In 7 stappen naar een succesvolle onboarding van nieuwe medewerkers

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Nieuwe medewerkers vinden kost tijd en energie. Net als het inwerken, laten landen van deze mensen in je organisatie en het vormen van een hecht team. Hoe zonde is het dan als vers talent in no time alweer op zoek gaat naar een andere baan? Met goede onboarding bind je nieuwe medewerkers aan je bedrijf en houd je talent wél binnen.

Maar hoe doe je dat, een nieuwe medewerker onboarden? Zie dit artikel als een onboarding checklist. Volg deze zeven stappen van onboarding en je vergroot de kans dat nieuwe medewerkers lang bij je blijven.  

In het kort: wat is onboarding?

Letterlijk hebben we het bij onboarding over ‘aan boord stappen’. Onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers kennismaken met je organisatie.

Van het eerste handje en de eerste werkdag tot en met het moment dat de nieuwe collega maanden later jullie bedrijfsvisie omarmt en zich thuis voelt; het hoort allemaal bij onboarding.

Lees meer in onze blog: Wat is onboarding?

Wat is het verschil tussen onboarden en inwerken?

Inwerken is het wegwijs maken van de nieuwe medewerker in je organisatie. Denk hierbij aan vragen zoals: “Waar is de personeelsingang?” en “Hoe werkt de kassa?”

Onboarding gaat verder dan deze praktische zaken en gaat door waar het inwerken stopt. Tijdens het onboardingstraject leert de nieuwe medewerker zijn of haar nieuwe collega’s en de processen kennen. Hij wordt vertrouwd met de bedrijfsmissie, ontdekt welke doelen de organisatie nastreeft en voelt hoe elke afdeling de kernwaarden ademt. 

Checklist: hoe onboard je een nieuwe medewerker?

Eenmaal onboard is de nieuwe medewerker up and running, ingeburgerd en hij hoort zo ongeveer bij de inboedel. Maar hoe kom je op dat punt? Welke stappen moet je zetten om een nieuwe medewerker succesvol te onboarden?

1. Preboarding vóór de eerste werkdag

Het begint allemaal bij de krabbel onder het contract. Vanaf dit moment is het zaak de nieuwe medewerker te betrekken bij je organisatie, ook al begint hij over een paar weken pas.

Is er binnenkort een personeelsfeest of teambuildingsuitje? Nodig de nieuwe medewerker hier alvast voor uit. Is er nieuws over de organisatie? Hou hem op de hoogte.

Je wilt het lijntje immers kort houden en ervoor zorgen dat de medewerker zin krijgt in zijn eerste werkdag.

Meer concrete tips? Lees meer over preboarding van medewerkers.

2. Opstellen van een onboarding programma

Het is aan te raden een onboarding programma op te stellen. Welke personen en programma’s moet iemand snel leren kennen? Wat is allemaal belangrijk om te vertellen en delen? Hoe meer er vastligt en klaarstaat, hoe minder rommelig de eerste week verloopt.

Onboarding Checklist
Gratis Download: Onboarding Checklist

Zorg er ook voor dat het team op de hoogte is van iemands komst en dat directe collega’s tijd hebben voor een kennismaking. Hoe completer je onboarding programma, hoe professioneler je als bedrijf overkomt en hoe sneller de nieuwe medewerker straks is ingewerkt.

3. Introductie in de eerste werkweek

Op de eerste werkdag geef je de nieuwe medewerker natuurlijk een warm welkom. Hij krijgt niet alleen de sleutel en bedrijfskleding, ook met slingers, een bloemetje of een gezellig welkomstpakketje maak je nieuw personeel blij.

Neem samen met de nieuwe medewerker het onboarding programma door. Hoe verloopt het inwerken de komende tijd? Wie gaat hij de komende dagen ontmoeten en bij wie moet hij zijn als hij iets wil vragen? Een buddy aanstellen kan een goed idee zijn.

Tip: een onboarding app kan je helpen deze en volgende fasen van onboarding soepel te laten verlopen. Je kunt het programma eenvoudig aanpassen aan persoonlijke behoeften en inspelen op functieniveau en doorlooptijd.

Onboarding voorbeeld
Voorbeeld: onboarding via een medewerkersapp

4. De inwerkperiode

Alle praktische zaken voor de nieuwe medewerker zijn geregeld. Het voorstelrondje is klaar, hij heeft alle spullen die hij nodig heeft om zijn taken uit te voeren. Het feitelijke inwerken kan beginnen.

Belangrijk hierbij is de nieuwe medewerker niet in het diepe te gooien, maar te begeleiden waar nodig. Geef de ruimte om vragen te stellen en laat weten dat fouten maken toegestaan is.

 5. On & off the job training

Het meeste leert je nieuwe medewerker door te doen. Uitleg te krijgen van collega’s en te ervaren hoe dingen wel of niet werken. Maar ook off the job training kan een onderdeel zijn van het onboarding proces.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan een microlearning over het kassasysteem, of een training klantvriendelijkheid of voedselveiligheid. Medewerkers die zich breed mogen ontwikkelen zijn tevredener, gemotiveerder en loyaler. 

 6. Inbouwen van feedbackmomenten

De eerste werkweken kunnen iemands loopbaan en werkplezier letterlijk maken of breken. Bouw daarom snel een feedbackmoment in waarop de manager met de nieuwe medewerker de voortgang bespreekt.

Je kunt hier verschillende soorten medewerkersenquêtes voor gebruiken. Wacht niet tot het eerste halfjaargesprek, dat duurt veel te lang. Geef de nieuwe medewerker juist snel de kans om problemen aan te kaarten of waardevolle feedback te geven.

Enquête voorbeeld Oneteam
Voorbeeld: onboarding-enquête via Oneteam

7. Onboarding als continu proces

Je nieuwe medewerker is de eerste tijd ondergedompeld in informatie, maar natuurlijk weet hij nog niet alles. Een goed onboardingstraject eindigt daarom niet na een paar weken.

Om de medewerker optimaal te laten presteren, zul je vaker met hem bezig moeten zijn. Vraag regelmatig of alles loopt zoals verwacht. Vindt hij het werk nog leuk? Zijn er bepaalde wensen?

Met een extra vinger aan de pols, zeker in het eerste half jaar van het dienstverband, voorkom je dat je signalen mist en dat de medewerker na de eerste maanden zijn baan weer opzegt. 

Reboarding bij veranderende werkomstandigheden

Soms is het nodig om medewerkers te reboarden. Na een periode van langdurige ziekte, bij verandering van werkomstandigheden of na een tijdelijke sluiting bijvoorbeeld.

Neem nou de coronapandemie, die ervoor zorgde dat horeca en retail beperkt of volledig dicht waren. Op het moment dat je organisatie weer open gaat, is het zaak medewerkers opnieuw welkom te heten en klaar te stomen voor hun terugkeer.

Lees meer over hoe je de reboarding van frontline medewerkers vormgeeft. 

Voorbeeld van een onboarding programma

Om je te helpen bij het opzetten van een goed onboardingprogramma voor je nieuwe frontline medewerkers, hebben we een onboarding checklist opgesteld. Met deze checklist zorg ook jij ervoor dat nieuw personeel vanaf dag één betrokken en succesvol is.

Vraag hieronder de gratis onboarding checklist aan en je kunt direct aan de slag!

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Ruben is de oprichter van Oneteam. Hij schrijft vooral content over de toekomst van frontline employee experience en belangrijke HR-trends. Leuk weetje over Ruben: Hij is zijn carrière begonnen als frontline medewerker in een supermarkt en als pizzabezorger. De frustraties die hij toendertijd tegenkwam hebben hem geïnspireerd om de Oneteam Employee Experience app te ontwikkelen. Hiermee wil hij bedrijven helpen om hun medewerkers succesvol en betrokken te maken.

Wil je niks missen?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante blogs en updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Oneteam om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.