Communicatie verbeteren op de werkvloer: zo pak je dat aan

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Vorig jaar sloten veel winkels, restaurants en hotels onverwachts hun deuren. Frontline werknemers die voorheen het gezicht van veel organisaties waren, moesten plotseling voor langere tijd thuis blijven.

Hoe zorgt goede interne communicatie ervoor dat je medewerkers betrokken en verbonden blijven bij je organisatie? En wat kun je doen om de communicatie op de werkvloer blijvend te verbeteren? In deze blog geven we je 10 tips voor betere communicatie op de werkvloer.

Wat is interne communicatie?

Interne communicatie omvat elke vorm van informatie-uitwisseling binnen een organisatie. Dus niet alleen belangrijke richtlijnen en nieuws van hogerhand, maar ook onderlinge communicatie tussen medewerkers en afdelingen.

Typische interne communicatiemiddelen zijn e-mails, nieuwsbrieven, intranet, Whatsapp, een Facebook-groep of een intern communicatieplatform.

Waarom is goede communicatie op de werkvloer zo belangrijk?

Goede communicatie op de werkvloer zorgt ervoor dat je medewerkers zich betrokken voelen bij je organisatie. Zo worden ze enthousiaste ambassadeurs van je merk die plezier hebben in hun werk.

En dat levert flink wat op. Onderzoek laat zien dat een hoge medewerkersbetrokkenheid voor meer productiviteit, een hogere omzet en lager verloop onder personeel zorgt.

Interne Communicatie Tips
Checklist interne communicatie verbeteren

Veelgemaakte fouten bij communicatie met frontline medewerkers

Communicatie kan een fundamenteel verschil maken in de bedrijfsresultaten. Volgens recent onderzoek kan miscommunicatie bedrijven jaarlijks tussen de $4.000 en $6.000 per werknemer kosten.

Voor frontline personeel kan dit cijfer nog hoger zijn vanwege de extra uitdagingen rondom de communicatie.

Dit zijn de 5 meest voorkomende fouten die de communicatie met eerstelijnswerkers belemmeren:

1. Medewerkers worden niet gehoord

Tot 70% van het wereldwijde personeelsbestand bestaat uit frontline medewerkers. Focus je bij de communicatie enkel op bureaumedewerkers, dan loop je inzicht en feedback van de meerderheid van het personeel mis.

2. Geen erkenning geven

Bureaumedewerkers kunnen regelmatig lof krijgen voor hun werk van collega’s en managers, maar voor eerstelijnswerkers is dit een ander verhaal.

Deze werknemers hebben mogelijk geen reguliere werkdiensten of werkmail. Maak er een punt van om regelmatig erkenning te geven om hen betrokken te houden bij hun werk.

3. Communicatie verloopt enkel via de manager

Voor organisaties met een groot aantal frontline medewerkers is het misschien het meest efficiënt om via de manager te communiceren. Maar dat betekent niet dat dit het beste is om te doen.

Het vermijden van directe communicatie toont niet het respect dat deze groep medewerkers verdient en laat de kans op miscommunicatie aanzienlijk toenemen.

4. De communicatiestrategie mist

Het is lastig om de communicatie te verbeteren als je geen plan hebt. Maar liefst 52% van de bedrijven heeft geen interne communicatiestrategie voor de lange termijn.

Door met een duidelijk plan te komen, kun je het gebruik van digitale tools optimaliseren en doelen bereiken in de communicatie met frontline personeel.

5. Het gebruik van verschillende communicatiekanalen

Omdat eerstelijnswerkers geen vaste bureauruimte hebben waar communicatie centraal staat, nemen ze vaak hun toevlucht tot verschillende tools zoals een persoonlijk e-mailaccount of WhatsApp.

Door deze systeemfragmentatie kan informatie gemakkelijk kwijtraken. Bedenk in plaats daarvan hoe een medewerkers-app deze systemen bij elkaar kan brengen.

Intern Communicatieplatform | Oneteam
Een mobile-first intern communicatieplatform

10 tips voor betetere communicatie op de werkvloer

Sinds het begin van de pandemie is het delen van bedrijfsinformatie en nieuws onder medewerkers belangrijker dan ooit. 

Bij elke bedrijfsupdate, of het nu gaat om sluitingen, heropeningen, nieuwe medewerkers of teamuitjes, is het essentieel dat er gecommuniceerd wordt het het frontline personeel.

We hebben 10 tips verzameld die je daarbij kunnen helpen.

Tip 1: Optimaliseer je communicatiekanalen 

Veel organisaties kiezen ervoor om hun personeel op de hoogte te houden via mail, intranet en/of een groepschat op Whatsapp. Lijkt misschien handig, maar die kanalen zijn niet gemaakt om een grote groep medewerkers voor een langere tijd betrokken en geïnformeerd te houden.

Zo is er op een intranetpagina vooral sprake van eenrichtingsverkeer en zijn er beperkte mogelijkheden voor video’s of interactieve tools.

Een e-mail is vaak ook niet de beste oplossing: niet iedere frontline-medewerker heeft een zakelijk mailadres. Bovendien zijn (lange) e-mails vaak onoverzichtelijk om een boodschap goed over te brengen.

Maak gebruik van één communicatiekanaal die altijd en overal beschikbaar is, zoals een interne communicatie app. In deze app breng je verschillende communicatiekanalen samen, zodat je gehele informatiestroom effectief en overzichtelijk wordt.

InterneCommunicatie-1

Tip 2: Houd je medewerkers up to date met belangrijke informatie  

Het afgelopen jaar is gebleken dat er plotseling veel kan veranderen als het gaat om wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan het verplichte afstand houden, gebruik van mondkapjes en handgel, het maximale aantal mensen dat je mag binnenlaten en het controleren van een vaccinatiepaspoort.

Dat kan voor medewerkers nogal overweldigend zijn, zeker als ze na lange tijd weer aan het werk mogen. 

Houd daarom je medewerkers continu up to date over relevante business updates en nieuwe richtlijnen, zodat ze niet zelf hoeven te zoeken naar informatie.

Tip 3: Stimuleer communicatie tussen management en frontline medewerkers

Hoe faciliteren bedrijven de communicatie tussen management en eerstelijnspersoneel? Begin met het doorbreken van silo’s en het zichtbaar en herkenbaar maken van leidinggevend personeel.

Op deze manier voelen eerstelijnsmedewerkers zich op hun gemak bij het zoeken naar ondersteuning, feedback en begeleiding.

Tip 4: Zorg voor verbinding 

Frontline-medewerkers bouwen vaak snel een band op met elkaar. Als ze plotseling voor een langere tijd niet meer samenwerken, is het zonde als dat invloed heeft op hun werkrelatie.

Zorg daarom voor genoeg mogelijkheden die verbinding met elkaar faciliteren. Denk dan aan een intern communicatieplatform met persoonlijke tijdlijnen, een smoelenboek, chatmogelijkheden of verjaardagskalender.

Creëer bovendien saamhorigheid door bedrijfsresultaten, statieken, nieuws en positieve reviews te delen. Vooral wanneer medewerkers thuiszitten en niet dagelijks in aanraking komen met je merk, is deze manier van verbinding erg waardevol.

Tip 5: Personaliseer de communicatie

Als je wilt dat eerstelijnscommunicatie met personeel echt impact heeft, moet dit persoonlijk en relevant zijn voor het dagelijkse werk van de betreffende medewerker. Algemene bedrijfsbrede berichten worden waarschijnlijk genegeerd.

Timeline (NL)

Tip 6: Focus op een transparante en open dialoog

Zorg voor een dialoog en stap af van eenrichtingscommunicatie. Wanneer je open communicatie aanmoedigt, kan frontline personeel – zij die rechtstreeks in contact staan met de klanten – een volledige bijdrage leveren.

Tip 7: Stimuleer peer-to-peer communicatie

Het is gemakkelijk om te denken dat communicatie tussen het bedrijf” en haar werknemers moet plaatsvinden.

Maar interne communicatie moet ook de dialoog tussen werknemers aanmoedigen. Dit verbetert het vertrouwen, kameraadschap en peer-to-peer samenwerking.

Tip 8: Organiseer games en uitdagingen 

Door games, quizzes en uitdagingen te organiseren, verbeter je de teamspirit en zorg je voor een gezonde dosis rivaliteit tussen medewerkers, afdelingen en locaties. Daag teamleden uit door in te haken op virale video’s en loof prijzen uit aan de beste inzendingen.

Bovendien moedig je met gamification medewerkers aan om op een interactieve manier meer te leren over dingen die relevant zijn voor hun werk. Bijvoorbeeld een quiz wie het meeste van wijn weet, of een test over de meest voorkomende vragen van een klant.

Extra tip: Bekijk de video waarin modemerk H&M deelt hoe ze tijdens de lockdown hun medewerkers wist te verbinden met ludieke challenges

Video afspelen over H&M Case Study Thumbnail

Tip 9: Zet stappen met effectieve onboarding

Een gebruiksvriendelijke app met onboarding module helpt je om nieuwe medewerkers voor, tijdens en na de eerste werkdag te begeleiden met een persoonlijke interactieve onboarding.

Een goede onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers productiever, creatiever en meer tevreden zijn.

Tip 10: Verzamel feedback van mensen op de vloer 

Meten is weten. Het is belangrijk om feedback te verzamelen van je frontline-medewerkers: die hebben immers het meeste contact met je klant, en kunnen op tijd aangeven wat er wel en niet goed gaat.

Bijvoorbeeld als bepaalde regels niet goed worden nageleefd. Zo kun je effectief aan de slag met verbeterpunten binnen je organisatie.

Verbeter je interne communicatie met Oneteam 

Wil je je medewerkers beter bereiken en betrekken bij je organisatie? Kies voor het slimme, gebruiksvriendelijk platform van Oneteam voor al je interne communicatie

Bekijk hieronder de video en ontdek op welke manier Oneteam jou kan helpen

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Ruben is de oprichter van Oneteam. Hij schrijft vooral content over de toekomst van frontline employee experience en belangrijke HR-trends. Leuk weetje over Ruben: Hij is zijn carrière begonnen als frontline medewerker in een supermarkt en als pizzabezorger. De frustraties die hij toendertijd tegenkwam hebben hem geïnspireerd om de Oneteam Employee Experience app te ontwikkelen. Hiermee wil hij bedrijven helpen om hun medewerkers succesvol en betrokken te maken.

Wil je niks missen?

Meld je aan voor onze nieuwsbrief en ontvang interessante blogs en updates rechtstreeks in je inbox.

Door op verzenden te klikken, geef je toestemming aan Oneteam om de hierboven ingediende persoonlijke informatie op te slaan en te verwerken om je van de gevraagde inhoud te voorzien.