Nieuwe medewerkers inwerken | Een compleet stappenplan

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Nieuwe medewerkers inwerken: hoe doe je dat het beste? De inwerkperiode begint niet op de dag zelf, maar al zo’n 2 weken voordat jouw nieuwe medewerker start. Door gebruik te maken van dit stappenplan zorg je voor een leuke, persoonlijke en interactieve inwerkperiode voor nieuwe medewerkers.

Laatst bijgewerkt op: 20 september 2022

Inhoudsopgave

Hoe lang duurt een inwerkperiode?

De inwerkperiode voor een nieuwe baan begint meestal zo’n twee weken voordat de nieuwe medewerker begint en vervolgens duurt het over het algemeen zes maanden voordat iemand volledig ingewerkt is.

Tijdens de inwerkperiode maakt jouw nieuwe medewerker kennis met het team, de bedrijfscultuur, werkzaamheden en de waarden van de organisatie. 

Wat zijn de voordelen van een goede inwerkperiode?

  • Je medewerkers zijn sneller productief dankzij een goed inwerkproces.
  • 69% van de onderzochte medewerkers blijft voor zeker drie jaar werkzaam bij een bedrijf wanneer ze een gestructureerd onboarding programma hebben gevolgd.
  • Een derde van jouw medewerkers verlaat de organisatie binnen de eerste zes maanden. Deze periode is dus cruciaal voor jouw medewerkers.
  • Medewerkers laten weten dat ze langer waren gebleven als ze betere trainingen en richtlijnen hadden ontvangen tijdens hun inwerkperiode.

11 tips voor het inwerken van een nieuwe collega

Om te zorgen dat je vandaag nog aan de slag kunt met het betrekken van nieuwe medewerkers, delen we hieronder 11 tips voor het inwerken van nieuwe collega’s in de retail- en hospitality branche.

1. Regel alle praktische zaken vóór de eerste werkdag

Zorg dat je nieuwe medewerker gelijk kan starten. Alle praktische zaken moeten dus op orde zijn:

  • Kleding in de juiste maat.
  • Een lijst van collega’s en hun verantwoordelijkheden.
  • Inlogcodes van apps en programma’s.
  • Pasjes en sleutels moeten klaarliggen.

💡 Top tip: vraag nieuwe medewerkers van tevoren om iets over zichzelf te schrijven. Waar ze bijvoorbeeld blij van worden in de werkomgeving, wat ze verwachten van het bedrijf en wat hun beste eigenschappen zijn.

Daarnaast is het ook leuk als nieuwe medewerkers alvast iets meer te weten komen over het team. Laat je medewerkers zichzelf bijvoorbeeld als team voorstellen in een korte video.

Onboarding checklist NL

2. Stel een informatiepakket op voor de medewerker

Zorg ervoor dat dit pakket in ieder geval de volgende praktische informatie bevat:

  • Huisregels;
  • Pensioenregeling;
  • Ziekteprocedures;
  • Interne telefoonlijst;
  • Algemene bedrijfsinformatie;
  • Werkrooster.

Maar geef nieuwe medewerkers ook extra informatie over je organisatie, zoals:

  • De missie, doelen en visie;
  • Een virtuele tour door het bedrijf;
  • Collega’s die vertellen waarom het zo leuk is om bij dit bedrijf te werken.

3. Zet een quiz op voor de eerste werkdag

Laat medewerkers op een interactieve manier kennismaken met jouw organisatie. Dat kan goed door middel van een quiz die je medewerkers al kunnen afronden vóór hun eerste werkdag.

Het is het meest praktisch om dit digitaal te doen. Je kunt hiervoor een medewerkersapp met onboarding module gebruiken.

💡 Top tip: Gebruik gamification om de quiz interactief te maken (en interessant te houden). 

4. Stuur een speciale uitnodiging voor een quiz, borrel of lunch

Laat medewerkers kennismaken op een informele manier. Dat kan door je toekomstige medewerkers uit te nodigen voor een lunch, spel of borrel. Nieuwe medewerkers voelen zich daardoor sneller thuis.

Events
Organiseer een welkomstborrel via jouw interne communicatie app

5. Geef je nieuwe medewerkers een kadootje

Het is geen overbodige luxe om je medewerker een warm welkom te geven. Een bloemetje, beker, ballon of een kaartje laat zien dat je extra moeite hebt gedaan.

💡 Extra bijkomstigheid: de kans dat je medewerker een positieve post op social media plaatst is groter. Iets wat weer positief is voor de employer branding van jouw organisatie.

6. Zet een inwerkprogramma op

Maak een lijst met wat er allemaal moet gebeuren voor je nieuwe medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Hoe lang een inwerktermijn duurt;
  • Welke taken deze medewerker gaat uitvoeren;
  • Welke collega’s moeten helpen bij het inwerkproces.


Lees meer over het opzetten van een inwerkprogramma.

7. Zorg dat je medewerkers bij een buddy terecht kunnen

Het is prettig voor je nieuwe medewerker om een collega te hebben bij wie hij kan aankloppen. Wist je dat 56% van startende medewerkers aangeeft dat een buddy heel belangrijk is? Wijs daarom een buddy aan per nieuwe medewerker.

Deze buddy is bijvoorbeeld beschikbaar voor vragen van de nieuwe medewerker. Het kan ook handig zijn dat nieuwe medewerkers een poosje met de buddy meelopen op hun eerste werkdag. Je noemt dit ook wel ‘schaduwen’.

Dit kun je goed toepassen in de horecabranche. Zo maken jouw medewerkers kennis met jouw organisatie op een leuke en informele manier.

8. Lunch met je nieuwe medewerker op de eerste werkdag

Lunch kan wat onwennig zijn. Vooral als medewerkers in verschillende shifts werken en niet tegelijkertijd pauze hebben. Dit is vaak het geval in de retail- en hospitality branche.

Zorg er wel voor dat je medewerkers de eerste lunch met hun manager of een aantal collega’s meemaken. Zo is er een goede mogelijkheid om elkaar te spreken en kennis te maken.

💡 Top tip: speel lunch roulette. Wissel van plaats zodat iedereen met elkaar spreekt. Dit kun je met name goed toepassen wanneer je veel medewerkers in dienst hebt.

9. Ga regelmatig zitten met de nieuwe medewerker

Het onboardingsproces stopt niet na de eerste werkdag. Zorg dat je in de toekomst nog steeds aandacht besteedt aan het welbevinden van je medewerkers.

Nieuwe medewerkers hebben de behoefte om te praten over hoe ze hun tijd ervaren bij je bedrijf. Wist je dat dit voor 72% van de ondervraagde medewerkers een belangrijk onderdeel van de onboarding is?

Je kunt bijvoorbeeld een ritme aanhouden van 30-, 60-, 90- dagen meetings om te praten hoe de nieuwkomer zich aanpast na verloop van tijd. 

10. Evaluatie van de inwerkperiode

Verschillende onderzoeken wijzen uit dat je medewerker graag feedback wil geven. Zo geef je je medewerker een stem en voelen ze zich gehoord. 

Je kunt ze één op één vragen om feedback te geven. Gaat het om meer dan tien collega’s, dan kun je voor de evaluatie van de inwerkperiode goed gebruikmaken van een enquête.

Voorbeelden van vragen zijn:

  • Hoe verliep je eerste werkdag?
  • Wat vond je van het inwerkprogramma?
  • Wat zijn verbeteringen vanuit jouw kant?
  • Zijn er nog meer dingen die je wilt weten over ons bedrijf?
  • Zijn we belangrijke dingen vergeten te vertellen die je wel had willen weten? 
Enquête voorbeeld Oneteam
Voorbeeld: Onboarding-enquête via Oneteam

11. Geef de mogelijkheid om verder te leren

Wist je dat jouw medewerkers zich graag verder willen ontwikkelen? Geef ze daarom zeker de ruimte om extra e-learnings te maken. Bite-sized mobile learnings bijvoorbeeld. Je medewerkers kunnen zo op een interactieve en leuke manier trainingen afronden.

Een medewerkersapp is cruciaal voor het inwerken van je medewerkers

Een medewerkersapp is een totaaloplossing voor onboarding, e-learning, interne communicatie en enquêtes. Alles staat op één plek. Op deze manier maak je het je medewerker makkelijk om kennis te maken met je organisatie:

  • Je kunt interactieve content zoals afbeeldingen, video’s of korte tekst toevoegen. Dat is natuurlijk veel leuker voor je medewerkers dan het lezen van een handboek.
  • Statistieken geven je inzicht hoe ver je nieuwe medewerkers zijn met het afronden van de onboarding. 
  • Je kunt zelf deadlines instellen voor de onboarding pakketten. Je medewerkers krijgen dan een melding wanneer ze de onboarding nog niet afgerond hebben.
  • Je kunt de kennis van je medewerkers testen dankzij de quizzes die erbij horen. Het is zelfs mogelijk om punten te geven voor deze vragen.
  • Stel zelf in welke modules zichtbaar zijn vóór de eerste werkdag en welke later. Zo kun je al aan pre-boarding doen. 
 
Wil je weten hoe een medewerkersapp je kan helpen om nieuwe medewerkers zelfs voor de eerste werkdag te betrekken bij je organisatie? Lees hoe Oneteam je kan helpen.
Ruben Wieman

Ruben Wieman

Ruben is de oprichter van Oneteam. Hij schrijft vooral content over de toekomst van frontline employee experience en belangrijke HR-trends.Leuk weetje over Ruben: Hij is zijn carrière begonnen als frontline medewerker in een supermarkt en als pizzabezorger. De frustraties die hij toendertijd tegenkwam hebben hem geïnspireerd om de Oneteam Employee Experience app te ontwikkelen. Hiermee wil hij bedrijven helpen om hun medewerkers succesvol en betrokken te maken.

Wil je niks missen?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante blogs en updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Oneteam om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.