Zo creëer je hét perfecte onboarding programma

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Een goed onboarding programma is een cruciaal onderdeel bij de introductie van nieuwe medewerkers. Maar toch gebeurt dit vaak niet op de meest efficiënte wijze. 

Nieuwe medewerkers lezen de ellenlange personeelshandboeken niet en iedere manager houdt er zijn eigen manier van inwerken op na. Hoe zorg je voor meer structuur? En hoe maak je zelf een effectief onboarding programma? We nemen je mee.

Wat is een onboarding programma?

Een goed onboarding programma bestaat uit verschillende onderdelen, die er stuk voor stuk voor zorgen dat iemand zich thuis gaat voelen in jouw organisatie. Denk dus niet aan een korte, eenmalige actie om nieuwe medewerkers te verwelkomen. Onboarding is een essentieel proces dat voldoende tijd en aandacht vraagt

Juist de eerste weken van een dienstverband zijn bepalend voor de beeldvorming rondom de nieuwe werkgever. De organisatiecultuur, samenwerking met collega’s, ontwikkelingsmogelijkheden, professionaliteit, inrichting van de werkplek: het wordt allemaal op een goudschaaltje gewogen. Voelt het niet goed, dan springt het sein op rood en kan iemand besluiten om af te haken. Voor jou als werkgever dus genoeg reden om goed stil te staan bij het onboarden!

Hoe maak je een goed onboarding programma?

69% van de medewerkers blijft voor zeker drie jaar werkzaam bij een bedrijf wanneer ze een gestructureerd onboarding programma hebben gevolgd. Bovendien levert goed onboarden meer werkplezier en betere prestaties op. Investeren in een onboarding programma betaalt zichzelf dus letterlijk en figuurlijk terug. Hieronder delen wij 3 tips om mee te nemen bij het opzetten van jouw onboarding programma.

1. Investeer aan de voorkant

Ga bij het samenstellen van een onboarding programma niet over één nacht ijs. Breng structuur aan in het programma, zorg voor een logische opbouw en voldoende diepgang. Stel jezelf daarbij de volgende vragen:
 
Vraag 1: Hoe krijg ik een nieuwe medewerker enthousiast over onze organisatie?
 
Zie het onboarding programma als een magneet: de medewerker moet zich zó aangetrokken voelen tot jouw organisatie, dat hij of zij zich snel verbonden voelt en gewoon niet meer weg wil. Maak het onboarding programma afwisselend en aantrekkelijk om te doorlopen. Naast de zakelijke content mag het programma ook leuk zijn. Een quiz, persoonlijke blog of een welkomstvideo van het team kunnen net die belangrijke finishing touch geven en de onboarding ervaring opleuken.
 
Vraag 2: Welke visie, normen en waarden willen wij uitdragen als werkgever?
 
Je wilt dat de medewerker zo snel mogelijk in jullie huiskleuren geschilderd wordt, maar hoe zien die kleuren er eigenlijk uit? Wat is jullie missie, welke sfeer wil je in de organisatie, welke tone of voice past erbij? Heb je dit eenmaal voor ogen, laat dit dan overal doorklinken in het onboarding programma. Op die manier neem je de nieuwe medewerker direct mee in de gewenste setting.
 
Vraag 3: Wat moet iemand weten om zijn of haar functie goed uit te kunnen oefenen?
 
Naast algemene informatie zoals huisregels en informatie over de organisatie moet een onboarding programma ook meer specifieke zaken bevatten. Iedere functie heeft eigen kennis- en ervaringseisen, iedere medewerker heeft zijn eigen rugzak aan kennis en ervaring. Hoe zorg je voor een optimale match, waardoor de nieuwe medewerker snel en goed kan instappen? Werk onboarding modules uit voor de verschillende functies en niveaus binnen de organisatie. Doe dit zoveel mogelijk modulair, zodat je makkelijk kunt finetunen op iemands individuele situatie. Een medewerkersapp met onboarding module is bijvoorbeeld een ideale oplossing om persoonlijke, interactieve en modulaire onboarding ervaringen te creëren.

 

2. Neem de tijd

Natuurlijk wil je dat je nieuwe medewerker snel aan het werk gaat. Toch is het beter om de druk niet teveel op te voeren. Het moet natuurlijk vooral als een warm welkom voelen en iemand niet overspoelen en afschrikken. Neem dus de tijd. Een onboarding programma gaat niet over dat weekje inwerken of die ene verplichte introductiedag van vroeger, het is een proces

Start de onboarding zo snel mogelijk na het arbeidsvoorwaardengesprek, dus nog vóór de eerste werkdag. Laat het programma vervolgens gedurende langere tijd doorlopen. Splits de informatie op in ‘hapklare brokken’. Dat biedt de medewerker de ruimte om al die kennis stap voor stap in zich op te nemen.

 

3. Wees flexibel

Onboarding terwijl je al een paar maanden in dienst bent voelt als mosterd na de maaltijd. Verplicht informatie aanhoren die niet relevant is voor jouw functie, is verspilde tijd. Sluit daarom goed aan bij de medewerker, zorg voor een persoonlijke en interactieve aanpak en bied optimale flexibiliteit.

Maak bij het onboarden gebruik van een flexibele onboarding app. Het onboarding programma kan dan op ieder gewenst moment worden opgestart en vrij eenvoudig worden aangepast aan de individuele behoefte. Naast basismodules die van belang zijn voor iedere medewerker kun je op maat spelen met functieniveau, doorlooptijd en verschillende soorten content. Daarnaast kun je door gamification toe te voegen de onboarding een nog leukere ervaring maken.

Waarom is een onboarding programma zo belangrijk?

Een goed onboarding programma voorkomt dat je je werving- en selectieproces steeds weer moet opstarten omdat de nieuwe medewerker weer snel vertrekt. De eerste werkweken kunnen iemands loopbaan en werkplezier letterlijk maken of breken. We zeiden het al: juist dan komen zowel positieve als negatieve indrukken dubbel zo intens binnen. Besteed je bij de start te weinig aandacht aan het meenemen van je nieuwe aanwinst, dan loop je grote kans dat hij of zij alsnog op zoek gaat naar een andere werkgever.

 

Medewerker blij en de klant ook!

Samengevat is ons advies: laat de nieuwkomer niet zwemmen, maar rol de rode loper snel en zorgvuldig uit. Maak je nieuwe collega wegwijs en zorg ervoor dat alles tools aanwezig zijn om van de onboarding een succes te maken.. Voelt iemand zich comfortabel op de nieuwe werkplek, dan wordt hij bijna vanzelf onderdeel van de organisatie. Voor je het weet worden klussen opgepakt en ontstaat er een soepele samenwerking met het team. En een bijkomend voordeel is dat een blije medewerker beter presteert en zorgt voor blije klanten. Een win-win-situatie dus!

De volgende stap in het verbeteren van je onboarding proces

Sta je al te trappelen om een onboarding programma op te zetten? Volg onze onboarding checklist en zorg ervoor dat jouw nieuwe medewerkers vanaf dag 1 betrokken en succesvol zijn. 

 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Maak nu het verschil voor jouw organisatie en vraag een gratis demo aan