Van Gelder groente & fruit

“Met Oneteam delen we informatie sneller en consistenter met collega’s in de operatie, zonder dat het extra werkdruk oplevert.”
– Patricia Prikker, personeelszaken & recruitment bij Van Gelder

Over Van Gelder groente & fruit

Van Gelder groente & fruit is een Nederlands familiebedrijf met ruim 70 jaar ervaring in aardappelen, groente en fruit. Vanuit de hoofdlocatie in Ridderkerk en meerdere distributiepunten in Nederland levert Van Gelder dagelijks dagverse producten aan horeca, cateraars en zorginstellingen in Nederland en België.

Binnen de organisatie werken ongeveer 250 vaste medewerkers en zo’n 80 flexkrachten, verdeeld over productie, magazijn, transport, kantoor en inkoop. Daarnaast zijn er meerdere depots waar alleen chauffeurs werken. Niet iedereen komt elkaar dagelijks tegen, wat interne communicatie extra belangrijk én uitdagend maakt.

De uitdaging

Voor de komst van Oneteam werd interne informatie vooral gedeeld via incidentele nieuwsbrieven of via mondelinge overdracht op de werkvloer. Dat werkte goed voor collega’s op kantoor, maar minder voor medewerkers in productie, magazijn en transport.

“Collega’s op kantoor horen vanzelf veel,” vertelt Patricia, bedrijfsrecruiter bij Van Gelder. “Je zit naast elkaar en vangt gesprekken op. Maar mensen in de operatie werken hun dienst en gaan daarna naar huis. Dan mis je makkelijk context of achtergrond bij beslissingen.”

Ook de momenten waarop informatie werd gedeeld, verschilden. “We probeerden ongeveer één keer per kwartaal een nieuwsbrief te versturen,” legt Stefan, marketingmedewerker bij Van Gelder, uit. “Maar als er niet genoeg informatie was, duurde het soms nog wat langer voordat er weer iets werd gedeeld.”

Die kloof werd niet expliciet uitgesproken door medewerkers, maar intern werd wel gevoeld dat informatie niet iedereen tegelijk bereikte. Updates over veranderingen in werkwijzen, acties voor personeel of organisatiebreed nieuws kwamen soms gefragmenteerd aan.

Daarbij bestaat Van Gelder uit meerdere afdelingen en locaties. Chauffeurs die vanuit depots werken, komen zelden op de hoofdlocatie en ontmoeten collega’s van andere afdelingen nauwelijks. Veel informatie bleef daardoor binnen de eigen afdeling.

“We wilden voorkomen dat iedereen alleen op zijn eigen eiland bezig is,” zegt Patricia. “Door informatie beter te delen, houd je mensen betrokken en voorkom je dat dingen gaan schuren.”

Het doel was helder: informatie sneller, laagdrempeliger en organisatiebreed delen, zonder extra werkdruk te creëren voor leidinggevenden.

De oplossing

De keuze voor Oneteam kwam voort uit die interne wens om interne communicatie te verbeteren. Een collega had Oneteam eerder aangedragen, waarna Patricia, Brigitte en Stefan samen verantwoordelijk werden voor de invulling en het gebruik van het platform.

Aanvankelijk was het idee dat managers zelf updates zouden plaatsen, maar dat bleek in de praktijk lastig. “Managers zijn vooral bezig met de dagelijkse operatie,” legt Patricia uit. “Dan schiet het plaatsen van berichten er snel bij in.”

Daarom halen Patricia, Brigitte en Stefan nu actief informatie op bij de verschillende afdelingen. Wat speelt er? Wat is relevant om te delen? Zij zorgen vervolgens voor een vaste stroom aan berichten, zodat informatie wel organisatiebreed wordt gedeeld en er voldoende variatie blijft.

De resultaten

Sinds de introductie van Oneteam is interne communicatie bij Van Gelder vooral sneller en toegankelijker geworden. Waar informatie eerder werd opgespaard voor een nieuwsbrief, kan die nu direct gedeeld worden op het moment dat het speelt.

“Voorheen wachtte je tot er genoeg informatie was,” vertelt Patricia. “Nu plaats je een nieuwe update vrijwel direct.”

Gemiddeld verschijnen er zo’n twee berichten per week op de tijdlijn. “We zorgen dat het niet alleen maar serieuze berichten zijn, maar dat het goed wordt afgewisseld met leuke en luchtige berichten.” zegt Stefan. “Juist die mix maakt het aantrekkelijk voor collega’s om Oneteam te blijven checken.”

Er worden onder andere organisatie-updates gedeeld, personeelsacties, berichten vanuit het Experience Center en het vaste item “Medewerker in beeld”, waarin elke maand één collega wordt voorgesteld. “Dat doen we steeds volgens hetzelfde format waarin ik ze een aantal vragen voorleg,” vertelt Stefan, “zodat je ook collega’s leert kennen met wie je niet dagelijks samenwerkt.”

Daarnaast is er een digitaal koffiehoekje ingericht waar medewerkers zelf berichten kunnen plaatsen, ook als die niet werkgerelateerd zijn. Dat zorgt voor een informele plek binnen Oneteam, zonder dat het platform onoverzichtelijk wordt.

Reageren doen medewerkers nog wat minder vaak. Ze geven eerder een high five dan dat ze een reactie plaatsen. “Dat is voor onze collega’s misschien nog een brug te ver,” merkt Stefan op. “Dat soort gesprekken vinden dan wel vaker plaats op de werkvloer.”

Onboarding via Oneteam is bewust compact gehouden. Nieuwe medewerkers krijgen via het platform een introductie tot Van Gelder, de historie en hoe de organisatie werkt. Het daadwerkelijke inwerken gebeurt op locatie, omdat veel functies fysieke aanwezigheid vereisen. “Maar het is zeker fijn dat dit basisverhaal voor iedereen hetzelfde is en goed verteld wordt.” aldus Patricia.

Dat Oneteam leeft binnen de organisatie blijkt ook uit nieuwe medewerkers. “Soms vragen collega’s die nog in hun proeftijd zitten wanneer ze toegang krijgen tot Oneteam,” vertelt Patricia. “Dan weet je dat er onderling over gesproken wordt.”

Conclusie

Voor Van Gelder groente & fruit zit de waarde van Oneteam vooral in eenvoud en snelheid. Het platform sluit goed aan bij een organisatie waar veel collega’s in de operatie werken, in ploegendiensten of op afstand, en waar informatie anders snel langs elkaar heen kan lopen.

“Het gaat erom dat mensen weten wat er speelt en dat informatie hen ook echt bereikt,” zegt Patricia. “Oneteam helpt ons om dat op een praktische manier te organiseren.”

Door communicatie op één centrale plek te bundelen, kan Van Gelder informatie delen op het moment dat het relevant is, zonder te wachten op vaste communicatiemomenten of extra druk te leggen bij leidinggevenden.

Oneteam is daarmee geen doel op zich, maar een hulpmiddel dat past bij het dagelijkse ritme van Van Gelder: een organisatie waar snelheid en operatie centraal staan, en waar duidelijke communicatie gewoon goed geregeld moet zijn.