Nieuwe medewerkers inwerken | Een compleet stappenplan

Hoe lang duurt een inwerkperiode?

De inwerkperiode voor een nieuwe baan begint meestal zo’n twee weken voordat de nieuwe medewerker begint. Deze periode voorafgaand aan de eerste werkdag noemen we de preboarding. In deze fase maak je iemand warm voor je organisatie, zodat je nieuwe medewerker goed voorbereid en enthousiast verschijnt op de eerste dag.

Vervolgens stap je over op de onboarding: een fase waarin de nieuwe medewerker kennismaakt met het team, de bedrijfscultuur, de werkzaamheden en de waarden van de organisatie. In totaal duurt het over het algemeen zes maanden voordat iemand volledig ingewerkt is.

Wat zijn de voordelen van een goede inwerkperiode?

Een goede inwerkperiode heeft veel voordelen. Zo zijn goed ingewerkte medewerkers sneller up and running, voelen ze zich eerder en beter op hun plek en zijn ze uiteindelijk loyaler en meer betrokken. Wist je bijvoorbeeld dat:

‍

• Je medewerkers sneller productief zijn dankzij een goed inwerkproces? Dit omdat ze eerder de weg weten, de juiste mensen kennen en hun taken beter begrijpen.
• 69% van de medewerkers voor minstens drie jaar werkzaam blijft bij een bedrijf wanneer ze een gestructureerd onboarding programma hebben gevolgd?
• Een derde van jouw medewerkers de organisatie binnen de eerste zes maanden verlaat? Zonde van alle energie en kosten!
• Medewerkers langer waren gebleven als ze betere trainingen en richtlijnen hadden ontvangen tijdens hun inwerkperiode?

Wat is een inwerkprogramma?

Een inwerkprogramma is een stappenplan voor het inwerken van nieuwe medewerkers. Een goed inwerkprogramma omvat alles waar je aan moet denken in de eerste maanden. Het is daarmee een houvast voor leidinggevenden, collega’s en HR. Hoe beter je inwerkprogramma, hoe kleiner de kans dat je een stap vergeet en hoe beter je nieuwe medewerker landt in je organisatie.

Een voorbeeld van een goed inwerkprogramma

Om te zorgen dat je meteen vanaf vandaag aan de slag kunt met het betrekken van nieuwe medewerkers, delen we hieronder 11 stappen voor het inwerken van nieuwe collega’s in de retail- en hospitalitybranche.

‍

1. Regel alle praktische zaken vóór de eerste werkdag

Zorg dat je nieuwe medewerker gelijk kan starten. Alle praktische zaken moeten dus op orde zijn, zoals:

‍

• Kleding in de juiste maat;
• Een lijst van collega’s en hun verantwoordelijkheden;
• Inlogcodes van apps en programma’s;
• Pasjes en sleutels.

💡 Top tip: vraag nieuwe medewerkers van tevoren om iets over zichzelf te schrijven. Waar worden ze blij van in de werkomgeving? Wat verwachten ze van het bedrijf en wat zijn hun beste eigenschappen?

‍

Daarnaast is het ook leuk als nieuwe medewerkers alvast iets meer te weten komen over het team. Laat collega’s zichzelf bijvoorbeeld als team voorstellen in een korte video.

‍

{{CHECKLIST_ONBOARDING_NL="/components"}}

‍

2. Maak een informatiepakket voor de medewerker

Zorg ervoor dat dit pakket in ieder geval de volgende praktische informatie bevat:

‍

• Huisregels;
• Pensioenregeling;
• Ziekteprocedures;
• Interne telefoonlijst;
• Algemene bedrijfsinformatie;
  
• Werkrooster.

‍

Geef nieuwe medewerkers ook extra informatie over je organisatie, zoals:

‍

• De missie, doelen en visie;
• Een virtuele tour door het bedrijf;
• Collega’s die vertellen waarom het zo leuk is om bij dit bedrijf te werken.

‍

3. Zet een quiz op voor de eerste werkdag

Laat medewerkers op een interactieve manier kennismaken met jouw organisatie. Dat kan goed met een quiz, die medewerkers al kunnen afronden vóór hun eerste werkdag.

‍

Het is het meest praktisch om dit digitaal te doen. Je kunt hiervoor een medewerkersapp met onboarding module gebruiken.

‍

💡 Top tip: Gebruik gamification om de quiz interactief te maken (en interessant te houden).

‍

4. Stuur een speciale uitnodiging voor een quiz, borrel of lunch

Laat medewerkers kennismaken op een informele manier. Dat kan door je toekomstige medewerkers uit te nodigen voor een lunch, spel of borrel. Nieuwe medewerkers voelen zich daardoor meteen welkom.

‍

‍

5. Geef je nieuwe medewerkers een kadootje

Het is geen overbodige luxe om je medewerker een warm welkom te geven. Een bloemetje, beker, ballon of een kaartje laat zien dat je extra moeite doet en de nieuwe medewerker nu al waardeert.

‍

💡 Extra bijkomstigheid: de kans dat je medewerker een positieve post op social media plaatst is groter. Iets wat weer positief is voor de employer branding van jouw organisatie.

‍

6. Stel een introductieprogramma op

Maak een lijst met wat er allemaal moet gebeuren voor je nieuwe medewerkers. Denk bijvoorbeeld aan:

‍

• Hoe lang een inwerktermijn duurt;
• Welke taken deze medewerker gaat uitvoeren;
• Welke collega’s moeten helpen bij het inwerkproces;
• Met wie de medewerker allemaal moet kennismaken.

Lees meer over het opzetten van een inwerkprogramma.

‍

7. Zorg dat je medewerkers bij een buddy terecht kunnen

Het is prettig voor je nieuwe medewerker om een collega te hebben bij wie hij kan aankloppen. Wist je dat 56% van startende medewerkers aangeeft dat een buddy heel belangrijk is? Wijs daarom een buddy aan per nieuwe medewerker.

‍

Deze buddy is bijvoorbeeld beschikbaar voor vragen van de nieuwe medewerker. Het kan ook handig zijn dat nieuwe medewerkers een poosje met de buddy meelopen op hun eerste werkdag. Je noemt dit ook wel ‘schaduwen’.

‍

Dit kun je goed toepassen in de horecabranche. Zo maken jouw medewerkers kennis met jouw organisatie op een leuke en informele manier.

‍

8. Lunch met je nieuwe medewerker op de eerste werkdag

De lunch kan in het begin wat onwennig zijn. Vooral als medewerkers in verschillende shifts werken en niet tegelijkertijd pauze hebben. Dit is vaak het geval in de retail- en hospitalitybranche. Zorg er dus voor dat nieuwe medewerkers de eerste lunch met hun manager of een aantal collega’s meemaken. Dat is meteen een goede gelegenheid om elkaar te spreken en kennis te maken.

‍

💡 Top tip: speel lunch roulette. Wissel van plaats zodat iedereen met elkaar spreekt. Dit kun je met name goed toepassen wanneer je veel medewerkers in dienst hebt.

‍

9. Ga regelmatig zitten met de nieuwe medewerker

Het onboardingsproces stopt niet na de eerste werkdag. Zorg dat je in de toekomst nog steeds aandacht besteedt aan het welbevinden van je medewerkers.

‍

Nieuwe medewerkers hebben de behoefte om te praten over hoe ze hun tijd ervaren bij je bedrijf. Wist je dat dit voor 72% van de ondervraagde medewerkers een belangrijk onderdeel van de onboarding is? Je kunt bijvoorbeeld een ritme aanhouden van 30-, 60-, 90- dagen meetings om te praten hoe de nieuwkomer zich aanpast na verloop van tijd.

‍

10. Evalueer de inwerkperiode

Verschillende onderzoeken wijzen uit dat nieuwe medewerkers graag feedback willen geven. Geef ze hier dus de kans toe. Zo geef je hen een stem en voelen ze zich gehoord.

‍

Je kunt ze één op één vragen om feedback te geven. Gaat het om meer dan tien collega’s? Dan kun je voor de evaluatie van de inwerkperiode goed gebruikmaken van een enquête.

‍

Voorbeelden van vragen zijn:

‍

• Hoe verliep je eerste werkdag?
• Wat vond je van het inwerkprogramma?
• Wat zijn verbeteringen vanuit jouw kant?
• Zijn er nog meer dingen die je wilt weten over ons bedrijf?
• Zijn we belangrijke dingen vergeten te vertellen die je wel had willen weten?

‍

‍

11. Geef de mogelijkheid om verder te leren

Wist je dat jouw medewerkers zich graag verder willen ontwikkelen? Geef ze daarom zeker de ruimte om extra e-learnings te maken. Bite-sized mobile learnings bijvoorbeeld. Je medewerkers kunnen zo op een interactieve en leuke manier trainingen afronden.

Hoe creëer ik een origineel inwerkprogramma?

Voor een origineel inwerkprogramma is een medewerkersapp meer dan een handige tool. Zeker een alles-in-één medewerkersapp helpt je een origineel inwerkprogramma op te stellen. Omdat zo’n app een totaaloplossing is voor interne communicatie, onboarding, e-learning, enquêtes en formulieren, staat alle benodigde informatie op één plek. Lekker toegankelijk, makkelijk en duidelijk! Zowel voor jou als de medewerker.

‍

Een medewerkersapp is ideaal voor het creëren je een origineel inwerkprogramma omdat:

‍

• Je interactieve content zoals afbeeldingen, video’s of korte tekst kunt toevoegen. Dat is natuurlijk veel leuker voor je medewerkers dan het lezen van een handboek.
• Statistieken je inzicht geven. Je ziet onder andere hoe ver je nieuwe medewerkers zijn met het afronden van de onboarding.
• Je zelf deadlines kunt instellen voor de onboarding pakketten. Je medewerkers krijgen dan een melding wanneer ze de onboarding nog niet afgerond hebben.
• Je de kennis van je medewerkers kunt testen met de quizzen die erbij horen. Het is zelfs mogelijk om punten te geven voor de antwoorden.
• Je zelf kunt instellen welke modules zichtbaar zijn vóór de eerste werkdag en welke later. Zo kun je al aan pre-boarding doen.

‍

Wil je meer weten over zo’n medewerkersapp? Bekijk hieronder hoe Oneteam je kan helpen en vraag een vrijblijvende productdemo aan.

‍