Zo creëer je hét perfecte onboarding programma

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Een goed onboarding programma is een cruciaal onderdeel bij de introductie van nieuwe medewerkers. Maar toch gebeurt dit vaak niet op de meest efficiënte wijze. 

Nieuwe medewerkers lezen de ellenlange personeelshandboeken niet en iedere manager houdt er zijn eigen manier van inwerken op na. Hoe zorg je voor meer structuur? En hoe maak je zelf een effectief onboarding programma? We nemen je mee.

Laatste update: 18 mei 2022

Inhoud

Wat is een onboarding programma?

Een onboarding programma is een draaiboek voor nieuwe werknemers, welke als doel heeft om iemand binnen korte tijd thuis te laten voelen in een organisatie.

Denk dus niet aan een korte, eenmalige actie om nieuwe medewerkers te verwelkomen. Onboarding is een essentieel proces dat voldoende tijd en aandacht vraagt. 

Juist de eerste weken van een dienstverband zijn bepalend voor de beeldvorming rondom de nieuwe werkgever. De organisatiecultuur, samenwerking met collega’s, ontwikkelingsmogelijkheden, professionaliteit, inrichting van de werkplek: het wordt allemaal op een goudschaaltje gewogen.

Voelt het niet goed, dan springt het sein op rood en kan iemand besluiten om af te haken. Voor jou als werkgever dus genoeg reden om goed stil te staan bij het onboarden.

Hoe maak je een goed onboarding programma?

69% van de medewerkers blijft voor zeker drie jaar werkzaam bij een bedrijf wanneer ze een gestructureerd onboarding programma hebben gevolgd. Bovendien levert een goede onboarding meer werkplezier en betere prestaties op. Investeren in een onboarding programma betaalt zichzelf dus letterlijk en figuurlijk terug. 

Hieronder delen wij 9 tips voor het opzetten van jouw onboarding programma voor nieuwe medewerkers.

1. Investeer aan de voorkant

Ga bij het samenstellen van een onboarding programma niet over één nacht ijs. Breng structuur aan in het programma, zorg voor een logische opbouw en voldoende diepgang. Stel jezelf daarbij de volgende vragen:
 
Vraag A: Hoe krijg ik een nieuwe medewerker enthousiast over onze organisatie?
Zie het onboarding programma als een magneet: de medewerker moet zich zó aangetrokken voelen tot jouw organisatie, dat hij of zij zich snel verbonden voelt en gewoon niet meer weg wil. 
 
Vraag B: Welke visie, normen en waarden willen wij uitdragen als werkgever?

Je wil dat de medewerker zo snel mogelijk in jullie huiskleuren geschilderd wordt, maar hoe zien die kleuren er eigenlijk uit? Wat is jullie missie, welke sfeer wil je in de organisatie, welke tone of voice past hierbij? 

Heb je dit eenmaal voor ogen, laat dit dan overal doorklinken in het onboarding programma. Op die manier neem je de nieuwe medewerker direct mee in de gewenste setting.

Vraag C: Wat moet iemand weten om zijn of haar functie goed uit te kunnen oefenen?

Naast algemene informatie zoals huisregels en informatie over de organisatie, moet een onboarding programma ook meer specifieke zaken bevatten. Iedere functie heeft eigen kennis- en ervaringseisen en iedere medewerker heeft zijn eigen rugzak aan kennis en ervaring. 

Werk onboarding modules uit voor de verschillende functies en niveaus binnen de organisatie. Doe dit zoveel mogelijk modulair, zodat je makkelijk kunt finetunen op iemands individuele situatie.

Onboarding voorbeeld
Laat nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen met een persoonlijke onboarding ervaring

2. Neem de tijd

Natuurlijk wil je dat je nieuwe medewerker snel aan het werk gaat. Toch is het beter de druk niet te veel op te voeren. Het programma moet vooral bijdragen aan een warm welkom en iemand niet overspoelen of afschrikken. Neem dus de tijd en doseer.

Een onboarding programma gaat niet over dat ‘weekje inwerken’ of die ene verplichte introductiedag. Het is een proces. Waarbij we niet zeggen dat je gerust wéken kunt wachten met de onboarding. Onboarding terwijl je al een paar maanden in dienst bent, voelt juist weer als mosterd na de maaltijd.

3. Deel de onboarding op in fases

Maak vooraf een heldere fasering van de onboarding journey. Wanneer begint het onboarden? Wie zijn erbij betrokken? Wat zijn de doelen en wanneer is iemand onboard? Zorg ook dat de medewerker tijdens de onboarding ziet waar in het traject hij zich bevindt.

Start de onboarding zo snel mogelijk na het arbeidsvoorwaardengesprek, dus nog vóór de eerste werkdag. Dit wordt ook wel de preboarding genoemd. Laat het programma vervolgens gedurende langere tijd doorlopen. Splits de informatie op in ‘hapklare brokken’. Dat geeft de medewerker de ruimte om alle kennis stap voor stap in zich op te nemen.

4. Maak de kernwaarden visueel

Kernwaarden op papier zijn voor meerdere interpretaties vatbaar. Benoem dus gewenst gedrag, geef voorbeelden en helemaal goed: breng de kernwaarden zichtbaar in beeld.

Misschien willen collega’s wel een video opnemen waarin ze laten zien wat een kernwaarde voor hen betekent en hoe zij invulling aan een waarde geven?

5. Voeg een overzicht van systemen en communicatiemiddelen toe

Wanneer gebruiken jullie welk systeem? En welk systeem dient welk doel? Denk aan het gebruik van jullie interne communicatiemiddelen, zoals intranet, e-mail, telefoon of WhatsApp. Welke regels zijn er, bijvoorbeeld over berichten sturen ‘s avonds laat? 

Tip 💡: Met een alles-in-één medewerkersapp voorkom je dat jouw medewerkers overspoeld worden door gefragmenteerde systemen voor interne communicatie, onboarding, e-learning, enquêtes en roosters. 

6. Maak het onboarding programma leuk en toegankelijk

Verplicht informatie aanhoren die niet relevant is voor jouw functie, is verspilde tijd. Een onboarding programma waarbij je in slaap valt, gaat je nieuwe medewerker ook niet veel bijbrengen.

Zorg daarom voor een persoonlijke en interactieve aanpak en bied optimale flexibiliteit.

Maak het programma afwisselend en aantrekkelijk om te doorlopen. Naast de zakelijke content mag het programma ook leuk zijn. Een quiz, persoonlijke blog of een welkomstvideo van het team kunnen nét de finishing touch geven en de onboarding ervaring opleuken.

7. Maak optimaal gebruik van e-learning

We kennen ze allemaal wel, die klassieke introductieprogramma’s waarbij nieuwe medewerkers afhankelijk waren van andere collega’s voor de benodigde informatie. Waren zij te druk, dan zat er niets anders op dan wachten. 

Met behulp van online leermateriaal is dat verleden tijd. Zo hebben starters makkelijk en op elk moment toegang tot alle informatie die ze nodig hebben. E-learning of microlearning helpt je bovendien om grote hoeveelheden informatie op een snelle en aantrekkelijke manier over te brengen.

8. Gebruik een onboarding app

Maak bij het onboarden gebruik van een flexibele onboarding app. Het onboarding programma kan dan op ieder gewenst moment worden opgestart en eenvoudig worden aangepast aan de individuele behoefte.

Naast basismodules die van belang zijn voor iedere medewerker kun je op maat spelen met functieniveau, doorlooptijd en verschillende soorten content. Daarnaast kun je met behulp van gamification de onboarding een nog leukere ervaring maken.

9. Evalueer en luister naar je medewerker

Bespreek regelmatig met de medewerker hoe het onboarden verloopt. Tijdens evaluatiemomenten hoor je wat goed gaat en wat bijsturing verdient.

We hebben het hier niet over een gesprekje aan het einde van de proeftijd. Een betere richtlijn is: plan een onboarding evaluatie na de eerste werkweek, na een paar weken én na de proefperiode.

Waarom is een onboarding programma zo belangrijk?

Een goed onboarding programma is het verlengstuk van je werving- en selectieproces. Een gestroomlijnde onboarding heeft daarnaast de volgende voordelen:

    • Het voorkomt dat je je werving- en selectieproces steeds weer moet opstarten omdat nieuwe medewerkers snel vertrekken. Je bespaart de organisatie dus geld, tijd en energie.
    • Nieuwe mensen worden beter ingewerkt en zijn sneller up and running.
    • Blije medewerkers zijn minder vaak ziek, presteren beter en zorgen voor blije klanten
    • Tevreden medewerkers zijn je beste ambassadeurs. Met een goed onboardingproces trek je zowel klanten als nieuw talent makkelijker aan.
    • Hoe beter medewerkers zich thuis voelen, hoe langer ze bij je blijven. Je houdt kennis langer binnen en je verloopcijfer daalt.

 

De eerste werkweken kunnen iemands loopbaan en werkplezier letterlijk maken of breken. Besteed je bij de start te weinig aandacht aan het meenemen van je nieuwe aanwinst, dan loop je grote kans dat hij of zij alsnog op zoek gaat naar een andere werkgever.

Maak je nieuwe collega wegwijs en zorg ervoor dat alle tools aanwezig zijn om van de onboarding een succes te maken. Voelt iemand zich comfortabel op de nieuwe werkplek, dan wordt hij bijna vanzelf onderdeel van de organisatie.

Voor je het weet worden klussen opgepakt en ontstaat er een soepele samenwerking met het team.

De volgende stap in het verbeteren van je onboarding proces

Sta je al te trappelen om een onboarding programma op te zetten? Volg onze onboarding checklist en zorg ervoor dat jouw nieuwe medewerkers vanaf dag 1 betrokken en succesvol zijn. 

 

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Ruben is de oprichter van Oneteam. Hij schrijft vooral content over de toekomst van frontline employee experience en belangrijke HR-trends. Leuk weetje over Ruben: Hij is zijn carrière begonnen als frontline medewerker in een supermarkt en als pizzabezorger. De frustraties die hij toendertijd tegenkwam hebben hem geïnspireerd om de Oneteam Employee Experience app te ontwikkelen. Hiermee wil hij bedrijven helpen om hun medewerkers succesvol en betrokken te maken.

Wil je niks missen?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante blogs en updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Oneteam om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.