BCN

“Voorheen waren onze HR-processen versnipperd en bereikte nieuws een groot deel van onze mensen niet. Oneteam brengt communicatie, onboarding en ontwikkeling samen op één plek. Zo voelen medewerkers zich meer betrokken bij BCN, ontstaat er meer rust in de operatie en bouwen we aan een constante kwaliteit voor onze gasten.”
‍
- Jerry Vroon, HR Manager bij BCN

Over BCN

BCN heeft zes training- en opleidingslocaties verspreid door Nederland, met in totaal 190 zalen en zo’n 150 medewerkers. Op deze locaties faciliteert BCN alles rondom trainingen en opleidingen: van ontvangst en hospitality tot zaalopstelling, lunch en pauzemomenten.

Elke vestiging heeft een eigen team en karakter, maar werkt vanuit één herkenbaar BCN-concept. Ruim 75% van de medewerkers werkt op de vloer, bijvoorbeeld in de keuken, achter de receptie of in de banqueting. Juist die groep wilde BCN beter meenemen in de interne communicatie, onboarding en andere HR-processen.

De uitdaging

Voordat BCN met Oneteam ging werken, leunde de organisatie op systemen die waren ingericht voor de bredere Salta Group. Voor BCN, als enige hospitalityorganisatie binnen de groep, sloot dat niet aan. 

Nieuws liep via SharePoint en AFAS-achtige omgevingen, maar werd door meer dan de helft van de medewerkers niet gelezen. "Als je de hele dag op de vloer staat, open je niet vanzelf een intranet," vertelt Jerry. "Daardoor werd nieuws gemist of voelde het te ver weg."

Daarbij kwam de spreiding over zes vestigingen. Een medewerker in Zwolle had nauwelijks contact met collega’s in Rotterdam of Amsterdam, terwijl BCN wil dat mensen zich verbonden voelen met de hele organisatie, niet alleen met hun eigen locatie.

"Voor veel medewerkers is de operationeel manager het gezicht van BCN," legt Jerry uit. "Maar ze waarderen het ook als ze iets horen van het MT of de rest van de organisatie."

Ook binnen HR werd duidelijk dat de bestaande manier van werken niet meer goed aansloot. Onboarding verschilde per vestiging en hing grotendeels af van de manager. “Er werd gewerkt met verschillende formulieren en werkwijzen,” vertelt Jerry. “De intentie was goed, maar er zat geen vaste lijn in. Terwijl je juist wilt dat iedere nieuwe collega warm en duidelijk wordt meegenomen.”

Beoordelingsgesprekken sloten ook nauwelijks aan op de praktijk: het oude systeem draaide om algemene competenties die operationele medewerkers weinig zeiden. "Soms was het zo vaag dat zelfs ik niet eens begreep wat er bedoeld werd," zegt hij.

En juist daar zit de kern. In functies als keuken en banqueting blijven medewerkers gemiddeld negen tot tien maanden, terwijl goede onboarding en duidelijke gesprekken juist helpen om mensen langer te houden. De ambitie van Jerry is om dat richting anderhalf tot twee jaar te brengen. 

"Elk vertrek betekent opnieuw inwerken. Dat doet iets met je kwaliteit, en met de druk op collega's die al druk genoeg zijn," vertelt Jerry.

De oplossing

Jerry ging daarom op zoek naar een platform dat beter paste bij de manier waarop BCN werkt. Hij vroeg rond in zijn netwerk, sprak met verschillende partijen en kwam uit bij Oneteam. "Vanaf het eerste moment raakte Oneteam heel veel van wat we zochten," vertelt Jerry. "Vrij snel voelde het als: dit is de place to be."

Want BCN zocht geen los communicatiekanaal, maar één plek die alles samenbrengt. Een platform dat werkt op mobiel, praktisch is voor medewerkers op de vloer en HR tegelijk helpt om processen beter te organiseren. Concreet zocht BCN een oplossing die:

• interne communicatie toegankelijk maakt voor medewerkers zonder vaste werkplek;
• roosters, HR-informatie en opleidingen makkelijker vindbaar maakt;
• onboarding warmer, uitgebreider en consistenter maakt;
• beoordelingsgesprekken duidelijk en praktisch maakt;
• en helpt om medewerkers beter te betrekken, te ontwikkelen en te behouden.

In Oneteam kwam dat allemaal samen. Eén centrale plek voor communicatie, onboarding en HR, waar medewerkers updates lezen, praktische informatie vinden en vanuit het platform doorklikken naar andere systemen zoals AFAS, Dyflexis en de opleidingsomgevingen.

De aanpak

Om Oneteam echt te laten aansluiten op de werkvloer, betrok BCN medewerkers vanaf het begin bij de inrichting. Er werd een projectgroep samengesteld met collega's uit verschillende vestigingen en functies, van keuken en bediening tot management. 

Samen keken ze naar wat medewerkers in hun dagelijkse werk echt nodig hebben. Welke informatie moet erin, wat missen we nu, en wat moeten we vooral niet te ingewikkeld maken?

Ook de lancering werd persoonlijk aangepakt. BCN ging met een feestelijke roadshow langs de vestigingen, in shifts zodat de operatie gewoon door kon. Met uitleg, ruimte voor vragen en QR-codes om de app direct te downloaden, werd de introductie zichtbaar en laagdrempelig. 

"Een bericht sturen is niet genoeg," vertelt Jerry. "Live langsgaan werkt veel beter. Mensen zien wat het is, kunnen vragen stellen en voelen zich meteen meegenomen."

En het resultaat liegt er niet om. Waar de adoptie bij de start rond de 70 à 80 procent lag, is inmiddels 94 procent van de medewerkers aangesloten.

De resultaten

Oneteam heeft inmiddels een vaste plek binnen BCN. De waarde zit niet alleen in de app zelf, maar vooral in wat die mogelijk maakt op de vloer, binnen HR en in de organisatie als geheel.

‍

Nieuws dat wél aankomt, in plaats van verdwijnt op een intranet

Updates landen nu rechtstreeks op de telefoon van medewerkers, in plaats van te verdwijnen in een intranet dat te ver weg voelde. BCN gebruikt de tijdlijn voor praktische zaken als salarisdata en organisatie-updates, en net zo goed voor de leuke dingen die op de vestigingen gebeuren: verjaardagen, jubilea, nieuwe collega's en mooie momenten uit de operatie.

Een belangrijk thema binnen BCN is de ‘extra mile’: de extra stap die medewerkers zetten voor een gast. Ook die momenten krijgen nu een podium op de tijdlijn. "Als iemand iets bijzonders doet voor een gast, willen we dat kunnen delen," vertelt Jerry. "Dat zijn precies de momenten die laten zien hoe we met gasten omgaan." 

Zo wordt cultuur iets wat collega's herkennen, liken en met elkaar delen. Iemand in Zwolle ziet wat er in Rotterdam of Amsterdam speelt, en zo groeit het gevoel van één BCN terwijl elke vestiging zijn eigen karakter houdt.

Alle HR-informatie eindelijk op één plek

Voor HR brengt Oneteam vooral rust en overzicht. Informatie die vroeger overal verspreid zat, komt nu samen op één plek. Nieuwe medewerkers worden automatisch aan Oneteam toegevoegd via de koppeling met AFAS en Dyflexis, dus de app staat al klaar voordat iemand zijn eerste dag begint.

"Medewerkers geven ook terug dat ze het fijn vinden dat ze één portal hebben," vertelt Jerry. "Ze weten waar ze moeten zijn en kunnen van daaruit makkelijk naar andere systemen." 

Voor HR betekent dat vooral meer grip op de drie momenten die ertoe doen: de start van een nieuwe collega, de dagelijkse communicatie met de werkvloer, en de gesprekken over ontwikkeling en groei.

‍

Dezelfde warme onboarding, bij welke vestiging je ook start

Waar elke vestiging vroeger zijn eigen aanpak had, werkt BCN nu toe naar één vaste welkomstreis. Nieuwe medewerkers krijgen al voor hun eerste werkdag een voorstelbericht van het MT en hun directe manager.

“Je voelt je daarmee echt welkom,” vertelt Jerry. “En dat is precies wat we willen: dat iemand vanaf het begin merkt dat er aan hem of haar wordt gedacht.”

De volgende stap is al in de maak. BCN vertaalt alle werkwijzen en SOP's naar korte video's, bijvoorbeeld over het ontvangen van een gast of het klaarzetten van een zaal. Die vervangen de oude hospitality bootcamp van drie dagen, die operationele mensen lang uit hun werk haalde en niet meer aansloot op de praktijk. 

Met korte video's en een laagdrempelige toets na twaalf weken krijgt iedereen op elke vestiging dezelfde basis mee, zonder dat collega's alles telkens opnieuw hoeven uit te leggen.

Van vage competenties naar feedback waar je echt iets mee kunt

De grootste verandering zit in performance management. Via Oneteam werkt BCN nu met vier gespreksmomenten per jaar, waardoor ontwikkeling een doorlopend gesprek wordt tussen manager en medewerker.

Vooral de concreetheid maakt het verschil. Waar het oude systeem leunde op algemene competenties, werkt BCN nu met 31 herkenbare categorieën die aansluiten op het werk zelf. 

“Voor een banquetingmedewerker staat "zalenbouwen" letterlijk in het formulier. Dat maakt het veel duidelijker," vertelt Jerry. "Voor medewerkers is het nu overzichtelijk op welke vlakken het goed gaat en waarmee ze aan de slag kunnen.”

Ook managers zijn er blij mee. Doordat er per onderdeel wordt gekeken, wordt feedback minder zwart-wit en het gesprek concreter. “Je kunt veel beter nuanceren,” vertelt Jerry. “Niet alleen zeggen: je moet nog groeien, maar ook laten zien waar iemand al heel sterk in is.” Voor operationele medewerkers werkt dat: geen abstracte ontwikkeltaal, maar duidelijke feedback die past bij hun werk.

Mensen langer behouden, juist in functies met veel verloop

Communicatie, onboarding en ontwikkeling komen bij BCN samen in één doel: de juiste mensen langer behouden. In een krappe arbeidsmarkt is dat geen luxe, zeker niet in functies als keuken en banqueting, waar medewerkers gemiddeld negen tot tien maanden blijven.

"Dat is zo'n domino-effect," zegt Jerry. "Elke keer opnieuw inwerken doet iets met je kwaliteit en met de druk op collega's die het al druk genoeg hebben."

Jerry ziet voorzichtig dat het verloop afneemt. "Het is nog te vroeg voor een hard cijfer," vertelt hij. "Maar ik heb wel het gevoel dat we langzaam minder verloop zien. En Oneteam speelt daar zeker een rol in: alles wat helpt om mensen warm te laten landen, goed te informeren en betrokken te houden, draagt daaraan bij."

Daarom wil BCN ook meer gaan doen met surveys, gekoppeld aan de gesprekscyclus, om vaker uit te vragen wat medewerkers nodig hebben. Vragen als: waar loop je tegenaan, wat kost je energie, wat geeft je energie, en wat kan BCN beter doen? 

"Het gaat erom dat medewerkers zich gezien en gehoord voelen," zegt Jerry. "Als je dat goed organiseert, begrijp je ook beter wat mensen nodig hebben om te blijven."

Conclusie

Voor BCN zit de grootste waarde van Oneteam in de manier waarop het medewerkers dichter bij de organisatie brengt. “Oneteam helpt ons om medewerkers warm te laten landen, goed te informeren en betrokken te houden,” vertelt Jerry. “Dat is voor ons belangrijk, omdat we mensen niet alleen willen bereiken, maar ook langer willen behouden.”

Zeker in functies waar verloop en werkdruk een grote rol spelen, maakt dat verschil. Als collega’s sneller duidelijkheid krijgen, zich gezien voelen en beter weten wat er speelt, zorgt dat voor meer rust in de operatie en een constantere kwaliteit richting de gast.

Ook de samenwerking met Oneteam past goed bij hoe BCN zelf graag werkt: praktisch, snel en met ruimte voor ideeën. “Ik kan weinig dingen verzinnen die we graag wilden en die er niet in zitten,” zegt Jerry. “En als iets er nog niet was, werd er meegedacht of kwam het er later alsnog bij. Daardoor voelt het voor ons echt als een tailormade BCN-app.”

Richting de toekomst ziet BCN nog volop kansen om Oneteam verder uit te bouwen, onder andere met korte leervideo’s, surveys en meer aandacht voor wat medewerkers nodig hebben om goed te blijven werken. 

“Oneteam helpt ons om dichter bij onze mensen te staan,” besluit Jerry. “Zodat medewerkers zich gezien voelen, beter weten waar ze onderdeel van zijn en met plezier voor BCN blijven werken.”