Smeding

“Met Oneteam hebben we nu één centrale plek voor onze interne communicatie. Berichten worden gelezen, er wordt op gereageerd en iedereen weet waar ze moeten zijn voor informatie en updates.”
– Linda Visser-Stam, HR-medewerker bij Smeding

Over Smeding

Smeding is logistiek partner binnen de AGF-sector. Vanuit het hoofdkantoor en distributiecentrum in Sint Annaparochie worden producten ingekocht, opgeslagen en geleverd aan retail en foodservice. Daarnaast heeft Smeding een tweede distributiecentrum in Geldermalsen, waar zij als logistiek partner werken voor onder andere EDEKA.

In totaal werken er zo'n 380 collega's bij Smeding, verspreid over kantoorfuncties, warehousemedewerkers, teamleiders en een flexibele schil van uitzendkrachten. Twee locaties, verschillende type werkzaamheden, verschillende werktijden, maar toch samen één organisatie.

De uitdaging

Rond 2021 kwam interne communicatie bij HR te liggen. Voorheen werd dat geregeld vanuit de afdeling marketing & communicatie, maar toen die afdeling verdween, besloot Smeding het onderdeel arbeidscommunicatie voort te zetten binnen HR.

“We zijn eerst doorgegaan met de nieuwsbrieven zoals het altijd werd gedaan,” zegt Linda. “Maar we misten verbinding, want een nieuwsbrief is eenrichtingsverkeer. Mensen reageren daar niet op."

Uit uitstroomgesprekken en enquêtes kwam regelmatig naar voren dat medewerkers behoefte hadden aan meer communicatie. Niet alleen praktische updates, maar ook inzicht in hoe het met het bedrijf ging. “Mensen wilden gewoon weten wat er speelt. Hoe gaat het? Wat verandert er? Wat betekent dat voor ons?” vertelt Linda.

Daarnaast merkte HR dat informatie niet altijd vanzelf door de organisatie stroomde. Er was behoefte aan meer zichtbaarheid van wat er organisatiebreed gebeurde en aan kortere lijnen tussen teams.

Ook de onboarding van nieuwe collega’s kon consistenter worden ingericht. Nieuwe medewerkers kregen wel uitleg op de werkvloer en een welkomspakket, maar verplichte trainingen volgden soms pas later. 

“Vanuit KAM (Kwaliteit, Arbo en Milieu) waren er bepaalde trainingen die iedereen verplicht moest volgen, maar die werden vaak pas na een paar maanden klassikaal gegeven wanneer de groep groot genoeg was.” vertelt Linda, “Dat wilden we eerder en gestructureerder aanbieden.”

Naast de nieuwsbrief werd ook narrowcasting gebruikt om informatie te delen. Dat werkte voor korte updates, maar bood weinig ruimte voor verdieping of interactie. Bovendien moest je maar net op het juiste moment langs het scherm lopen om de update te zien. 

Tegelijkertijd groeide Smeding verder. Met de start van het distributiecentrum in Geldermalsen ontstond er meer fysieke afstand tussen collega’s. “Het voelt soms echt alsof het twee aparte locaties zijn,” zegt Linda. “En we willen juist dat mensen zich onderdeel voelen van één Smeding.”

Langzaam werd de behoefte duidelijker voor één plek waar communicatie, onboarding en praktische informatie samenkomen.

De oplossing

In die zoektocht kwam Oneteam in beeld. De toenmalige HR-manager introduceerde het platform als manier om interne communicatie en onboarding anders in te richten.

“We wilden het echt vernieuwen,” vertelt Linda. “Toen de communicatie bij HR kwam te liggen, wilden we ook echt die stap zetten om het beter te organiseren.”

Wat direct aansprak, was dat Oneteam meer bood dan alleen een tijdlijn voor berichten. Onboarding, e-learnings, formulieren en documenten konden allemaal in dezelfde omgeving worden ondergebracht.

“Vooral voor trainingen zagen we meteen de meerwaarde,” legt Linda uit. “Je kunt ze direct klaarzetten voor nieuwe medewerkers, in plaats van wachten tot je een groep bij elkaar hebt.”

Daarnaast maakt het platform het mogelijk om berichten gericht te delen per locatie of team. Dat paste goed bij een organisatie met twee vestigingen die ieder hun eigen dagelijkse praktijk hebben.

‍

De aanpak

Samen met een extern marketingbureau werd de introductie van Oneteam voorbereid. Via posters en narrowcasting werden medewerkers geïnformeerd over het nieuwe platform en aangemoedigd om de app te downloaden.

In de eerste fase lag de focus op het neerzetten van een duidelijke basis. Het platform werd gevuld met updates via de tijdlijn, een online onboardingprogramma met quizvragen, verplichte e-learnings en verschillende formulieren. Ook documenten zoals de cao en verlofregelingen kregen een vaste plek in de app.

“We hebben gezorgd dat alles wat belangrijk was voor medewerkers om te weten, via Oneteam liep,” vertelt Linda. “Als je op de hoogte wilde blijven, moest je eigenlijk wel de app downloaden,” legt ze uit.

De resultaten

Hoewel Smeding nog stappen wil zetten in verdere optimalisatie, is het verschil met een paar jaar geleden duidelijk merkbaar.

Van de 380 collega’s zit inmiddels 95% op Oneteam. Daarmee is vrijwel iedereen via één platform bereikbaar, of je nu op kantoor werkt of in het distributiecentrum.

“Berichten worden echt goed gelezen,” zegt Linda. “Dat zien we duidelijk terug. Dat bereik hadden we niet met de nieuwsbrief per mail.”

‍

Meer interactie in plaats van alleen zenden

Waar communicatie eerder vooral bestond uit een maandelijkse nieuwsbrief, ontstaat er nu vaker interactie onder berichten. “Er wordt regelmatig gereageerd op posts,” vertelt Linda. “En binnen bepaalde groepen wordt er echt veel onderling gecommuniceerd. Dat is precies wat we wilden: dat mensen niet alleen lezen, maar ook reageren.”

Wat ook opvalt: medewerkers zien Oneteam steeds meer als de vaste plek voor interne communicatie. “Ik hoor soms iemand zeggen: ‘Ik heb het nog niet op Oneteam gezien.’ Dan weet je dat mensen het platform echt als dé plek zien waar informatie hoort te staan,” zegt Linda.

Onboarding en training beter geregeld

Nieuwe medewerkers starten nu met een online onboardingprogramma in Oneteam. Daarin wordt uitgelegd wie Smeding is en hoe de organisatie werkt, afgewisseld met korte quizvragen om te checken of de informatie duidelijk is.

Daarnaast staan verplichte e-learnings direct klaar, zoals veilig werken in het distributiecentrum of specifieke veiligheidsinstructies. “Voorheen moest je wachten tot er genoeg nieuwe medewerkers waren voor een klassikale training,” legt Linda uit. “Nu kun je iemand meteen laten starten.”

‍

Praktische zaken sneller geregeld

Ook op praktisch vlak wordt Oneteam steeds meer gebruikt. Formulieren worden ingezet voor eventaanmeldingen, maar ook voor de ideeënbus waar medewerkers suggesties of verbeterpunten kunnen indienen.

Documenten zoals de cao en verlofregelingen staan centraal in de app. Medewerkers kunnen die zelf terugvinden, zonder dit aan hun leidinggevende te hoeven vragen.

“Dat scheelt veel losse vragen,” vertelt Linda. “Mensen kunnen het zelf opzoeken wanneer het hen uitkomt.”

‍

Meer één Smeding

Smeding is nu in staat om berichten veel gerichter te delen, op basis van locatie of team. Op die manier zien medewerkers wat relevant is voor hun dagelijkse werkzaamheden, terwijl ze toch bedrijfsbrede updates ontvangen wanneer dat nodig is.

Dat helpt om iedereen aangehaakt te houden, ook als je dagelijks op een andere locatie werkt. “We willen dat het niet voelt als twee losse plekken,” zegt Linda. “Dat mensen weten wat er speelt, ongeacht waar ze werken.”

Conclusie

Voor Smeding heeft Oneteam gezorgd voor meer overzicht en één duidelijke plek voor interne communicatie. Met 95% van de medewerkers op het platform is het bereik groot, worden berichten goed gelezen en doen collega’s actief mee. Trainingen zijn nu gestructureerd, makkelijk toegankelijk en eenvoudig te volgen.

“Als HR-team zijn we nog steeds blij dat we deze stap hebben gezet,” zegt Linda. “En onze medewerkers hebben er ook echt iets aan.”

De komende periode staat in het teken van verder verbeteren en verfijnen. Samen met het marketingbureau en Oneteam wordt geëvalueerd wat goed werkt en waar verbetering mogelijk is.

“We willen kijken: wat hebben we, wat gebruiken we en hoe kunnen we het beter inzetten?” zegt Linda. “Er is zoveel mogelijk in Oneteam. Dan is het zonde om niet alles eruit te halen,” sluit ze af.