Flonk Hotels

"Oneteam is de plek geworden waar alles samenkomt. Of het nu gaat om een update over een verbouwing, het verwelkomen van een nieuwe collega of het delen van HR-documenten, alles staat op één plek en elke medewerker weet die te vinden."
‍
- Myrthe Winkel, HR-medewerker bij Flonk Hotels

Over Flonk Hotels

Flonk Hotels heeft twee locaties in Groningen: Flonk Hotel Groningen Centre en Flonk Hotel Groningen Zuid. Samen werken er ruim 110 medewerkers. De teams zijn verdeeld over verschillende afdelingen, zoals Front Office, Restaurant, Banqueting en Reservations. Met twee hotels en veel collega’s op de werkvloer is goede interne communicatie essentieel om iedereen verbonden en goed geïnformeerd te houden.

De uitdaging

Voor de introductie van Oneteam verliep interne communicatie binnen Flonk Hotels via verschillende kanalen. Er waren updates die per e-mail werden gestuurd, teams hadden hun eigen WhatsAppgroepen en andere informatie werd weer mondeling doorgegeven op de werkvloer.

“Op een gegeven moment hadden we een hoop WhatsAppgroepen en werden nieuwsbrieven per mail verstuurd,” vertelt Myrthe, HR-medewerker bij Flonk Hotels. “Dan staat iets in een mail, iets in een WhatsAppgroep en iets anders hoor je weer via via. Daardoor liep het niet meer goed samen.”

Voor een hotel waar bijna alle medewerkers op de vloer werken, is dat verre van ideaal. Niet iedereen zit dagelijks achter een computer of checkt regelmatig zijn mail. Daardoor was het lastig om iedereen op dezelfde manier en op hetzelfde moment te bereiken.

Ook tussen de twee locaties was communicatie niet altijd vanzelfsprekend. Flonk Hotels wilde juist dat medewerkers beter wisten wat er op de andere locatie speelde en zich zo onderdeel voelden van één organisatie.

Daarnaast waren er praktische uitdagingen. Denk aan het delen van documenten, het organiseren van evenementen of het inwerken van nieuwe medewerkers. Veel gebeurde handmatig of via losse berichten.

De oplossing

De HR-afdeling van Flonk Hotels ging daarom op zoek naar een platform waar alles rondom interne communicatie samenkomt. Een plek waar medewerkers snel updates kunnen vinden, maar waar ook onboarding, documenten, evenementen en enquêtes eenvoudig geregeld kunnen worden.

“Het belangrijkste was dat we iedereen makkelijk konden bereiken,” legt Myrthe uit. “En dat medewerkers daardoor ook beter betrokken blijven bij wat er binnen de organisatie gebeurt.”

Daarnaast was het belangrijk dat communicatie gericht gedeeld kan worden per team of functie. “Het handigst is dat een collega van het restaurant alleen de informatie ziet die voor het restaurant relevant is,” vertelt Myrthe. “Door communicatie per team te organiseren, worden ze niet overspoeld met berichten en blijft het voor iedereen overzichtelijk.”

Flonk Hotels zocht daarmee een oplossing die:

• interne communicatie centraliseert;
• medewerkers minder afhankelijk maakt van e-mail en WhatsApp;
• medewerkers op beide locaties met elkaar verbindt;
• communicatie per afdeling mogelijk maakt;
• documenten en onboardinginformatie toegankelijk maakt;
• en evenementen en enquêtes makkelijker organiseert.

Met Oneteam vonden ze precies dat: één overzichtelijk platform waar al deze onderdelen samenkomen en waar medewerkers makkelijk hun weg in vinden.

De aanpak

Toen het platform eenmaal stond, is Flonk Hotels het stap voor stap verder gaan uitbreiden. De HR-afdeling nam hierin het voortouw en ging actief op zoek naar manieren om Oneteam niet alleen te gebruiken voor communicatie, maar het platform ook echt waardevol te maken in het dagelijkse werk van medewerkers.

Een eerste stap was het opbouwen van de tijdlijn als vaste plek voor interne updates. Daarvoor maakte Flonk Hotels ruimte voor verschillende soorten content: praktische mededelingen, updates over verbouwingen, berichten over nieuwe collega’s, interne events en terugblikken.

“Ik vind het leuk om collega’s mee te nemen in wat er gebeurt,” vertelt Myrthe. “Als er bijvoorbeeld een verbouwing begint, delen we eerst dat het gaat starten. Daarna laten we tussendoor foto’s zien van hoe het eruitziet tijdens de werkzaamheden en uiteindelijk natuurlijk het eindresultaat.”

Daarnaast heeft Flonk Hotels de onboarding voor nieuwe collega’s opnieuw onder de loep genomen. “Het was eerst een beknopt programma met enkel een korte introductie en onze kernwaarden,” vertelt Myrthe. “Dat heb ik nu uitgebreid in Oneteam, zodat nieuwe collega’s echt een goed beeld krijgen van de organisatie, de twee locaties en hoe bepaalde dingen werken bij Flonk Hotels.”

Daarnaast zijn belangrijke documenten centraal beschikbaar gemaakt in Oneteam. In plaats van medewerkers losse bestanden te mailen, kunnen ze nu zelf dingen terugvinden zoals ons personeelshandboek  of andere handige HR-informatie.

Ook de academy begint langzaam vorm te krijgen. “Tijdens de eindejaarsgesprekken kwam meerdere keren naar voren dat medewerkers graag een Duitse cursus wilden volgen,” vertelt Myrthe. “Toen heb ik die toegevoegd aan de academy en sindsdien verwijzen managers daar nu ook naar als iemand aangeeft dat diegene zijn of haar Duits wil verbeteren.”

Zo groeit Oneteam stap voor stap mee met wat er op de werkvloer speelt en waar medewerkers in hun werk echt iets aan hebben.

De resultaten

Die aanpak heeft ervoor gezorgd dat Oneteam vandaag de dag een vaste plek heeft binnen de operatie van Flonk Hotels. Inmiddels is 98,2% van alle medewerkers aangesloten op het platform.

De tijdlijn wordt actief gebruikt voor updates over wat er binnen de hotels speelt. Denk aan verbouwingen, nieuwe collega’s, interne evenementen, winacties, een terugblik op het jaar of foto’s van bijvoorbeeld het winterfeest. Dat zorgt niet alleen voor meer zichtbaarheid, maar ook voor meer interactie. “Je ziet dat collega’s daar echt op reageren,” vertelt Myrthe. “Veel high fives, reacties of felicitaties als iemand een nieuwe functie krijgt. Dat maakt het ook leuker en persoonlijker.”

Ook het organiseren van evenementen is eenvoudiger geworden. Medewerkers kunnen zich via Oneteam aanmelden, waardoor HR niet meer handmatig hoeft bij te houden wie er komt. “Je ziet meteen hoeveel medewerkers zich hebben aangemeld,” zegt Myrthe. “Dat scheelt veel tijd.”

Het jaarlijkse medewerkerstevredenheidsonderzoek loopt inmiddels ook digitaal via Oneteam, waardoor medewerkers dit snel en laagdrempelig op hun telefoon invullen. De resultaten zijn direct inzichtelijk, waardoor de afdeling HR en management meteen zien wat er speelt rond werksfeer, communicatie en werkdruk en daar gerichter op kunnen sturen.

Daarnaast helpt het platform om de communicatie gerichter te maken. De afdelingen hebben hun eigen groepen, waardoor medewerkers vooral de updates zien die voor hun afdeling relevant zijn. Tegelijk blijft er één centrale plek voor organisatiebrede informatie, waardoor Centre en Zuid beter met elkaar verbonden zijn.

Voor de afdeling HR levert dat vooral meer tijd en overzicht op. In plaats van losse mails en verspreide communicatie staat informatie nu bij elkaar op één plek. Fijn daarbij is dat nieuwe medewerkers ook kunnen terugzien wat er eerder is gedeeld op Oneteam, waardoor ze sneller begrijpen wat er speelt en wat er al is gebeurd.

Ook bij het onboardingsproces merkt Flonk Hotels verschil. Nieuwe medewerkers krijgen hun welkomstinformatie via het platform en kunnen daarna via een korte enquête anoniem feedback geven op hun start. “De reacties zijn eigenlijk allemaal heel positief,” vertelt Myrthe. “Collega’s geven aan dat de communicatie duidelijk is en dat ze zich welkom voelen.”

Conclusie

Voor Flonk Hotels is Oneteam inmiddels de centrale plek geworden waar alles samenkomt. Van dagelijkse updates en interne evenementen tot onboarding en praktische HR-informatie. Het platform helpt om medewerkers op beide locaties beter te informeren en zorgt ervoor dat communicatie een stuk overzichtelijker en toegankelijker is geworden.

“Het is gewoon een heel toegankelijk platform,” zegt Myrthe. “Voor ons, maar ook voor de medewerkers. Alles staat op één plek en dat maakt communiceren een stuk makkelijker.”

Wat volgens Flonk Hotels ook meespeelt, is de samenwerking met het team achter Oneteam. Via productupdates, nieuwsbrieven en webinars blijven ze goed op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden binnen het platform.

“Wat ik mooi vind, is dat het platform zich continu blijft ontwikkelen en dat je daarin wordt meegenomen,” vertelt Myrthe. “We krijgen regelmatig updates over nieuwe features en via webinars zie je wat eraan komt. Als we een vraag hebben, krijgen we ook snel reactie. Dat maakt het prettig samenwerken.”