Wat betekent offboarding?
De betekenis van offboarding is letterlijk: het uitstromen van medewerkers. Offboarding is hiermee het tegenovergestelde van onboarding. Met een offboarding proces regel je niet de procedure rondom indiensttreding, maar het proces rondom uitdiensttreding. Je doet aan exitmanagement, of het nu om vrijwillig of gedwongen vertrek gaat. Offboarding is bedoeld om vertrekkende medewerkers een soepele overgang naar buiten de organisatie te bieden. Verder staan de overdracht van kennis naar andere medewerkers, een goede financiële afronding en een passend afscheid centraal.
Hoe lang duurt offboarding en wanneer begin je hiermee?
Het offboarding proces duurt meestal een maand tot twee maanden, afhankelijk van onder andere de opzegtermijn en het aantal vrije dagen dat de medewerker nog opneemt. Stel, een van je frontline medewerkers vraagt of je even tijd hebt. In het gesprek dat volgt, vertelt hij dat hij een andere baan heeft gevonden. Balen! Toch is het zaak de boodschap niet te lang te laten bezinken en de offboarding snel in gang te zetten. Het offboarding programma vindt namelijk plaats in de periode tussen de opzegging en het daadwerkelijke afscheid.
What are the steps in the offboarding process?
The average offboarding process involves several stages and actions. Below, we list the steps involved in a good offboarding procedure. Consider it a handy checklist and add steps as appropriate or necessary.
Hoe ziet een offboarding proces eruit?
Het gemiddelde offboarding proces omvat een aantal fases en acties. Hieronder noemen we 8 stappen die horen bij een goede offboarding procedure. Zie het als handige checklist en voeg eventueel stappen toe waar wenselijk of nodig.
1. Bedankje en felicitatie
Hier begint de offboarding mee. Hoezeer je misschien ook baalt van het vertrek van je beste frontline medewerker, feliciteer hem met zijn nieuwe baan en bedank hem voor alle inzet in de afgelopen jaren.
2. Communicatie over het vertrek
Informeer het directe team en de overige collega’s over het aankomende vertrek. Natuurlijk kan de medewerker dit ook zelf doen, maar check of er niemand vergeten wordt. Heeft iemand veel contact met vaste klanten of leveranciers? Laat hen dan weten bij wie ze in het vervolg terechtkunnen.
3. Overdracht
Misschien neemt de vertrekkende medewerker onmisbare kennis met zich mee. Vraag of hij zoveel mogelijk hiervan overdraagt. Het liefst direct aan een opvolger, anders aan directe collega’s die zijn taken gaan overnemen. Je kunt ook overwegen hier een e-learning voor in te zetten, waar je de vertrekkende medewerker vraagt om zijn of haar specifieke kennis over een procedure of dienst in een interactieve leermodule giet.
4. Financiële en administratieve afwikkeling
Van openstaande vakantiedagen en uitbetaling van het laatste salaris tot een pensioenoverzicht en jaaropgaaf. Zorg ervoor dat alles goed afgehandeld wordt.
5. Inlevering van bedrijfsmiddelen
Vraag zaken als sleutels, toegangspasjes en bedrijfskleding terug.
6. Exitgesprek
Neem de tijd voor een exitgesprek met de medewerker die uit dienst gaat. Misschien heeft hij nog tips voor jou of de organisatie? Of wil hij bepaalde ervaringen kwijt? Dit kan in persoon, of bijvoorbeeld via een offboarding-enquete.
7. Afscheid
Waardering is voor iedereen belangrijk. Organiseer daarom een gezellig en persoonlijk afscheid, samen met directe collega’s. Natuurlijk maakt het verschil of iemand drie maanden of dertig jaar in dienst is geweest, maar een koffiemomentje en afscheidscadeautje is wel het minst dat je kunt doen. Deel foto’s hiervan via jullie interne communicatiemiddelen, zodat iedereen herinnerd wordt nog even afscheid te nemen van hun vertrekkende collega.
8. Contact na vertrek
Deze stap wordt vaak onderschat, terwijl ex-medewerkers de beste ambassadeurs voor je bedrijf kunnen zijn! Blijf hen bijvoorbeeld een kerstkaart sturen, nodig hen uit voor borrels, of vraag af en toe eens hoe het gaat met de nieuwe baan, de studie of het thuisfront.
Wie is er betrokken bij de offboarding van een medewerker?
Bij de offboarding van een medewerker zijn meerdere personen betrokken. Allereerst de medewerker zelf en zijn leidinggevende natuurlijk. Meestal voert de leidinggevende het eerste gesprek. HR speelt meestal een coördinerende rol in de rest van het offboarding proces. Daarna komen de directe collega’s uit het team in beeld. Zij moeten taken overnemen en zijn bij het afscheid betrokken. Ook andere collega’s van bijvoorbeeld de financiële administratie spelen een rol bij de offboarding van medewerkers.
Welke inzichten wil je uit een exitgesprek halen?
Een goed exitgesprek geeft je waardevolle inzichten en informatie, die je kunt gebruiken om van te leren en te groeien. Zeker als je de juiste vragen stelt, is het exitgesprek waardevol voor beide partijen. Een paar geschikte vragen zijn:
– Waarom heb je gekozen voor een andere baan?
– Wat was er fijn en minder fijn aan onze organisatie en jouw baan?
– Wat hadden we kunnen doen om je te behouden?
– Hoe beoordeel je de werkdruk, cultuur en sfeer onderling?
– Zou je ons bedrijf aanbevelen aan anderen? Of ooit nog terugkomen?
Waarom is offboarding zo belangrijk?
Goed exitmanagement – oftewel offboarding – helpt bij het vormen of behouden van een sterke employer brand. Oud-medewerkers die op een prettige manier uit dienst gegaan zijn, zijn eerder geneigd positief over je bedrijf te praten. Op die manier helpen ze bij de werving van klanten én nieuw personeel. Offboarding heeft impact op de hele employee journey. Hoe beter je offboarding proces, hoe meer vertrouwen medewerkers hebben in een goede afronding en hoe eerder ze geneigd zijn terug te komen in de toekomst. Een duidelijke offboarding procedure is ook fijn voor je HR-afdeling. Het geeft inzicht in processen en zorgt ervoor dat je geen stappen overslaat of vergeet. Samengevat geeft offboarding je controle over de situatie rondom uitdiensttreding.
De volgende stap in het inrichten van jouw offboardingproces
Nu je weet waarom offboarding zo belangrijk is en waar je op kunt letten bij het vormgeven van het offboarding proces, kun je aan de slag. Overweeg hulpmiddelen die het jou als werkgever en ook je medewerkers makkelijker maken, zoals de mobiele app van Oneteam. Met deze app geef je jouw offboardingproces vorm. Je houdt er offboarding surveys, plant er de datum voor het afscheidsmoment en plaatst bedankjes op de tijdlijn. En last but not least: je gebruikt de formulieren en checklists in de app om de offboarding soepel te laten verlopen. Op deze manier wordt de opzegging van die ene fijne collega toch nét iets minder erg. Bekijk hieronder hoe Oneteam vergelijkbare organisaties helpt.
