direkt am Arbeitsplatz und ein Willkommenspaket, aber Pflichtschulungen wurden nicht immer sofort angeboten.

"Manche Schulungen wurden erst durchgeführt, wenn genug neue Mitarbeiter für eine Gruppe zusammengekommen waren", sagt Linda. "Das bedeutete manchmal, ein paar Monate zu warten. Wir wollten das schneller und strukturierter gestalten, damit die Leute früher durchstarten können."

Neben Newslettern nutzte Smeding auch digitale Bildschirme, um Updates zu teilen. Das funktionierte gut für kurze Nachrichten, bot aber wenig Raum für Erklärungen oder Interaktion. Dazu mussten die Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein, um die Aktualisierung zu sehen.

Währenddessen wuchs Smeding weiter. Mit der Eröffnung des zweiten Verteilzentrums in Geldermalsen nahm die räumliche Distanz zwischen den Kolleginnen und Kollegen zu. "Manchmal fühlt es sich wirklich wie zwei separate Standorte an", sagt Linda. "Aber wir möchten, dass sich alle als Teil von einem Smeding fühlen."

All das machte den Bedarf immer deutlicher: ein Ort, an dem Kommunikation, Onboarding und praktische Informationen zusammenkommen.

Die Lösung

Genau da kam Oneteam ins Spiel. Die damalige HR-Managerin stellte die Plattform als Möglichkeit vor, sowohl die interne Kommunikation als auch das Onboarding neu zu denken.

"Wir wollten wirklich etwas anders machen", erklärt Linda. "Als die Kommunikation zu unserem HR-Team verlagert wurde, fühlte es sich wie der richtige Moment an, auch die Art und Weise zu verbessern, wie wir sie organisieren."

Was sofort auffiel, war, dass Oneteam mehr bietet als nur einen Feed für Updates. Die Plattform ermöglichte es, Onboarding, E-Learning, Formulare und Dokumente an einem Ort zu bündeln.

"Besonders beim Thema Schulungen haben wir sofort den Mehrwert erkannt", sagt Linda. "Man kann Schulungen neuen Mitarbeitern sofort zuweisen, anstatt auf eine vollständige Gruppe zu warten. Das macht einen großen Unterschied dabei, wie schnell die Leute loslegen können."

Auch die Möglichkeit, Nachrichten nach Standort oder Team gezielt zu senden, passte gut dazu, wie Smeding mit seinen zwei Standorten und unterschiedlichem Alltag funktioniert.

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Die Umsetzung

Gemeinsam mit einer externen Marketingagentur bereitete Smeding den Start von Oneteam vor. Plakate und digitale Bildschirme wurden genutzt, um die Plattform vorzustellen und die Mitarbeiter zum Herunterladen der App zu motivieren.

In der ersten Phase lag der Fokus auf dem Aufbau einer starken und klaren Grundlage. Die Plattform wurde mit Timeline-Updates, einem Onboarding-Programm mit Quizfragen, Pflicht-E-Learnings sowie einer Reihe von Formularen und Dokumenten befüllt.

"Wir haben dafür gesorgt, dass alles, was unsere Mitarbeiter wissen müssen, über Oneteam verfügbar ist", sagt Linda. "Wer informiert bleiben will, geht in die App."

Die Ergebnisse

Smeding arbeitet noch aktiv an weiteren Verbesserungen, aber der Unterschied im Vergleich zu vor einigen Jahren ist bereits deutlich sichtbar.

Von 380 Mitarbeitern sind nun 95 % in Oneteam. Das bedeutet, dass fast alle über eine einzige Plattform erreichbar sind – egal ob sie im Büro, unterwegs oder im Verteilzentrum arbeiten.

"Die Nachrichten werden wirklich gelesen – das sehen wir klar an den Statistiken", sagt Linda. "Diese Reichweite hatten wir mit E-Mail-Newslettern nie."

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Mehr Interaktion statt Einwegkommunikation

Wo die Kommunikation früher auf einen monatlichen Newsletter beschränkt war, ist sie heute viel interaktiver geworden.

"Die Leute reagieren regelmäßig auf Beiträge, vergeben High-Fives oder hinterlassen Kommentare", erklärt Linda. "Und innerhalb bestimmter Gruppen kommunizieren die Kolleginnen und Kollegen auch viel miteinander. Genau das wollten wir: nicht nur lesen, sondern auch reagieren und mitmachen."

Innerhalb der Organisation ist Oneteam zur ersten Anlaufstelle für interne Kommunikation geworden. "Manchmal höre ich, wie eine Kollegin sagt: 'Ich hab das auf Oneteam noch nicht gesehen.' Das ist das Zeichen, dass die Menschen darin wirklich den Ort sehen, wo Informationen zu finden sind", sagt Linda.

Besseres Onboarding und bessere Schulungen

Neue Mitarbeiter starten jetzt mit einem Online-Onboarding-Programm in Oneteam. Dieses hilft ihnen zu verstehen, wer Smeding ist und wie die Organisation funktioniert – unterstützt durch kurze Quizfragen, die überprüfen, ob die Informationen verstanden wurden.

Pflicht-E-Learnings sind ebenfalls von Anfang an verfügbar und decken Themen wie sicheres Arbeiten im Verteilzentrum und andere Sicherheitsanweisungen ab.

"Früher musste man warten, bis genug neue Mitarbeiter für eine Gruppenveranstaltung zusammengekommen waren", sagt Linda. "Jetzt kann man jemanden sofort loslegen lassen, was ihm hilft, sich viel schneller einzufinden."

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Praktische Angelegenheiten schneller erledigt

Oneteam wird auch zunehmend für praktische Angelegenheiten genutzt. Formulare werden für Event-Anmeldungen verwendet, aber auch für eine Ideenbox, in der Mitarbeiter Vorschläge oder Verbesserungen einreichen können.

Dokumente wie der Tarifvertrag und die Urlaubsregelungen sind zentral in der App verfügbar. So können Mitarbeiter Informationen selbst nachschlagen, ohne ihren Vorgesetzten fragen zu müssen.

"Das spart viele einzelne Nachfragen", sagt Linda. "Die Leute können einfach nachschlagen, wann es ihnen passt."

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Ein Smeding

Smeding teilt Nachrichten jetzt gezielter – nach Standort oder Team. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nur sehen, was für ihren Alltag relevant ist, und trotzdem bei Bedarf unternehmensweite Updates erhalten.

Indem alles an einem Ort gebündelt wird, ist es einfacher, alle informiert und vernetzt zu halten – an beiden Standorten. "Wir wollen nicht, dass es sich wie zwei separate Orte anfühlt", sagt Linda. "Wir wollen, dass die Menschen wissen, was passiert, egal wo sie arbeiten."

Fazit

Für Smeding hat Oneteam mehr Klarheit und einen eindeutigen zentralen Ort für die interne Kommunikation gebracht. Mit 95 % der Mitarbeiter auf der Plattform ist die Reichweite hoch, Nachrichten werden gelesen und Kolleginnen und Kollegen sind aktiv dabei. Schulungen sind jetzt strukturiert, leicht zugänglich und einfach nachzuverfolgen.

"Als HR-Team sind wir noch immer sehr froh, diesen Schritt gemacht zu haben", sagt Linda. "Und unsere Mitarbeiter profitieren wirklich davon."

Mit Blick auf die Zukunft liegt der Fokus darauf, noch mehr aus der Plattform herauszuholen. Gemeinsam mit ihrer Marketingagentur und Oneteam prüft Smeding, was gut funktioniert und wo Verbesserungen möglich sind.

"Wir möchten uns anschauen, was wir haben, was wir nutzen und wie wir es besser einsetzen können", sagt Linda. "Mit Oneteam ist so viel möglich. Es wäre schade, das nicht voll auszuschöpfen."