Einführung
Optisport betreibt in den Niederlanden und Belgien über 400 Sporteinrichtungen, darunter Schwimmbäder, Eislaufbahnen, Fitnesscenter, Sporthallen und Gastronomiebetriebe. In diesen Freizeitanlagen begrüßt das Unternehmen monatlich über 1,5 Millionen Besucherinnen und Besucher.
Brenda Kovac ist HR-Managerin bei Optisport und verantwortlich für die Personalpolitik von mehr als 2.000 Mitarbeitenden. Sie leitet ein Team von 3 Personalverantwortlichen, die wiederum mit regionalen Führungskräften zusammenarbeiten. Wir sprachen mit Brenda, um zu erfahren, wie Optisport, einer der aktivsten Oneteam-Nutzer, seine Arbeitnehmenden erfolgreich und engagiert hält.
Die Herausforderung
Vor welchen Herausforderungen standen Sie vor dem Einsatz von Oneteam?
Wir hatten mehrere Schwierigkeiten. Die größte Problematik war das mangelnde Engagement unserer Mitarbeitenden, sowie deren unzureichende Bindung an das Unternehmen. Sie arbeiten oft für einen Standort, z. B. für ein Schwimmbad in den Niederlanden, und fühlen sich daher besonders mit diesem Standort verbunden, weniger mit der gesamten Optisport-Organisation.
Darüber hinaus war es eine große Herausforderung, die Mitarbeitenden zu erreichen. Ein Schwimmbad-Angestellter steht beispielsweise die ganze Schicht über am Becken und kann daher nicht auf seinen Laptop/PC schauen, um zu kommunizieren oder wichtige Informationen im Intranet zu finden.
Der derzeitige Personalmangel in unserem Sektor war und ist ebenfalls eine Belastung. Deshalb ist es wichtig, mit unseren Angestellten in Kontakt zu treten und sie einzubinden. Wenn sich das Engagement der Mitarbeitenden verbessert, können wir sie länger an uns binden. Ein erfahrenes und gut geschultes Personal hilft uns, die operative Leistung ständig zu verbessern und Besuchenden den bestmöglichen Service zu bieten.
Welche Auswirkungen hatte dies auf Ihr Unternehmen?
Die Mitarbeitenden beklagten sich, dass sie sich unzureichend informiert und nicht in die Organisation eingebunden fühlten. Zusätzlich gab es eine hohe Personalfluktuation, was dazu führte, dass viel Wissen verloren ging, das nicht ausreichend bewahrt worden war.
Welche Lösungen haben Sie in Betracht gezogen?
Als ich inmitten der COVID-Pandemie anfing, fiel mir sofort auf, dass die Kommunikation mit den Mitarbeitenden schwierig war. Das Intranet war nicht zufriedenstellend, da die Beschäftigten pandemiebedingt zu Hause blieben und ihre E-Mail-Adressen veraltet und unvollständig waren. Auch für die interne Kommunikation, das Onboarding und das eLearning verwendeten wir fragmentierte Lösungen. Das war nicht ideal, und ich war überzeugt, dass wir all diese Komponenten in einer App vereinen sollten. Somit könnte verhindert werden, dass die Mitarbeitenden von einem Dschungel verschiedener Systeme überwältigt würden. Mit diesen Erkenntnissen im Hinterkopf begann ich mit der Recherche nach einer geeigneten Lösung.
Die Lösung
Warum haben Sie sich für Oneteam entschieden?
Oneteam bietet uns eine All-in-one-Lösung. Anstelle von 4 Systemen können wir nun eine Lösung für die interne Kommunikation, das Onboarding, Microlearning und integrierte Arbeitspläne (über die Manus Plus-Integration) nutzen. Die Möglichkeit, alle Aspekte der Employee Experience in einer App zu bündeln, ist einzigartig und entspricht genau unseren Bedürfnissen.
Wichtig ist für uns auch die GDPR-freundliche Chatfunktion, um nicht mehr auf Whatsapp zurückgreifen zu müssen. So können wir die Privatsphäre unserer Mitarbeitenden gewährleisten und sicherstellen, dass sie nicht einfach zu Whatsapp-Gruppen hinzugefügt werden. Das hilft uns, die Work-Life-Balance unserer Angestellten zu fördern. Die Flexibilität von Oneteam ist ebenfalls sehr angenehm. Dies ermöglicht es uns, auf verschiedenen Organisations- und Standortsebenen zu arbeiten und zu kommunizieren.
Wer nutzt Oneteam bei Optisport?
Oneteam wird in der gesamten Organisation eingesetzt, von Schwimmbädern und Eislaufhallen bis hin zu Fitnesscentern und Gastronomiebetrieben. Einige Standorte haben sogar eine 100-prozentige Nutzungsrate. Wir planen, eine Roadshow an den wenigen Standorten zu organisieren, an denen die Akzeptanz noch nicht so hoch ist, um Mehrwert und Nutzen der App zu demonstrieren.
Wie verlief der Implementierungsprozess?
Bei der Einführung der App organisierten wir interaktive digitale Workshops mit dem Customer Success Manager von Oneteam. Anschließend waren die Standortleitenden für die weitere Einführung an ihrem Standort verantwortlich. Einige Standorte sind Late Adopters. Um sie auf die Plattform zu bringen, kommunizieren wir alle wichtigen Informationen oder neue Aktionen über Oneteam. Das hilft uns wesentlich dabei, alle an Bord zu holen.
Die Ergebnisse
Wie wirkt sich Oneteam auf Ihr Unternehmen aus?
Dank Oneteam hat sich nicht nur das Engagement unserer Mitarbeitenden, sondern auch deren Verbundenheitsgefühl untereinander deutlich verbessert. Es ist viel einfacher geworden, die gesamte Belegschaft zu informieren und einzubinden. Um ein lustiges Beispiel zu nennen: Wann immer wir in unseren Management-Meetings ein lustiges oder interessantes Thema diskutieren, sagen alle direkt: “Wir sollten das auf Oneteam teilen.” Das zeigt wirklich, dass die Plattform zum zentralen Punkt unserer gesamten internen Kommunikation geworden ist.
Wir sehen auch, dass die Mitarbeitenden proaktiv Ideen für neue Onboarding- oder Microlearning-Module teilen. Zu Oneteam erhalten wir Feedback aus dem Herzen der Organisation, was uns hilft, unsere Geschäftsprozesse kontinuierlich zu optimieren und somit erfolgreicher zu gestalten.
Wie gefällt es Ihren Mitarbeitenden, Oneteam zu nutzen?
Oneteam passt gut zu unseren Werten: Team, Umdenken und Spaß. Unsere Angestellten nutzen Oneteam gerne. Zusätzlich hilft es uns zu zeigen, dass die gesamte Organisation als ein Team fungiert. Neue Mitarbeitende freuen sich über unsere eigene Mitarbeiter-App begrüßt zu werden. Vielmehr kündigen wir neue Mitarbeiter auch auf der Unternehmens-Timeline an, und das bestehende Team reagiert mit Begeisterung, High-Fives und warmen Worten. Das trägt dazu bei, dass sich neue Mitarbeitende sofort wie zu Hause fühlen.
Unsere Arbeitnehmenden sind auch mit der verbesserten Kommunikation über geschäftliche Updates, sowie anderen wichtigen Ankündigungen überaus zufrieden.
Wie hilft Oneteam Ihnen, Ihre Mitarbeitenden einzubinden?
Ein gutes Beispiel ist, dass wir kürzlich einen Beitrag mit einem Foto eines Mitarbeiters veröffentlicht haben, der den Meilenstein von 12,5 Jahren Betriebszugehörigkeit erreicht hat. Es gab so viele nette Reaktionen, was ein Zeichen für das gesteigerte Mitwirken der Belegschaft ist. Mit Oneteam sind wir in der Lage, Erfolge gemeinsam und auf eine unterhaltsame Weise zu feiern. Wir sehen auch, dass die Chatfunktion sehr beliebt ist und dass jede Woche mehr als 2.000 Chat-Nachrichten verschickt werden, was ebenfalls für ein hohes Engagement spricht.
Welche anderen Ergebnisse konnten Sie bisher beobachten (in Zahlen)?
Die Statistik zeigt, dass sich unsere 2.300 Nutzer und Nutzerinnen 49.500 Mal pro Monat in die App einloggen, was zeigt, wie aktiv die Plattform genutzt wird. Diese Userzahlen zu sehen, zaubert mir ein Lächeln ins Gesicht.
Wie sehen Ihre zukünftigen Pläne in Bezug auf die Employee Experience aus?
Der nächste Schritt wird sein, die Ergebnisse unserer Mitarbeitendenbefragung zu analysieren und das Feedback zu nutzen, um Verbesserungen vorzunehmen. Außerdem stellen wir mittlerweile fest, dass einige Mitarbeitende ausgesprochen enthusiastisch sind und zu viele Nachrichten teilen. Deshalb werden wir Oneteam-Nutzungsrichtlinien für das Team entwickeln.
