“Dankzij Oneteam is de snelheid en effectiviteit van onze interne communicatie sterk verbeterd en besparen we tot vier keer zoveel kosten doordat het een alles-in-één oplossing is."
In dit klantverhaal
Introductie
Het iconische Amsterdamse cafetariamerk FEBO bestaat al sinds 1941. Inmiddels zijn er meer dan 75 vestigingen verspreid over het hele land. Hiervan zijn er 14 locaties in eigen beheer en wordt de rest gerund door franchisenemers.
Wij spraken met Dorian Jiawan, HR-officer bij FEBO en mede verantwoordelijk voor het hr-beleid en strategische projecten binnen de organisatie. In dit interview vertelt hij hoe Oneteam hen heeft geholpen om de kloof met de werkvloer te overbruggen met een alles-in-één oplossing voor interne communicatie, onboarding en training.
Het probleem dat we hebben opgelost
- Van inefficiënte interne communicatie en online training naar een gestroomlijnde alles-in-één oplossing.
Samenvatting van de resultaten
- één platform voor interne communicatie, onboarding, e-learning, formulieren en roosters;
- 87.6% actieve gebruikers;
- Van top-down communicatie naar tweerichtingscommunicatie;
- Binnen 5 weken geïmplementeerd;
- 4x kosten bespaard ten opzichte van verschillende point oplossingen.
De uitdaging
Welke Employee Experience uitdagingen hadden jullie voor het gebruik van Oneteam?
Onze interne communicatie was voorheen erg versnipperd. Zo was het moeilijk om belangrijke informatie te delen, maar ook om feedback vanaf de werkvloer te verzamelen. We gebruikten o.a. e-mails, Whatsapp, whiteboards in winkels waarop memo’s en brieven van het hoofdkantoor werden opgehangen. Nogal inefficiënt en versnipperd dus.
Wat voor gevolgen hadden de uitdagingen voor jullie business?
De gefragmenteerde interne communicatie leidde tot misverstanden en verminderde betrokkenheid. Om een voorbeeld te geven: wij stuurden geregeld brieven naar de vestigingen, maar we hadden totaal geen inzichten of ze aankwamen en of het gelezen werd. Daarnaast hadden we ook de Feboodschap, een interne marketing mail met leuke weetjes over FEBO. Dit werd dan ook eerst verstuurd via de mail en daarna uitgeprint en op het whiteboard geplakt. Niet echt efficiënt en er was amper interactie mogelijk.
Daarom hadden wij de wens om al onze interne communicatie digitaal te regelen: één platform voor al onze interne communicatie. Een soort sociaal intranet voor tweerichtingscommunicatie waar iedereen eenvoudig toegang tot heeft.
"Het totaalplaatje sprak ons aan; met Oneteam kunnen we de interne communicatie, onboarding, e-Learning allemaal in één app aanbieden. Verder kunnen we dankzij de naadloze AFAS en Shiftbase-integraties ook belangrijke hr-informatie en roosters in Oneteam tonen."
De oplossing
Welke oplossingen hebben jullie onderzocht en waarom hebben jullie voor Oneteam gekozen?
Wij kwamen snel bij Oneteam uit, dankzij het mobile-first design van het platform dat ons aansprak. Onze non-desk medewerkers kunnen namelijk niet makkelijk elke keer achter een computer kruipen om in te loggen. De Oneteam app kunnen ze op werk of in de bus naar werk eenvoudig openen op hun telefoon om volledig op de hoogte te zijn van alles op werk. Daarnaast sprak het totaalplaatje ons aan; met Oneteam kunnen we de interne communicatie, onboarding, e-Learning allemaal in één app aanbieden. Verder kunnen we dankzij de naadloze AFAS en Shiftbase-integraties ook belangrijke hr-informatie en roosters in Oneteam tonen.
Hoe verliep de implementatie?
De implementatie ging heel soepel en vlekkeloos, zowel van het platform als de data-migratie en koppelingen. We waren binnen 5 weken helemaal live. Om iedereen intern op de hoogte te brengen hebben we een brief gestuurd naar alle franchisenemers en onze eigen vestigingen, met daarin een uitleg over Oneteam en waarom we het gingen implementeren. Daarnaast hebben we een poster gemaakt om Febook (zoals we Oneteam intern noemen) intern te promoten.
Wie gebruikt er binnen jullie organisatie Oneteam?
Op dit moment gebruiken alle franchisenemers, de medewerkers van onze eigen vestigingen, ons hoofdkantoor en de medewerkers in de productie Oneteam. Daarnaast willen we ook graag binnenkort de medewerkers van de franchisevestigingen op Oneteam krijgen.
"Dankzij Oneteam is er een cultuur ontstaan waarin interactieve communicatie de norm is, waar het voorheen vooral zenden was vanuit het hoofdkantoor."
De resultaten
Wat voor impact heeft Oneteam op jullie organisatie?
Dankzij Oneteam is de snelheid en effectiviteit van onze interne communicatie sterk verbeterd en besparen we tot vier keer zoveel kosten doordat het een alles-in-één oplossing is. Verder is er dankzij Oneteam een cultuur ontstaan waarin interactieve communicatie de norm is, waar het voorheen vooral zenden was vanuit het hoofdkantoor. We zien dat 87.6% van de uitgenodigde medewerkers actief is op het platform, waar we erg tevreden mee zijn.
Hoe helpt Oneteam jullie om medewerkers succesvol en betrokken te maken?
Onze medewerkersbetrokkenheid is sterk toegenomen dankzij de verbeterde interne communicatie en onboarding. Om de betrokkenheid te bevorderen doen we onder andere soms winacties, waar medewerkers bioscoopbonnen kunnen winnen door mee te doen aan een poll via het platform.
Wat voor reacties krijgen jullie van medewerkers over het gebruik van Oneteam?
Onze non-desk medewerkers vinden het gebruiksgemak, de korte lijntjes en het tweerichtingsverkeer heel prettig. Zelfs de directie is te benaderen via Oneteam, dat is nieuw voor ons en wordt heel fijn gevonden, zowel op het hoofdkantoor als in onze vestigingen.
Waarom is Oneteam de ideale oplossing voor de restaurantsector?
Dat is heel simpel, wij zijn geen desk organisatie, maar een non-desk organisatie. Hierbij hebben we een workforce die op de werkvloer bezig is. Dan is het fijn, makkelijk en efficiënt om gewoon je telefoon te pakken en dan in één app alles voor werk vinden. Toegang tot informatie, hun rooster, onboarding, e-learnings, communicatie, alles staat in Oneteam. Dat maakt het de ideale oplossing voor onze sector.
Welke plannen hebben jullie op het gebied van employee experience?
Wij kijken ernaar uit om onze onboarding en e-learning nog beter in te richten, waarbij we onze hele FEBO academy straks in Oneteam aanbieden. Verder willen we ook de formulieren-functie beter benutten en vaker feedback ophalen vanuit de werkvloer via de functionaliteiten die het platform biedt.
“Toegang tot informatie, hun rooster, onboarding, e-learnings, communicatie, alles staat in Oneteam. Dat maakt het de ideale oplossing voor onze sector."
