Optisport

“Oneteam biedt ons een alles-in-één oplossing voor de employee experience. In plaats van vier systemen hebben we nu één oplossing voor interne communicatie, onboarding, microlearnings en geïntegreerde roosters.”
– Brenda Kovac, HR Manager bij Optisport

‍

Over Optisport

Optisport beheert meer dan 400 sport- en leisurelocaties in Nederland en België. Van zwembaden en ijsbanen tot fitnessclubs, sporthallen en horeca. Elke maand zetten ruim 2.300 medewerkers zich in om meer dan 1,5 miljoen bezoekers in beweging te brengen.

Brenda Kovac is HR Manager en geeft leiding aan een klein team van adviseurs dat nauw samenwerkt met regiomanagers. Samen zorgen zij dat medewerkers zich geïnformeerd, verbonden en betrokken voelen.

De uitdaging

Voor Oneteam liep Optisport tegen meerdere uitdagingen aan.

Veel medewerkers voelden zich vooral verbonden met hun eigen locatie – bijvoorbeeld een zwembad of fitnessclub – en minder met de bredere organisatie. Dat beperkte de betrokkenheid en maakte het lastig om medewerkers te behouden in een sector waar personeelstekorten al een uitdaging zijn.

Daarbij was het bereiken van medewerkers een groot probleem. Lifeguards of horecamedewerkers staan tijdens hun dienst altijd op de vloer en hebben geen toegang tot een computer. Belangrijke informatie op intranet of in e-mails bereikte hen vaak niet.

“Medewerkers klaagden dat ze niet altijd goed geïnformeerd waren en zich buitengesloten voelden van het grotere geheel,” vertelt Brenda. Het resultaat: frustratie, hoog verloop en waardevolle kennis die verloren ging.

De bestaande tools hielpen niet mee. Het intranet was verouderd, e-mailadressen waren incompleet en nieuwsbrieven werden nauwelijks gelezen. Daarnaast gebruikte Optisport losse systemen voor communicatie, onboarding en e-learning. “Het was een lappendeken die medewerkers eerder overspoelde dan hielp,” blikt Brenda terug. Het was tijd voor één centraal platform.

De oplossing

Na onderzoek koos Optisport voor Oneteam, omdat het alles samenbracht in één app: communicatie, onboarding, microlearning en werkroosters via de integratie met Manus Plus.

De voordelen waren duidelijk:

• Eén gebruiksvriendelijk platform in plaats van vier losse systemen
• Een AVG-vriendelijke chatfunctie ter vervanging van WhatsApp, waarmee werk en privé beter gescheiden blijven
• Communicatie op zowel organisatie- als locatieniveau, passend bij de structuur van Optisport

“Oneteam wordt door de hele organisatie gebruikt, van zwembaden en ijsbanen tot fitnessclubs en horecagelegenheden,” vertelt Brenda. “Sommige locaties hebben zelfs een adoptie van 100%.”

‍

De aanpak

De uitrol startte met interactieve digitale workshops, begeleid door de Customer Success Manager van Oneteam. Locatiemanagers namen daarna het stokje over en zorgden voor de introductie in hun eigen teams.

Sommige locaties waren meteen enthousiast, anderen hadden een zetje nodig. Om iedereen aan boord te krijgen, besloot Optisport alle belangrijke communicatie – van acties tot promoties – uitsluitend via Oneteam te delen. Dat werkte: medewerkers zagen meteen de waarde en adopteerden de app snel.

“Onze 2.300 gebruikers loggen samen 49.500 keer per maand in,” vertelt Brenda trots. “Die cijfers toveren elke keer een glimlach op mijn gezicht.”

De resultaten

Sinds de introductie is Oneteam hét centrale punt waar alle medewerkers samenkomen. Het platform wordt gebruikt om nieuws te delen, successen te vieren en elkaar feedback te geven.

“Tijdens managementvergaderingen zegt altijd wel iemand: ‘Dit moeten we op Oneteam zetten’,” vertelt Brenda. “Het is echt ons centrale communicatiekanaal geworden.”

Medewerkers dragen actief ideeën aan voor nieuwe onboardingmodules of microlearnings, en feedback stroomt direct vanuit de werkvloer terug naar het management. Nieuwe collega’s worden met open armen ontvangen op de tijdlijn, compleet met high-fives en enthousiaste reacties. Ook jubilea of bijzondere prestaties leveren tientallen felicitaties en berichten op.

De impact is ook in cijfers duidelijk zichtbaar:

• 2.300 gebruikers in totaal
• 49.500 logins per maand
• Meer dan 2.000 chatberichten per week
• Locaties met 100% adoptie

Voor Brenda draait het echter om meer dan statistieken. “Oneteam sluit perfect aan bij onze kernwaarden: team, omdenken en fun. Het laat zien dat we met heel Optisport echt één team zijn.”

‍

Vooruitblik

De volgende stap voor Optisport is het structureel meten van medewerkerstevredenheid met behulp van de survey-module. Daarnaast worden richtlijnen ontwikkeld om medewerkers te helpen de app effectief te gebruiken, zonder dat er te veel wordt gedeeld.

Brenda besluit: “Via Oneteam krijgen we feedback rechtstreeks uit het hart van de organisatie. Dat helpt ons processen continu te verbeteren en succesvoller te worden.”