Communicatie verbeteren op de werkvloer: wat we kunnen leren van de lockdown.

Ruben Wieman

Ruben Wieman

Afgelopen jaar sloten veel winkels, restaurants en hotels onverwacht hun deuren. Frontline-medewerkers die normaal het gezicht van de organisatie waren, zaten plots voor lange tijd thuis. Hoe zorgt goede interne communicatie ervoor dat je medewerkers in onzekere tijden toch betrokken en verbonden blijven? En dat ze helemaal up-to-date zijn als de deuren weer van het slot mogen?

Het belang van goede communicatie op de werkvloer 

Goede communicatie op de werkvloer zorgt ervoor dat je medewerkers zich betrokken voelen bij je organisatie. Zo worden ze enthousiaste ambassadeurs van je merk die plezier hebben in hun werk, en dat uitstralen naar de klant of gast.

En dat levert flink wat op: onderzoek laat zien dat een hoge medewerkersbetrokkenheid zorgt voor meer productiviteit, een hogere omzet en lager verloop onder personeel.

Deuren dicht: wat nu? 6 tips voor effectieve communicatie

Als je winkeldeuren onverwacht voor lange periode dicht moeten, is het delen van bedrijfsinformatie en nieuws onder je medewerkers belangrijker dan ooit. Zo blijven ze namelijk goed op de hoogte van relevante informatie. Ook houd je medewerkers betrokken bij je organisatie, en zorg je ervoor dat de band die medewerkers met elkaar hebben opgebouwd levendig blijft.

Tip 1: Optimaliseer je communicatiekanalen 

Veel organisaties kozen er tijdens de lockdown voor om hun personeel op de hoogte te houden via mail, intranet en/of een groepschat op Whatsapp. Lijkt misschien handig, maar die kanalen zijn niet gemaakt om een grote groep medewerkers voor een langere tijd betrokken en geïnformeerd te houden.

Op een intranetpagina is er vooral sprake van eenrichtingsverkeer, en heb je amper mogelijkheden voor video’s of interactieve tools. En we hoeven je vast niet te vertellen hoe vervelend het is om aan de zoveelste groepschat te worden toegevoegd waar niet ieder bericht relevant is.

Een mailtje sturen voor iedere update is ook geen optie: niet iedere frontline-medewerker heeft een zakelijk e-mailadres. Bovendien zijn mailtjes vaak veel te langdradig en onoverzichtelijk om effectief mee te communiceren.

Een intern communicatieplatform is een beter idee. En dan het liefst eentje die op een smartphone, tablet én laptop werkt, waar en wanneer je wilt. Zo’n platform brengt verschillende communicatiekanalen samen, zodat je gehele informatiestroom effectief en overzichtelijk wordt.

Het geeft je veel meer handvatten en digitale mogelijkheden om met je medewerkers contact te onderhouden dan een intranetpagina of appje. Zo zorg je ervoor dat iedereen altijd op de hoogte is van de informatie die voor hen belangrijk is, op de manier die voor hen het prettigst is.

Tip 2: Houd je medewerkers up to date met belangrijke informatie  

Het afgelopen jaar is gebleken dat er plotseling veel kan veranderen als het gaat om wet- en regelgeving. Denk bijvoorbeeld aan het verplichte afstand houden, gebruik van mondkapjes en handgel, het maximale aantal mensen dat je mag binnenlaten, en het controleren van een vaccinatiepaspoort. Dat kan voor medewerkers nogal overweldigend zijn, zeker als ze na lange tijd weer aan het werk mogen. 

Houd daarom ook tijdens lockdownperiodes je medewerkers continu up to date over relevante actualiteiten en nieuwe richtlijnen, zodat ze niet zelf hoeven te zoeken naar informatie. Zo gaan ze je zien als een betrouwbare informatieverstrekker die écht op de hoogte is.

Dat doe je overigens niet alleen met tekst, maar juist ook met graphics, interactieve tools, quizzes en e-learnings die uitnodigen tot leren. Met een intern communicatieplatform is het bijvoorbeeld mogelijk om belangrijkste mededelingen bovenaan een tijdlijn te pinnen: zo ziet iedereen altijd wat belangrijk is om te weten.

Tip 3: Zorg voor verbinding 

Frontline-medewerkers bouwen vaak snel een band op met elkaar. Als ze plotseling voor een langere tijd niet meer samenwerken, is het zonde als dat invloed heeft op hun werkrelatie. Zorg daarom voor genoeg mogelijkheden die verbinding met elkaar faciliteren. Denk dan aan een intern communicatieplatform met persoonlijke tijdlijnen, een smoelenboek, chatmogelijkheden en verjaardagskalender.

Creëer bovendien saamhorigheid door bedrijfsresultaten, statieken, nieuws en positieve reviews te delen, en met welke bedrijfsdoelen de organisatie bezig is. Vooral als medewerkers thuis zitten en niet dagelijks in aanraking komen met je merk, is die manier van verbinding erg waardevol.

Tip 4: Organiseer games en uitdagingen 

Door online games, quizzes en uitdagingen te organiseren, verbeter je de teamspirit en zorg je voor een gezonde dosis rivaliteit tussen medewerkers, afdelingen en locaties. Daag teamleden uit door in te haken op virale video’s en loof prijzen uit aan beste inzending.

Bovendien moedig je met gamification medewerkers aan om op een interactieve manier meer te leren over dingen die relevant zijn voor hun werk. Bijvoorbeeld een quiz wie het meeste van wijn weet, of een test over de meest voorkomende vragen van een klant.

Extra tip: Bekijk de video waarin modemerk H&M deelt hoe ze tijdens de lockdown hun medewerkers wist te verbinden met ludieke challenges

Tip 5: Deuren weer open? Zet stappen met effectieve onboarding

Hoera, de deuren mogen eindelijk weer open! Grote kans dat je snel behoefte hebt aan nieuw personeel om met de drukte om te gaan. Een gebruiksvriendelijke app met onboarding module helpt je om nieuwe medewerkers voor, tijdens en na de eerste werkdag te begeleiden met een persoonlijke en vooral interactieve onboarding.

Zo kan je ze ook in turbulente tijden enthousiast maken over je organisatie, en ze op de hoogte brengen wat ze moeten weten om hun werk goed te kunnen doen. Dat loont: een sterke onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers productiever, creatiever en tevreden zijn, en veel langer bij je bedrijf willen werken. 

Tip 6: Verzamel feedback van mensen op de vloer 

Het klinkt misschien een beetje als een cliché, maar meten is weten. Zodra de deuren van je bedrijf weer open mogen, is het erg belangrijk om feedback te verzamelen van je frontline-medewerkers: die hebben immers het meeste contact met je klant, en kunnen op tijd aangeven wat er wel en niet goed gaat. Bijvoorbeeld als bepaalde regels niet goed worden nageleefd. Zo kan je effectief aan de slag met verbeterpunten binnen je organisatie.

Verbeter je interne communicatie met Oneteam 

Wil je ook in turbulente tijden je medewerkers blijven bereiken en betrekken bij je organisatie? Kies voor het slimme, gebruiksvriendelijk platform van Oneteam voor al je interne communicatie

Bekijk hieronder de video en ontdek op welke manier Oneteam jou kan helpen

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

De 8 beste interne communicatiemiddelen

Interne communicatie houdt jouw organisatie letterlijk bij elkaar. Als deze communicatie goed gaat, zal het uiteindelijk zorgen voor bedrijfsgroei en een goed merkimago. Gelukkige en

Maak nu het verschil voor jouw organisatie en vraag een gratis demo aan